Actualmente nos encontramos en un escenario que resalta los retos de la gestión empresarial y el rendimiento laboral de los equipos que construyen una compañía, por eso es necesario contar con herramientas que miden sus actividades productivas y su desempeño, traduciendo los datos en informes de resultados. A continuación te explicaremos cómo realizar un informe de productividad junto a ejemplos de diferentes tipos.
Un informe de productividad es una herramienta fundamental para optimizar la toma de decisiones por parte de los responsables de RRHH y directivos de la empresa. Así mismo, facilita la identificación de los puntos de mejora y los empleados que necesitan mayor atención, para así ofrecer estrategias efectivas.
Para aprovechar los beneficios que ofrece un informe de productividad y obtener datos objetivos, es recomendable que la empresa invierta en soluciones dedicadas a la medición de la productividad y que esta se adapte a todos los modelos de trabajo existentes actualmente. De esta manera se evitaran errores y datos subjetivos.
¿Qué es el informe de productividad?
El informe de productividad, es esencialmente un documento informativo que mide cuán productivos son los empleados de una empresa, en base a un determinado tiempo de trabajo y unos objetivos claros.
Este informe de productividad sirve para comunicar información relevante sobre el desempeño de los trabajadores. Los datos están guiados por una serie de indicadores clave prestablecidos. Este documento, puede ser creado por la organización o por un trabajador.
Es importante entender la productividad como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de productos, proyectos o servicios obtenidos. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos.
Un informe de productividad permite evaluar diferentes factores que impactan sobre el resultado, por ejemplo; las faltas, las horas extras, los conflictos en el equipo, los cambios de gestión, etc.
El informe de productividad se usa también como acompañamiento de metas y mide el desempeño de todos los trabajadores, para así identificar el alcance de los objetivos planteados, las proyecciones futuras o estrategias de mejora, impulsando una óptima toma de decisiones y garantizando resultados más positivos.
Realizar un informe de productividad permitirá a la empresa reflejar la realidad que se experimenta durante el proceso de producción; cuánto se está produciendo, en cuánto tiempo y cuántos recursos se han invertido para ello. Promoviendo así la comunicación, la competitividad, la precisión financiera y, de consecuencia, el aumento de la productividad.
Cómo hacer un informe de productividad
Un informe de productividad puede reflejar; tanto la cantidad de productos generados en base al desempeño del trabajador, como la consecución de proyectos o la actividad productiva diaria del trabajador.
Para comenzar el informe de productividad se deben tener en cuenta sus elementos básicos, que dependerá del producto, proyecto, actividad o empleado que se quiera analizar. Como cualquier informe, necesita de una estructura, está se compone por diferentes etapas o pasos fundamentales:
Información inicial del informe de productividad:
- Nombre de la empresa
- Nombre del empleado o equipo a analizar
- Fecha de realización del informe
- Periodo: El periodo de tiempo que se quiere medir, desde el inicio hasta la finalización, o periodo actual de la producción, del proyecto o actividad laboral. La productividad puede medirse semanalmente, mensualmente, bimestralmente o como se prefiera.
- Introducción: La finalidad del informe.
- Objetivos iniciales: Qué se busca conseguir, actividades, niveles de productividad etc.
Planeamiento y recolección de datos:
- Producto, actividad o proyecto: Lo que se está produciendo o en lo que se invierte el tiempo productivo.
- Cantidades: Cantidad de unidades producidas, si es un producto. En caso de ser un proyecto, la cantidad de objetivos medibles conseguidos y en caso de querer evaluar la productividad de un empleado, la cantidad de horas y días de actividad.
- Tiempo: El tiempo invertido en la producción del producto, o bien de una actividad o proyecto enfocado a un servicio.
- Resultados y observaciones: Una vez relacionados todos los datos es momento de identificar si la producción fue buena o mala, o si el proyecto o la actividad se concluyó satisfactoriamente o no. En caso de medir la productividad del empleado, si cumplió o no con la media de actividad propuesta.
Conclusiones del informe de productividad:
- Análisis y conclusión: Se indica el producto, el proyecto, o el empleado, según corresponda, junto con los datos obtenidos y las conclusiones en base a la información reflejada, comparada con los objetivos inicialmente planteados.
- Recomendaciones o estrategias de mejora: Teniendo en cuenta la información reflejada en el análisis previo, es ideal realizar una serie de recomendaciones que pueden ser estrategias para mejorar las falencias identificadas, así como sugerir el aprovechar los momentos de alta productividad, etc.
La mejor solución para la creación de un informe de productividad, ejemplos
Para obtener un informe de productividad con datos objetivos, sobre todo en la etapa de planeamiento y recolección de datos, es importante contar con un sistema de medición de productividad que registre los datos automáticamente y refleje el tiempo productivo, la actividad esperada y los indicadores que promueven la consecución de un producto o un proyecto empresarial.
Este tipo de herramientas, incluso, brindan la posibilidad de descargar un informe de productividad organizado y con todos los datos conseguidos, en PDF, Excel u otros formatos, para complementar el informe final.
EffiWork, el software de productividad de WorkMeter, permite exportar diferentes tipos de informes enfocados a medir la productividad de cada empleado e informes enfocados a medir el tiempo invertido en proyectos, gracias a su módulo de gestión de proyectos.
Así es un informe de productividad, ejemplo por actividad diaria de empleados en un periodo de 30 días descargado en PDF desde EffiWork:
Informe de productividad, ejemplo por proyecto en un periodo de 30 días, descargado en PDF desde EffiWork con su módulo de gestión de proyectos:
Informe de productividad, ejemplo por proyecto y empleados en un periodo de 30 días:
Una solución que mide la productividad automáticamente, además de permitir tener datos objetivos, facilita el cálculo de los indicadores planteados, proporcionando la información final del rendimiento. La automatización de procesos, brinda datos exactos y agiliza la ejecución del informe de productividad.
Independientemente de la solución elegida, contar con un informe de productividad es fundamental para acompañar el desarrollo laboral de los empleados de una empresa. Es una herramienta que garantiza un alto nivel de productividad y permite crear estrategias de mejora para ofrecer un óptimo servicio al cliente.
Beneficios de un informe de productividad y una solución dedicada
Para entender mejor la importancia de contar con un informe de productividad en una empresa, te presentamos los beneficios que esta aporta:
Previene problemas y agiliza las soluciones
El informe de productividad, sobre cualquier ámbito (productos, proyectos o empleados), facilita el acompañamiento del desempeño, lo que permite identificar y corregir, con antelación, problemas que impactan en el tiempo de ejecución, en la consecución de objetivos y la satisfacción de los clientes.
Facilita el establecimiento de metas y objetivos
Esta herramienta facilita el establecimiento de metas del equipo. Al optar por una herramienta automatizada, los responsables tienen acceso al historial de cada profesional y de cada equipo, todo en tiempo real. Haciendo así más simple la definición de objetivos realistas.
Aumenta la productividad y el rendimiento
Como se ha mencionado previamente, el informe de productividad se utiliza para acompañar el desempeño de cada profesional, de esta manera es posible identificar cuando necesitan ayuda o un cambio de estrategia.
Con una solución dedicada la empresa podrá mantener la motivación de los equipos y empleados, lo que impulsa el aumento de productividad y el rendimiento laboral.
Brinda una visión completa del negocio
Un informe de productividad proporciona una visión completa del desarrollo laboral de los profesionales que componen la empresa, permitiendo evaluar y monitorizar las actividades vinculadas a la ejecución de productos y servicios o de un proyecto determinado.
Con un sistema de medición de productividad, es posible visualizar toda la información sobre el desempeño de los empleados y equipos de trabajo, en tiempo real y de forma automática.
Ofrece una ventaja competitiva
El informe de productividad, en conjunto con otras herramientas de gestión, permite que las empresas mantengan un ambiente más productivo y comprometido. Agilizando el trabajo y entrega de servicios y productos, satisfaciendo las necesidades de los clientes e impulsando la competitividad en el mercado.
En conclusión, el informe de productividad es una herramienta fundamental y útil para cualquier empresa, siempre y cuando se cuente con datos objetivos, ya que permite mantener un seguimiento detallado de las actividades, los proyectos y la producción de una empresa, impulsando su rendimiento y alto nivel de competitividad.
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