Los ladrones de tiempo: ¿Qué son y qué efectos tienen?

Publicada el 23/11/2018

Los ladrones de tiempo: ¿Qué son y qué efectos tienen?

Publicada el 23/11/2018
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Comienza a identificar los ladrones de tiempo que te impiden ser productivo y cumplir con tus objetivos laborales. Te explicamos cuáles son los tipos de ladrones de tiempo más comunes a nivel interno y externo, para que logres evitarlos y aumentes tu rendimiento.

El día tiene «solo» veinticuatro horas y por eso, saber gestionar adecuadamente nuestra jornada laboral, tendrá como consecuencia niveles óptimos de productividad y eficiencia profesional. Pero en nuestro camino, debemos saber reconocer los temidos ladrones de tiempo, que aparecen tanto en la oficina como durante el teletrabajo, para enfrentarnos a ellos, porque sólo manteniéndolos a raya nos será posible alcanzar el éxito que deseamos.

Se puede afirmar que el tiempo no es el problema, sino que es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas a lo largo de nuestro día. Podríamos dividir la autogestión de nuestro tiempo en dos categorías:

  • Negativo, cuando al final de la jornada no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto
  • Positivos, si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar.

Datos sobre los ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son el principal enemigo de la productividad por muchos motivos:

  • Reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas reales de trabajo.
  • Afectan a nuestra capacidad de concentración y también a nuestros niveles de atención.
  • Nos provocan retrasos de entre 6 y 9 minutos cada vez que sucumbimos a su tentación, ya que éste es el periodo de tiempo que los expertos psicólogos dicen que el cerebro tarda en llegar de nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción.
  • Se interponen en los objetivos que nos planteamos, retrasando la consecución de las metas.

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Tipos de ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo no sólo proviene del exterior. Cada individuo es el único responsable de organizar su tiempo y de decidir a qué lo quiere dedicar. Conocer la gestión de nuestro tiempo nos ayudará a optimizarlo en nuestro beneficio y, por ello, es importante incidir en este aspecto.

El primer paso para luchar contra este discreto enemigo es conocerlo bien. Existen dos tipos de ladrones de tiempo: externos e internos.

Ladrones de tiempo externos

Se definen como el conjunto de circunstancias que exceden la capacidad de control del individuo. Entre ellos se encontrarían:

  • El teléfono.
  • Los servicios de mensajería instantánea.
  • El correo electrónico.
  • Las reuniones de trabajo.
  • Las interrupciones etc.

Ladrones de tiempo internos

Son las circunstancias inherentes al propio individuo y que se manifiestan en su conducta y modo de gestionar su tiempo y sus tareas. Los más significativos son:

  • Hábitos multitarea.
  • Precaria planificación.
  • Carencia de objetivos.
  • Falta de motivación.
  • Procrastinación.
  • Dificultad para dar una réplica negativa.

Aunque en la práctica también se podría hablar de la existencia de un tercer tipo mixto, que combinaría los dos anteriores y que está presente en el entorno laboral de forma bastante habitual.

Un ejemplo de este híbrido que interrelaciona los ladrones de tiempo internos y externos sería cuando nos enfrentamos a una jornada en la que nos han planificado demasiadas reuniones. Es externo, porque vienen dadas desde la organización, pero también es interno porque en nuestra mano está dar prioridad a las más necesarias y posponer o no acudir a las que no lo sean.

Estrategias para combatirlos

Para combatir estos ladrones de tiempo, es esencial adoptar estrategias específicas:

Priorización y bloqueo de tiempo

La priorización efectiva es vital para la gestión del tiempo. Esta estrategia implica evaluar y clasificar las tareas en función de su importancia y urgencia, permitiendo enfocarse primero en las más críticas. La Técnica Eisenhower, también conocida como la Matriz Urgente-Importante, es una herramienta eficaz para priorizar tareas, ayudando a distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante​​.

Técnica pomodoro y objetivos SMART

La Técnica Pomodoro es un método que intercala trabajo enfocado con pausas cortas, lo cual puede aumentar significativamente la productividad​​. Por otro lado, establecer objetivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) proporciona un marco claro para lograr tus metas​​.

Creación de una lista de tareas diarias

Una lista de tareas diarias bien organizada te ayuda a mantenerte enfocado y a gestionar tu tiempo de manera eficiente​​. Priorizar tareas, ser realista y revisar la lista periódicamente son aspectos clave para su efectividad.

Gestión de correos electrónicos y evitar la multitarea

Minimizar las distracciones, como los correos electrónicos frecuentes, es crucial para mantener la productividad. Crear un entorno libre de distracciones y limitar el tiempo dedicado a los correos electrónicos puede mejorar significativamente el enfoque y la eficiencia​​. Además, enfocarse en una tarea a la vez, en lugar de caer en la trampa de la multitarea, ayuda a mantener la calidad y la eficiencia del trabajo​​.

Capacitación y reconocimiento del trabajo bien hecho

Ofrecer formación continua y reconocer el trabajo bien hecho son aspectos esenciales para motivar al equipo y mejorar su productividad​​. Esto incluye el reconocimiento de logros y el estímulo a la mejora continua.

Gamificación y bonificaciones

Introducir elementos lúdicos en el entorno de trabajo a través de la gamificación puede aumentar la motivación y el compromiso de los empleados. Combinar esto con un sistema de recompensas y bonificaciones puede impulsar significativamente la productividad​​.

Espacio de trabajo saludable y eficiente

Un entorno de trabajo cómodo y bien equipado es esencial para la productividad. Esto incluye una buena iluminación, mobiliario ergonómico, equipos de alta calidad y un espacio que fomente la interacción y la comodidad​​.

Utilizar la Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson sugiere que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su realización. El uso de bloques de tiempo definidos para tareas específicas puede mejorar la eficiencia y la productividad​​.

Estas estrategias, cuando se implementan de manera efectiva, pueden ayudar a combatir los ladrones de tiempo y aumentar la productividad en el trabajo. Recuerda que la gestión del tiempo no solo se trata de maximizar la salida, sino también de trabajar de manera más inteligente, feliz y saludable​​.

La importancia de la tecnología para luchar contra los ladrones de tiempo

La tecnología ha transformado el lugar de trabajo tradicional de varias maneras. Con el auge del trabajo remoto, la computación en la nube y las herramientas de colaboración digital, ahora podemos trabajar desde cualquier lugar, colaborar con cualquier persona y acceder a información y recursos desde cualquier parte del mundo, lo que ha llevado a una mayor flexibilidad, eficiencia y productividad en el lugar de trabajo.

¿Te has preguntado alguna vez cómo la tecnología puede ser tu mejor aliada en la lucha contra los ladrones de tiempo? El uso inteligente de herramientas tecnológicas, como un software de medición de productividad, puede ser un cambio de juego, especialmente en entornos de teletrabajo donde los ladrones de tiempo pueden ser más difíciles de detectar.

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