Los ladrones de tiempo pueden a veces parecer antagónicos. Es el caso de la pérdida de tiempo en el trabajo y el excesivo perfeccionismo que, junto a la falta de orden y de planificación minan nuestra productividad de forma lenta y altamente destructiva. Las consecuencias las pagamos nosotros, nuestro entorno y, por supuesto, la organización.

Gestión, organización y planificación del tiempo disponible

Factores internos (excesivo perfeccionismo, pérdida de tiempo) y externos (falta de planificación, carencias organizativas, desorden en el puesto y lugar de trabajo) se conjugan para resultar en la incorrecta gestión del tiempo.

No se puede gestionar sin un plan, «es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado» (Cortés, 1998).

La definición de metas y el establecimiento de prioridades se derivan de organización y planificación y se pueden aplicar a un proyecto, a una actividad o a una tarea concreta. De ellos se extraerá información específica como los recursos necesarios, los responsables de la ejecución, la forma de abordarla o el plazo. La importancia de planificar y gestionar se hace aún más patente cuando hay varias personas involucradas.

Para llevar a cabo un plan de acuerdo a la lógica y que contribuya a minimizar el uso de recursos y optimizar resultados es necesario:

• Establecer objetivos empresariales.
• No improvisar, la toma de decisiones se ha de realizar de forma previa.
• Hay que anticiparse a las acciones a tomar.
• Se deben escoger los medios más convenientes para alcanzarlos antes de emprender la acción.

La falta de planificación puede confundirse con falta de tiempo y sus consecuencias pueden mostrarse en:

• Métodos de ordeno y mando, que resultan denigrantes para el empleado y le hacen mantenerse en un constante nivel de alerta.
• Jerarquía muy marcada, con su poco práctica rigidez.
• Soluciones cortoplacistas a los problemas e improvisación en la toma de decisiones.
• Falta de delegación en las personas, que ralentiza el sistema y aumenta los errores.
• Falta de optimización del tiempo.

La responsabilidad de la Administración en la gestión del tiempo

Los managers tienen que tomar cartas en este asunto, pero los estudios muestran que tienen las manos atadas con los problemas cotidianos, a los que dedican un 80% de su tiempo, lo que deja un insuficiente 20% para que puedan dedicarse a funciones estratégicas y de futuro. Las causas que motivan estos hechos son:

• La falta de delegación.
• La insuficiente interacción con las personas de su equipo.
• La poca atención a las tareas importantes y prioritarias.

No sólo eso, sino que también son en cierta manera culpables de gran parte de la pérdida de tiempo que se produce en el trabajo.

• Cuando no optimizan la planificación del tiempo: saturan a unos mientras que otros cuentan con una carga de trabajo muy por debajo de lo que sería recomendable, o imponen demasiadas reuniones, encuentros y charlas para hablar de temas que podrían solucionarse de forma más directa.
• Cuando no planifican: porque preparar, buscar y tomar decisiones lleva su tiempo, pero a veces lo que se invierte en preparación supone multiplicar el ahorro de tiempo de ejecución.

Los ladrones de tiempo silenciosos

El excesivo perfeccionismo trae consecuencias:

• Baja productividad.
• Pérdida injustificada de energía.
• Malas relaciones con los compañeros.
• Tendencia a la procrastinación.
• Miedo al fracaso.
• Adicción al trabajo

En su sentido más positivo, el perfeccionismo puede encauzar hacia el buen éxito y proporcionar motivación para perseverar ante el desaliento y los obstáculos.

El orden en el trabajo y el método de las 5S de Toyota

El orden en el trabajo nos ayuda a ser productivos y eficientes. Además está comprobado que contribuye a mejorar el ambiente laboral y las relaciones entre personas. La falta de él, provocaría lo contrario y en esta convicción se basa la metodología de las 5S de Toyota.

1. Seiri: Separar elementos innecesarios: hay que quitar de la mesa todo lo que no se va a utilizar para las actividades que se van a acometer.
2. Seiton: Situar elementos necesarios: se debe pensar la ubicación de cada elemento para que responda a la lógica y resulte cómoda y funcional, teniendo en cuenta la finalidad y frecuencia con que se utiliza.
3. Seiso: Suprimir suciedad: la limpieza en el puesto de trabajo es respeto, orden y calidad, ¿puede alguien prescindir de ella?
4. Seiketsu: Señalizar anomalías: estandarización y formación son las claves del paso que más errores permite detectar, anomalías minimizar y accidentes evitar.
5. Shitsuke: Seguir mejorando: la mejora continua es un ciclo que se prolonga en el tiempo y propicia el progreso.