¿Sabes lo que implica la implementación de un proyecto de inteligencia empresarial? ¿Está tu organización lista para iniciarlo? ¿Conoces el grado de madurez tecnológica alcanzado por la organización? ¿Estás preparado para vivir una transformación de la cultura de empresa?

Los desafíos de un proyecto de este tipo traspasan las barreras tecnológicas involucrando:

• Aspectos técnicos
• Perspectiva de negocios
• Cultura de empresa

Partiendo de esta aclaración, es fácil constatar que, sin una misión, sin el planteamiento de una meta y sin contar con objetivos claros y datos confiables, cualquiera que sea la herramienta de software elegida para la inteligencia de negocio, verá limitada su capacidad.

Apostar por la inteligencia empresarial implica apostar por ello como un proyecto más dentro de la organización. La implementación de la estrategia de inteligencia empresarial termina suponiendo un cambio también en la cultura de empresa. Y, pese a que ello supone un mayor esfuerzo inicial, los resultados lo recompensan, ya que sólo de esta forma es posible que se mantengan en el tiempo y evolucionen a la vez que lo hace el negocio. El modo de hacerlo puede resumirse en tres fases:

1. Motivación:

• Identificar la necesidad de apostar por la inteligencia empresarial
• Asumir qué implica en la cultura de empresa

2. Planificación de la gestión del cambio:

• Definir los requerimientos del negocio: determinar qué información es relevante, quiénes la necesitarán y para qué
• Establecer cómo se estructurará dicha información
• Determinar las fuentes desde donde se extraerán los datos
• Identificar los indicadores clave de desempeño (KPI) y establecer criterios y objetivos estratégicos para el negocio, si se va a implementar un sistema orientado a la alta gerencia

3. Diseño de la implementación del proyecto de Inteligencia Empresarial:

• Inversiones en formación.
• Selección de la tecnología.

¿Puede tu empresa beneficiarse de la inteligencia empresarial?

Los siguientes casos representan situaciones típicas en las que una herramienta de business intelligence puede ser beneficiosa para su empresa, ayudando a poner remedio a:

• Convivencia de diferentes versiones de la verdad. Se pone de manifiesto en reuniones y cuando aparecen discrepancias en relación al reporting o la documentación. Por ejemplo, en las reuniones interdepartamentales pueden surgir discusiones acaloradas sobre cuál de las hojas de cálculo refleja las cifras correctas.
• Imposibilidad de realización de análisis detallados. Es fácil de percibir cuando se detecta la necesidad de ir más allá pero se carece de la herramienta que lo permita y perjudicando a la toma de decisiones, que pierde en profundidad y perspectiva. Un ejemplo de ello sería el caso de una empresa, que sabe cuáles de sus establecimientos tienen el mayor volumen de ventas, pero no consigue identificar cuáles son los productos más vendidos de la temporada.
• Incapacidad para encontrar información importante. Con la consiguiente pérdida de tiempo y productividad que implica. El supuesto más común es cuando, por ejemplo, un trabajador del Departamento de contabilidad comenta que existe un informe en la intranet de la empresa que muestra el crecimiento de los clientes de un año a otro. Sin embargo, nadie puede encontrarlo.
• Dificultades a la hora de utilizar la tecnología de IE. ese problema se presenta cuando los usuarios intentan utilizar las más modernas y actuales herramientas de IE, pero se sienten tan frustrados por su complejidad que terminan confiando exclusivamente en las hojas de cálculo. Algo que se soluciona si se tiene en cuenta la simplicidad en el manejo a la hora de escoger herramienta tecnológica, y se busca la aportación visual, como la que garantiza WorkMeter entre otras.
• Inexistencia de una política o práctica de uso y conservación de datos históricos. Este tipo de situaciones no suelen detectarse hasta que no se pone de manifiesto una necesidad que queda sin respuesta. Por ejemplo, se necesitan comparar las ventas de los clientes hasta la fecha de este año con las ventas acumuladas hasta la misma fecha del año anterior. Esto se gestiona mediante una hoja de cálculo para los resultados de este año, pero la persona que se encargaba de ello ha dejado la empresa y nadie sabe qué ha ocurrido con la hoja de cálculo del año anterior.
• Flexibilidad operativa limitada debido a una tecnología de BI débil o inexistente. Es imprescindible buscar la adaptabilidad en la solución de inteligencia empresarial, ya que deberá adecuarse a la evolución de la compañía. Casos de este tipo se ven reflejados cuando, por ejemplo, la empresa ha crecido hasta el punto de que su cartera de clientes se ha ampliado enormemente y por eso se hace necesario poder identificar cada mes a los que presentan un mayor volumen de ventas, para ofrecerles incentivos y una atención especial.
• Incapacidad para diferenciar y priorizar los problemas. Tarde o temprano, todos los problemas deben gestionarse, pero hay algunos que requieren de atención inmediata y hay que saber atenderlos a tiempo. El establecimiento de prioridades es crucial. Sin embargo, a menudo, sólo se pueden identificar los proyectos que llevan retraso o los departamentos que sobrepasan el presupuesto después de que aparecen los problemas. Y esto no es suficiente.
• Falta de alineación de las operaciones con los objetivos estratégicos. Aunque la empresa ha definido sus objetivos estratégicos, es difícil confirmar si se encuentran en sintonía con sus operaciones diarias o si presentan desviaciones. Un caso habitual tiene que ver con la necesidad de muchos directores de conocer cómo optimizar el trabajo de sus departamentos respectivos, para contribuir de manera más efectiva al logro de los objetivos generales de la empresa.
• Incapacidad para cumplir con los requisitos gubernamentales de creación de informes. Los planes de futuro del negocio implican su salida a Bolsa. Ello pone al responsable de TI en la posición de prepararse para impulsar los procesos de auditoría apropiados y un linaje de datos que asegure la calidad, para garantizar que su director general y su director financiero puedan confiar en la exactitud de los datos de la empresa.