• Definir cuántos proyectos hay en marcha en un departamento.
• Saber en cuáles de ellos ha estado trabajando cada empleado.
• Poder contabilizar durante cuánto tiempo ha estado trabajando cada empleado en cada uno.

La productividad es un factor fundamental a valorar, sobre todo en el caso de empresas consultoras u otro tipo de organizaciones que facturan a sus clientes por hora, o por proyecto a través de un presupuesto cerrado.

La antelación a la hora de detectar faltas de concordancia o de alineación con los planes de la empresa puede suponer un ahorro considerable ya que, al tener la posibilidad de que el problema se corrija a tiempo, se evitan pérdidas mayores cuando ya no tienen solución.

A la vez, la transparencia que aporta la utilización de un método de estas características puede ahorrar tiempo en las negociaciones con el cliente, que no puede por menos que rendirse a la evidencia.

Qué indicadores hay que considerar

Bastaría con utilizar el específico para la gestión de proyectos. Este indicador permite visualizar para cada proyecto que se tiene en marcha:

• El tiempo de actividad en el proyecto.
• El tiempo productivo dentro de ese proyecto.
• El tiempo no productivo.

Los datos que aporta este indicador facilitan que, en el momento en que se empiece a percibir algún tipo de desajuste, tanto el empleado como el responsable se den cuenta y puedan tomar decisiones, tras analizar sus propios indicadores, para intentar mejorar.

Caso real de éxito

Las empresas consultoras son el mejor ejemplo del ahorro que implica utilizar Workmeter para la gestión de proyectos. A diario tienen que definir proyectos, preparar presupuestos a clientes, facturar las horas trabajadas, etc.

Para poder cumplir con todas estas tareas de forma efectiva es necesario conocer exactamente la fecha de inicio y fin de cada proyecto, las personas que han trabajado en él y el número de horas. Pero también necesitan ser conscientes de los niveles de productividad de sus empleados y la forma cómo distribuyen su tiempo en relación a cada uno de los proyectos que tienen asignados.

Workmeter permite controlar estos factores y poner rápidas soluciones gracias a que a través de la información que brinda es posible:

• Conocer el tiempo invertido en cada proyecto. Una ventaja a la hora de facturar.
• Comprobar que el tiempo que realmente se ha empleado no supera el presupuesto inicial del proyecto, lo que evita tanto pérdidas a la empresa, como problemas de sobre-facturación a los clientes.
• Ahorrar en herramientas de tracking para facturación por proyectos.
• Impulsar una mejor gestión de los presupuestos.