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Los Factores Críticos de Éxito (FCE) son unas medidas que te permitirán establecer un cuadro de mando donde puedas definir unos KPI o indicadores de riesgo para tu programa de teletrabajo.
Para paliar cada uno de los riesgos y superar las barreras que explicábamos hace unos días, existen toda una serie de medidas que te ayudarán a conseguir una evaluación del desempeño eficaz, que te permita aumentar la productividad en tu empresa y guiar el programa de teletrabajo de forma eficiente.
Aspectos a valorar de tu programa de teletrabajo
1. El Cambio Organizativo y la Cultura de la eficiencia. Supone una evolución desde la cultura de ?la presencia? a la cultura de la ?Eficiencia? y, para ello, trabajar con valores en torno a la confianza, la autonomía y la corresponsabilidad es la clave para esta transición.
2. Tener claro el objetivo a lograr. Hay que tener en cuenta que el aumento de la productividad no es un objetivo estratégico, si no que es operativo. Por tanto, lo que es necesario trabajar es el objetivo estratégico que podría ser, por ejemplo: ?Aumentar la satisfacción de las personas mediante políticas de conciliación?.
3. La dirección general debe impulsar y respaldar esta iniciativa. De hecho, es imprescindible el apoyo para cualquier proceso de cambio que se quiera llevar a cabo, ya que la ausencia de liderazgo desde la dirección abre muchos frentes internos que no pueden gestionarse.
4. Crear un Comité de teletrabajo o un Equipo conductor. Este equipo nos permitirá desarrollar toda una serie de políticas en torno a esta nueva filosofía de trabajo. Por ello, según el objetivo que se quiera lograr, las funciones de este comité podrían ser más amplias:
- Tratar más temas o desarrollo de políticas de igualdad
- Tratar más temas o desarrollo de políticas de conciliación
- Tratar más temas o desarrollo de políticas de integración (para la Incorporación personal con discapacidad)
- Tratar más temas o desarrollo de políticas de ?Hacemos equipo?, es decir, conseguir que las personas se sigan sintiendo como parte de la organización.
5. Elegir un equipo piloto. Antes de incorporar esta nueva cultura a toda la organización, es recomendable seleccionar a un grupo de personas que crean en la idea y que estén totalmente motivadas para formar parte de esta iniciativa. Realizar la evaluación de su desempeño nos permitirá adaptar el programa de teletrabajo al conjunto de la organización.
6. Decidir qué tipología de modalidades se implantará. Pueden definirse muchos tipos de programas de teletrabajo, no es necesario que sea al 100% del tiempo. De hecho, esta modalidad es totalmente desaconsejada ya que sí genera aislamiento y pérdida de identidad. Hay modalidades mucho más amigables, por ejemplo:
- Teletrabajar 2 días por semana
- Teletrabajar 1 día por semana
- Teletrabajar por las tardes
- Teletrabajar por las mañanas
- Teletrabajar días alternos
- Teletrabajar parte de la jornada (un 30%) y así poder entrar más tarde o poder salir más temprano para teletrabajar ese 30% en casa.
7. Desplegar Programas de Eficiencia: Dado que la cultura está sensible a la eficiencia y a la gestión del tiempo, es el momento perfecto para llevar a cabo diferentes programas enfocados a ella como es el caso del uso eficaz del correo electrónico y/o de la gestión de reuniones.
8. Ofrecer un Plan de Formación. Cuando una persona se siente capacitada, su miedo se reduce. Por lo tanto, si realizas un plan de formación en las herramientas que la persona tendrá que usar (cómo acceder a través de VPN, cómo realizar una multiconferencia, cómo realizar una video llamada?) se reducirán bastantes resistencias. Formación y comunicacón son los dos ases de la baraja de cualquier programa de teletrabajo
9. Ofrecer un Plan de Comunicación Interna. Se trata de orientar la comunicación a informar y a sensibilizar. Se tendría que enfocar en acercar tanto a las personas entre sí, como a la persona a la organización. También es importante iniciar una campaña interna para que llegue a todos los empleados esta nueva medida a fin de ser percibida como algo muy positivo. Cómo se gestione la comunicación interna marcará la diferencia sobre cómo será recibido el proyecto: si como un plan de ?deslocalización del trabajador para ahorro de costes? o como una ?iniciativa enfocada a mejorar la calidad de vida de las personas de la organización?. Las reacciones ante una percepción u otra son evidentes y el grado de éxito del proyecto también.
10. Formalizar los procesos: La gestión por procesos siempre es una de las buenas prácticas que cualquier organización puede adoptar y para este caso no va a ser menos. Tener definidos los procesos y desarrollados los procedimientos asociados en torno al despliegue, seguimiento y solicitud del teletrabajo, facilita mucho el trabajo a todas las áreas implicadas. Si todos tienen claro qué, cómo, cuándo han de hacer las actividades contempladas en los procesos, los errores/confusiones/malinterpretaciones se reducen considerablemente.
11. Crear un marco regulado (horario, perfiles, requisitos de acceso?): No es recomendable dejar las cosas ?en el aire?. Cuanto más acotado y regulado esté todo, menos problemas surgirán después a nivel de interpretaciones. Para ello, alguna de las pautas que todo marco debería contemplar son las siguientes:
- Un acuerdo entre las partes. Que figure como anexo al contrato laboral
- La Prevención de Riesgos Laborales. Por ejemplo proponiendo una visita de un técnico al domicilio.
- Una franja horaria donde todos los teletrabajadores estén disponibles. Para evitar la pérdida de control sobre el propio tiempo o la falta de coincidencia en horarios con otras personas por ejemplo, es necesario definir una franja horaria donde todos han de estar disponibles para consultas, dudas, videoconferencias, mensajería instantánea, etc.
- Las promociones y carrera profesional para que aquellos que se acojan a este programa no se queden en desventaja.
- Regular los casos en que puede ampliarse los días máximos semanales: enfermedad de los hijos o alguna otra circunstancia que lo justifique.
