La flexibilización del puesto de trabajo, ya sea mediante programas de teletrabajo o no, supone una importantísima fuente de ahorro para una compañía. Pero para que sea exitoso necesitamos contar con indicadores que nos guien en el camino.

Todavía en la actualidad existen muchas empresas que se muestran reacias a implantar un programa de teletrabajo, ya que no saben cómo pueden conocer realmente si las personas están trabajando o no durante esas horas que les son retribuidas.Lo ideal es poder saber en cada momento:

• Si los empleados están dedicados a alguna actividad o no.
• La forma en que su trabajo se distribuye: cuánto tiempo están dedicando a tareas productivas y cuánto a tareas no productivas.

El método que proponemos te permite tener una fotografía detallada de la actividad de las personas, de su productividad y del uso de las aplicaciones sin comprometer su derecho a la privacidad. Como resultado conseguimos que las barreras al teletrabajo se eliminen y empieza el ahorro. Veamos qué KPIs necesitamos:

Indicador de actividad

Para empezar a valorar el rendimiento de nuestro programa de teletrabajo comenzaremos con la actividad total. La actividad es un indicador empresarial que representa en términos generales el tiempo diario que transcurre desde el momento en que la persona empieza a trabajar hasta el momento en que finaliza su trabajo. En definitiva, por actividad entendemos todas las horas que una persona está trabajando, lo que no tiene porqué coincidir con el horario laboral. Puesto que el horario es un parámetro invariable, al tratarse del conjunto del tiempo que transcurre desde que una persona entra en la empresa hasta que sale de ella.

En este sentido, la diferencia de tiempo entre horario laboral y actividad serían las pausas que hace la persona, es decir, el tiempo que, pese a encontrarse físicamente dentro de la empresa, no se está dedicando a actividades productivas para la misma.

Gracias a este indicador conoceremos las horas que el empleado dedica a su trabajo, el tiempo que se encuentra activo durante cada jornada.

Indicador de productividad

Por otra parte, el indicador de productividad nos sirve para evaluar cuál es la proporción del tiempo dedicado a actividades que la empresa considera como productivas, del todo el tiempo que, dentro del horario laboral establecido, se dedica a la actividad.

Es decir, el indicador de productividad permite conocer cuántas de las horas de actividad se dedican realmente a actividades productivas.

Una vez obtengamos métricas de ambos indicadores, podremos compararlas para estudiar la evaluación del desempeño del programa de teletrabajo.

Es decir, una vez tengas la información que ambos aportan, podrás establecer comparativas y evaluar si la progresión es correcta o si, por el contrario, existen diferentes cuestiones que debes modificar, ya que quizás haya problemas a mejorar.

Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador

• Permite identificar, al poner de manifiesto muy claramente, cuándo hay equipos o personas que no dedican su tiempo a actividades productivas para la empresa.
• Permite a la empresa conocer qué empleados, pese a estar presentes en la oficina, están empleando su tiempo en actividades no productivas para la empresa.
• Permite a la empresa conocer qué equipos de trabajo están empleando su tiempo en actividades no productivas para la empresa.
• Ayuda a comprobar cuando la productividad real de la empresa se aleja de la esperada, desviando la alineación.

Como vemos, al contar con un software de evaluación del desempeño como es WorkMeter la dirección no tiene por qué temer que sus empleados no trabajen cuando lo hacen desde casa y además los managers tendrán la capacidad para detectar problemas que pueden estar relacionados con una incorrecta repartición de tareas o una indefinición de expectativas, para aprender a gestionar a sus equipos de manera eficiente. Los mismos trabajadores aprenderán a sacar el máximo partido de su tiempo de trabajo, ya que serán conscientes de las causas que les impiden cumplir los objetivos marcados y centrar su trabajo en las actividades realmente productivas.