Identificar el origen de las debilidades

Sólo si tenemos claro de donde provienen nuestras debilidades o ineficiencias seremos capaces de poner en marcha un plan de oportunidades de mejora en nuestra organización y convertirlas en nuestras fortalezas.

Estar en constante búsqueda de la excelencia y mejorando continuamente los sistemas es obligación de todo líder. A la hora de identificar ineficiencias y procesos que pueden ser mejorados, WorkMeter se convierte en un gran aliado del liderazgo empresarial de calidad, gracias a sus paneles de actividad y productividad que permiten obtener una visión muy realista del desempeño individual y de la forma de gestionar el tiempo y los recursos disponibles.

Identificando debilidades en nuestra empresa

La forma de identificar estos procesos a mejorar es:

• Midiendo la actividad laboral de las personas y calculando qué porción de ese tiempo de actividad se ha dedicado a tareas productivas. Gracias a WorkMeter, la organización se encontrará ya en disposición de empezar a analizar los datos recogidos de actividad y productividad para detectar:
  • Si la gestión de recursos es adecuada o no.
  • Si las cargas de trabajo son equitativas, tanto por individuo, como por área o departamento.
  • Si los empleados hacen un buen uso de las herramientas que la empresa pone a su disposición (elevado uso del correo electrónico, demasiadas reuniones, excesivo tiempo offline etc.).

• • Si los niveles de productividad individual, por equipo de trabajo, por departamento o por proyecto son los deseados.
• Conociendo y midiendo el rendimiento y la productividad de las personas. A la luz de estos datos, que informan acerca de rendimiento y productividad de cada empleado, es posible identificar cuándo el entorno laboral no es productivo para la empresa y también cuándo se empieza a alejar de los objetivos fijados. Con estos datos, el líder y la organización podrán:
  • Proceder a una asignación de tareas más eficaz, en función de la distribución de cargas de trabajo o de las competencias de cada individuo.
  • Redistribuir esfuerzos o dimensionar departamentos, si fuese necesario.
  • Cuantificar la productividad destinada a un proyecto en concreto, o a cada proyecto activo dentro de la empresa y en relación con los demás.

Descubrir debilidades y convertirlas en fortalezas

Tras la implementación de WorkMeter, varias empresas detectaron procesos ineficientes, como los que se muestran a continuación:

• Gestión de documentación: desconocer la ubicación exacta de un documento o un archivo implica una búsqueda que supone una importante pérdida de tiempo que afecta directamente a la productividad de muchos empleados. Usar un gestor de documentación permite disminuir la duración de estos intervalos, incidiendo directamente en un aumento de la productividad individual.
• Dimensionado de departamento: mantener niveles excesivamente reducidos de carga de trabajo en uno o varios departamentos es síntoma de un exceso de personal en muchas ocasiones. Descubrirlo supone solucionarlo trasladando personal a áreas donde su labor sea más necesaria.
• Definición de tareas: cuando en un mismo departamento conviven personas a las que se han asignado excesivas tareas junto con otras que disponen de demasiado tiempo libre, la redefinición de tareas es una necesidad para mantener los niveles de satisfacción laboral de los empleados, además de ser uno de los motores de productividad más eficaces que existen. Sólo hay que tener en cuenta que siempre requerirá de datos objetivos que indiquen dónde es necesario practicar el cambio.

Cuando se cuenta con la información necesaria para conocer cuáles son los procesos defectuosos y las habilidades incompletas, se tiene recorrido un largo camino.

Identificar el origen de las debilidades supone el comienzo de la labor de enseñar a trabajar, una de las tareas del líder que mejores resultados dará a medio y largo plazo y que puede iniciarse con el aprendizaje de las mejores prácticas aplicadas a procesos cotidianos como el uso del correo electrónico, las reuniones eficientes o el teletrabajo en condiciones óptimas.

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