Hoy, dentro de nuestro capítulo dedicado a los indicadores de productividad, toca hablar de la actividad por proyecto.

Definición de actividad por proyecto

El indicador empresarial “actividad por proyecto” muestra el tiempo invertido en cada proyecto para un rango de fechas. Los resultados pueden verse a nivel individual o a nivel de grupo. Este indicador permite ver el número exacto de horas que se han dedicado a cada proyecto en concreto, tanto individualmente como por equipos.

Ejemplo real de actividad por proyecto

El ejemplo que se refleja en el gráfico muestra el caso de una empresa que mide la actividad durante el mes de enero para uno de sus proyectos, concretamente el de E-Commerce. Puede verse que de todas las horas de actividad llevadas a cabo a lo largo del mes, las que se han dedicado al citado proyecto suponen un 80% del total.

Cabe decir que, aunque en este caso concreto el periodo tomado para obtener la métrica ha sido de un mes, también pueden tomarse como referencia plazos de tiempo más amplios, como un año, o mucho más pequeños, como un día. Todo dependerá de las necesidades de la empresa que está utilizando el indicador.

Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador

Son muchos los beneficios para una organización de tener métrica sobre este indicador:

– Conocer en qué proyecto se invierte más tiempo.

– Saber si realmente se emplea más tiempo en el proyecto activo más importante.

– Comprobar si está alineada la estrategia con la ejecución.

– Contabilizar de forma exacta las horas invertidas en un proyecto. Un dato especialmente útil para todas aquellas empresas, como despachos de abogados, agencias de diseño, ingenierías o estudios de marketing; que facturan por proyecto.

– Comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo presupuestado inicialmente.

– Controlar los tiempos empleados en el proyecto, para poder gestionar adecuadamente a los equipos.

Inteligencia que aporta en la toma de decisiones

Por todo ello, puede concluirse que la inteligencia que da a la empresa tener este indicador consistiría en:

– Darse cuenta de la existencia de desviaciones entre lo previsto y lo real.

– Indagar el porqué de esas desviaciones.

– Poner las herramientas y medios necesarios para poder corregirlas de forma efectiva.

En resumen, este indicador permite conocer por qué no se cumplen las previsiones y saber si los presupuestos son los adecuados. A nivel individual, permite tener datos del tiempo que invierten los empleados del mismo equipo de trabajo, permite saber por qué uno trabaja más que el otro.

Todo esto ayuda a detectar problemas de gestión individual del trabajo o directamente averiguar quién es más competente que otro, con la antelación suficiente para poder destinar al que no es competente a otro proyecto o ayudarle proporcionándole las herramientas que le harán más sencillo su desempeño o mediante un coaching, si el problema de fondo es la motivación.

Sin estas métricas la empresa no puede anticiparse a los problemas, pierde tiempo de reacción, y empieza a poner medidas cuando ya ha pasado el problema, sin antelación, o, lo que es lo mismo, sin margen de tiempo para corregir desviaciones.