La misión y visión de la empresa están relacionadas con el aprovechamiento del tiempo y pueden ayudar a los empleados a minimizar el impacto de los ladrones de tiempo en su día a día. Cuando se tiene claro el camino a seguir se pueden concentrar los esfuerzos en las acciones en vez de dispersarse. Pero para ello hay que ser realista, hay que concretar objetivos empresariales porque si no, el avanzar se hace cuesta arriba.

Definir objetivos es importante:

• Para configurar la misión y visión de la organización.
• Para validarla, cuando hablamos de objetivos generales.
• Para ponernos en camino hacia los objetivos generales, cuando hablamos de los específicos.
• Para que nuestros proyectos lleguen a buen término.

«Una empresa es como una bicicleta, o te mueves, o te caes«, John D. Wright

Y es que la empresa es un ser vivo y como tal, no puede detenerse, ha de seguir hacia delante y en la elección de la dirección a seguir entra en juego la toma de decisiones.

La toma de decisiones puede hacernos ganar o perder tiempo, y de cómo la planteemos dependerá el tipo de gestión de nuestra jornada laboral. Para optimizar este proceso necesitamos.

• Información: adecuada, precisa, actualizada, de calidad y objetiva.
• Prioridad: saber distinguir entre lo importante y lo urgente.
• Análisis: compartiendo diferentes perspectivas y empleando los recursos necesarios.

Lo importante y lo urgente: la diferencia

No es lo mismo algo que tiene que ser resuelto de inmediato, un asunto cuya gestión no puede o no debe esperar, que otra tarea que es realmente decisiva y que, sí podría esperar, pero no sería conveniente. Como ambos términos pueden llevar a error en la toma de decisiones diaria, es interesante conocer el modelo de Stephen Covey, que explica la diferencia entre lo importante y lo urgente basándose en cuatro cuadrantes que sirven de base para definir una serie de hábitos bastante comunes. Estos cuatro cuadrantes son:

• Urgente e importante: define las actividades que influyen directamente en nuestras metas a corto plazo por lo que se consideran prioritarias y se les debe dar preferencia frente a cualquier otra.
• No urgente e importante: estas tareas nos interesan, tienen que ver con nuestros objetivos a largo plazo, pero al no tener el carácter de urgentes, pueden llevarse a cabo después de que las importantes, pero urgentes hayan quedado resueltas.
• Urgente y no importante: la mayoría de los casos en este cuadrante quedan definidas las interrupciones, es decir, que pueden postergarse sin que ello afecte a nuestros objetivos.
• No urgente y no importante: estas actividades, definitivamente pueden relegarse y además, convendría valorar en cada caso si es posible además, retirarlas de nuestra lista.

Cómo gestionar nuestro tiempo con acierto

• Observa tu modelo de trabajo, ya que éste determinará tu gestión del tiempo: no es lo mismo ser autónomo que trabajar por cuenta ajena en la oficina o teletrabajar. En el primer caso tú decides al 100% cómo gestionar tu tiempo; en el segundo, pierdes ese control total sobre tus horas de trabajo en favor de la empresa y, en el caso de los teletrabajadores, es una mezcla de las dos opciones anteriores, ya que la gestión del tiempo se reparte entre el individuo y la organización.
• Planifica. Toda jornada debe estar planificada. La previsión te hace ganar tiempo y minimizar riesgo, no prescindas de ella.
• Haz listas. Estos listados harán que la tarea de priorizar te resulte más sencilla.
• Busca el equilibrio: no te sobrecargues, huye del estrés (pero tampoco del todo, ya que un cierto nivel de estrés te mantiene alerta y al cien por cien de tus capacidades).
• Implica a los demás: comparte tu carga de trabajo con tu equipo y aprende a delegar, nunca es tarde para hacerlo. De esta forma aumentará vuestra productividad y además los niveles de motivación personal se incrementarán.