Actualmente, el control horario es un concepto que puede generar rechazo, sobre todo por la interpretación errónea que muchas empresas hacen del mismo. Cuando hablamos el control horario, hay una imagen que nos suele venir a la cabeza: trabajadores fichando a la entrada y salida del trabajo. Esta imagen ha sido creada a base de la implantación de este sistema por parte de las empresas como algo habitual. Llegar a un trabajo y anotar nuestro nombre y hora de entrada y salida nos parece lo más normal del mundo. Pero esta costumbre tan instaurada no solo es profundamente tradicional, sino que no es muy útil.

Anotar un nombre en un recuadro no le va a servir de mucho ni a los jefes ni a los trabajadores. Este método no garantiza absolutamente nada, más que una persona ha escrito un nombre junto a una hora de entrada. Ni permite controlar el número de horas que invierte realmente un trabajador, ni es un indicador fiable.

Es un sistema carente de sentido. Además de no ofrecer resultados fiables, a los trabajadores puede molestarles. ¿Por qué han de anotar la hora a la que llegan, como si estuvieran en el colegio y el profesor pasara lista? A nadie le gusta que le traten de forma paternalista, y eso puede mermar el estado de ánimo de los empleados.

Para llevar un control horario, hay que tener en cuenta una serie de factores. Estos son los que van a determinar la utilidad de nuestra medición, y nos van a permitir obtener los mejores resultados. Por supuesto, un control horario adecuado debe ir seguido de un posterior proceso de análisis e implementación de mejoras. Todo este proceso es conocido como mejora de procesos. En este artículo podrás encontrar más información acerca de ello.

Pasemos ya a las 5 claves del control horario.

Claves del control horario

Medir la productividad

Debemos plantear un control horario como un control de la productividad. Una medición detallada de las horas que se pasa el empleado trabajando en la oficina o trabajando desde casa va a darnos como resultado el nivel de productividad del mismo. Lo que nos interesa realmente del control horario de los trabajadores es saber realmente cuál es su nivel de productividad, sobre todo en relación a las horas trabajadas. Y por ende, cuál es el nivel de productividad de nuestra empresa. Un control horario adecuado te dará un diagnóstico claro y preciso de tu nivel de productividad. Un control horario ha de ser en realidad el esqueleto de un control de productividad. Las horas que pasan los empleados en la oficina nos deberían dar más o menos igual, pues estas horas puedes estar invirtiéndose de manera incorrecta.

Preservar la intimidad

Esta ha de ser una de nuestras prioridades si decidimos implantar un control horario en nuestra empresa. La privacidad e intimidad de los trabajadores es algo sagrado, y no podemos traspasar esta barrera. Es por ello que softwares como WorkProject o Time@Work están pensados especialmente para proporcionar la máxima cantidad de información, con el máximo detalle, sin ser intrusivos.

Automático

¿Te imaginas que los trabajadores tuvieran que controlar manualmente las horas que trabajan y las actividades que realizan durante ellas? Sería completamente inviable. Tendrían que pasar el mismo tiempo trabajando que reportando, y eso sería absolutamente desastroso. El control horario que decidamos implantar ha de ser completamente automático. A nivel operativo, debemos tener este factor muy en cuenta. El control horario ha de funcionar por sí mismo, limitando la interacción con los empleados al mínimo posible. Para que nos hagamos una idea, la cantidad de interacción que el software tenga con los empleados ha de ser similar a la que estos tienen con tareas como encender el ordenador, abrir una carpeta de archivos… Tareas básicas del día a día, pero absolutamente ínfimas de realizar a nivel de tiempo.

Control de costes

Los costes y beneficios conforman el ADN de cualquier empresa. Una herramienta de control horario nos permitirá controlar cuidadosamente todo lo que gastamos y la cantidad de recursos que consumimos. Un control horario es un gran comienzo para poder implantar un horario flexible en un futuro. Los horarios flexibles cuentan con multitud de ventajas, te las contamos en este artículo. En lo que se refiere a los costes, un control horario nos va a permitir saber detalladamente dónde se va lo que invertimos. Seremos capaces de conocer rendimiento de cada empleado y repartir adecuadamente nuestros recursos. El control horario automático te permitirá acceder a esta información con un solo click. Sin el software adecuado, esta tarea sería prácticamente imposible de realizar.

Fiable

Si no puedes fiarte de los datos, no puedes fiarte de nada. Un control horario va a ser completamente objetivo, y va a eliminar cualquier diversidad de interpretaciones. ¿Por qué? Porque las métricas son las que son. Los datos no engañan, y un software adecuado tampoco. El ejemplo del comienzo del artículo nos sirve ahora también. Puede que confíes en los trabajadores de tu empresa, pero al margen de la confianza, no tienes ninguna prueba de que se estén cumpliendo los horarios, y de que se esté trabajando adecuadamente. Un software de control horario es la prueba irrefutable que necesitas. Así y solo así sabrás realmente cómo y cuánto se trabaja en tu empresa.