La holocracia es una forma de organización empresarial tan enriquecedora que todas las empresas deberían adoptarla. ¿Sabes cómo funciona? Olvídate de las formas tradicionales de poder y jerarquías, piensa en un nuevo liderazgo horizontal, compartido y más ágil.
Se llama Holacracy, en español “holocracia”, y es un modelo que transforma la organización empresarial reemplazando el modelo jerárquico clásico por un sistema de autoridad distribuida.
La primera empresa que experimentó con este tipo de organización fue Ternary Software, con sede en Exton, Pensilvania. De hecho, fue su fundador Brian Robertson quien, cansado de los métodos tradicionales de liderazgo y control, con los que por años había lidiado, decidió introducir un nuevo enfoque organizativo. Una práctica revolucionaria de autogestión que tenía como objetivo redefinir por completo el concepto de gestión.
Robertson quería encontrar una estrategia para que todos los profesionales fueran capaces de planificar de forma independiente su trabajo, lo que por formación saben hacer mejor. De ahí la idea de proponer un sistema que se opone a la clásica jerarquía empresarial, dejando de lado la figura del jefe para establecer una organización más igualitaria y eficiente, donde todos los empleados, sea cual sea el puesto que ocupen en la organización, puedan hacer su aportación de la misma forma.
Cómo funciona el modelo de la holocracia
La holocracia funciona a través de cuatro principios o elementos fundamentales que permiten crear y gestionar una organización empresarial igualitaria, un liderazgo horizontal y un sistema más eficiente:
Distribución de roles, los roles no son fijos
Un empleado puede desempeñar diferentes roles dentro de diferentes equipos en función de sus inclinaciones y habilidades y a través de una buena autonomía en la toma de decisiones.
Además, los roles se actualizan constantemente: las personas pueden ocuparlos y abandonarlos con mucha libertad. Lo que importa, de hecho, es la claridad con la que se definen los objetivos y las etapas de interacción en el proyecto.
Estructura circular, la autoridad se distribuye
Los roles están organizados en círculos, es decir, grupos de trabajo autónomos, y cada círculo tiene su propia organización autónoma. Incluso, si se establecen objetivos, las decisiones sobre cómo desarrollar cada tarea, las toma cada miembro del equipo.
Proceso operacional, reglas transparentes y formalizadas
Todo proceso dentro de la empresa no es el resultado de costumbres o supuestos implícitos, sino de un sistema de reglas que todos, en todos los niveles, deben cumplir y que está formalizado en la constitución holocrática.
Existen reglas estrictas que establecen el funcionamiento de las reuniones, las conexiones entre círculos y la resolución de tensiones.
Proceso de gobierno, mayor frecuencia de iteraciones y encuentros
Los círculos se someten a reuniones grupales de autoevaluación mensual para comprender si los roles han operado de manera consistente de acuerdo a los objetivos, o si se necesitan correcciones.
Todo esto tiene lugar en las llamadas reuniones de gobernanza: un facilitador o moderador, que se elige dentro del mismo círculo, es el encargado de liderar el desarrollo de la reunión, de acuerdo con las reglas de la constitución holocrática de la empresa, previamente formalizada.
Los beneficios de la holocracia
Aunque este modelo es a menudo cuestionado y existen mucho escepticismo sobre las ventajas reales, el modelo holocrático es el elegido por las empresas porque hace que los procesos y actividades sean más transparentes y democráticos.
Es un modelo que ayuda a los empleados a potenciar sus talentos y habilidades, así como sus responsabilidades, que pretende eliminar la figura paternalista del líder para dar lugar a un sistema de autoorganización, donde todos los empleados son conscientes de sus acciones.
La holocracia permite una optimización constante y un aumento de la productividad. ¿Cómo? Si bien el enfoque jerárquico de las empresas tradicionales hace que los procesos de optimización sean más lentos y los cambios deban ser aprobados por quienes ocupan ciertos roles de liderazgo, con el enfoque holocrático, los equipos se reorganizan constantemente con el objetivo de una optimización continua del desempeño.
Pasos para transformar la organización empresarial a un modelo de holocracia
A medida que más organizaciones se esfuerzan por aumentar el compromiso de los empleados y fomentar la innovación, muchas están recurriendo a modelos auto-organizados, como la holocracia, que ofrecen una cadena de mando diferente.
Asegúrate de querer holocracia
La holocracia no es anarquía, ni mucho menos. Tiene reglas detalladas. El fundador de esta metodología, Brian Robertson, dice que la holocracia “requiere que las empresas cambien profundamente sus prácticas de reuniones, por lo que se necesita una cantidad significativa de capacitación para enseñar a todos las nuevas reglas del juego”. Advierte que “implementar la holocracia plena no es un método realista para muchas empresas”.
Generalmente las personas que derivan su poder del modelo de gestión tradicional, a veces luchan por entender la holocracia, así que el primer paso es comprender este modelo y estar seguro de querer implementarlo en tu empresa.
Existe todo un sitio web que guía a los profesionales hacia este modelo de trabajo llamado HolacracyOne, puedes visitarlo e informarte mejor antes de tomar una decisión. Incluso, puedes consultar la Guía de inicio rápido, destinada a ayudar con el ‘arranque’ de la holocracia en su organización, departamento o equipo.
Está claro que para que una estructura holocrática funcione, cada trabajador debe estar comprometido al 100 por ciento con esta. Si hay una persona en el ecosistema que no está ayudando, el modelo comienza a fracturarse.
Definición del propósito de la empresa
En una holocracia, el propósito de la empresa se convierte en el objetivo guía. Es la guía que impulsa la toma de decisiones. Los objetivos y expectativas personales pueden alinearse con el propósito de la organización, pero deben estar separados del mismo para permitir que la organización crezca por derecho propio.
Dos preguntas clave para ayudar a definir el propósito de la empresa para un modelo holocratico; «¿Qué quiere ser esta organización en el mundo?» Y «¿Qué necesita el mundo para que sea esta organización?»
Descubrir el propósito es un proceso dinámico y continuo, para permitir que la organización cumpla mejor su propósito en el mundo y alcance el éxito.
Promueve el sentido de pertenencia de la empresa
Dedicar tiempo y espacio para definir la gobernanza del negocio, un factor independiente al trabajo operativo, se trata de las «reglas del juego» que ayudan a todos los miembros del equipo a comprender lo que se espera.
La transición a la holocracia es un proceso de adaptación mediante el cual todos los miembros de la organización pueden apropiarse de la gobernanza y opinar sobre la misma, de modo que se puedan realizar cambios simultáneos en respuesta a lo que se necesita.
Redefine los roles de tu organización
Dejar en claro quién posee qué y quién es responsable de qué es una parte crucial del cambio hacia la holocracia.
Un rol no es una persona y una persona puede cumplir varios roles. La definición de roles hace que las expectativas sean explícitas y ayuda a aclarar las diferentes funciones que puedes ejecutar.
El hecho de definir roles no fijos, permite que en cualquier momento puedan revisarse y adaptarse a las necesidades precisas de la actividad del negocio. Esto asegura que los roles y responsabilidades dentro de la empresa, sean un reflejo preciso de la forma en que realmente se realiza el trabajo.
Defina la nueva dinámica de las reuniones
Cómo se ha mencionado previamente, en el modelo de holocracia, se realizan reuniones grupales de autoevaluación mensualmente, para verificar el cumplimiento de las expectativas o reconocer si se necesitan correcciones.
Realizar una autoevaluación es un proceso eficaz que no solo ahorra tiempo y dinero en recursos humanos, sino que también brinda una mayor sensación de satisfacción y productividad a su fuerza laboral.
Cómo ya se ha mencionado, debe haber una persona que haya trabajado antes con las descripciones de los puestos de trabajo que funcionará como moderador en las reuniones y será la persona de contacto para las preguntas de cada sesión. Esta persona debe tener influencia en la organización ya que debe proponer y defender las propuestas y preocupaciones de los trabajadores a todo el equipo.
La reunión táctica de holocracia permite que un equipo pueda sincronizarse rápidamente y aportar transparencia a los hechos y cifras clave, además de proporcionar un espacio donde se pueden eliminar las barreras para realizar el trabajo.
La reunión debe centrarse en una «preocupación» a la vez, esto evita que otros temas desvíen la atención. Insistir en que las preocupaciones relacionadas se conviertan en puntos separados de la agenda, que guiará el mediador, asegura que se tomen medidas para reducir todas las preocupaciones dentro de la organización en lugar de verse abrumados por una red de cuestiones interrelacionadas.
Confiar en sistemas que permiten desarrollar una autoevaluación objetiva
Para realizar una autoevaluación mensual objetiva, se necesitan datos precisos y no manipulados, que generen transparencia y permitan identificar las acciones de mejora más acertadas. Para ello, confiar en una solución tecnológica que brinde datos objetivos, es la opción más eficiente.
EfffiWork, es un software de medición de productividad, que de forma 100% automática, permite realizar una evaluación del desempeño de los empleados, a través de indicadores de eficiencia.
Además, es un software que promueve la autogestión de los empleados, ya que pueden acceder y visualizar sus resultados para autoevaluar su rendimiento y así optimizar la gestión del tiempo de trabajo.
Desafíos de la holocracia
Como todo cambio estructural, la holocracia presenta retos importantes, pero no imposibles de gestionar.
No todos los profesionales conciben como efectivo el modelo de la holocracia y la transformación de la empresa puede costar si no existe una sincronía de ideas, si integrantes del equipo están en desacuerdo con este tipo de organización. Incluso, pueden existir renuncias laborales y pérdidas de talento de profesional.
La empresa de ingeniería Present Group, perdió casi la mitad de sus gerentes en el cambio estructural requerido por la implementación de la holocracia.
Otro caso es el de la empresa minorista Zappos; comenzó a experimentar la holocracia desde el 2013, debido al evidente desajuste entre las jerarquías y vista su eficacia en 2015, los 1500 empleados de la empresa recibieron un ultimátum: abrazar la holocracia o tomarse unas vacaciones permanentes con un mínimo de tres meses de indemnización. Aproximadamente el 14 por ciento de los trabajadores recogieron sus escritorios.
Evaluar el desempeño y determinar la compensación puede ser un desafío cuando los empleados desempeñan múltiples funciones y la contribución es más importante que la posición.
Definir las reglas de contratación y despido también es un gran reto, deben ser claras, de lo contrario pueden generar círculos de pérdida de tiempo y motivación por ideas mal concebidas.
Empresas importantes ya han implementado la holocracia de alguna forma. Las empresas pioneras fueron la herramienta de programación de redes sociales Buffer, la desarrolladora de videojuegos Valve, el sitio de intercambio de contenido social Medium y el minorista de calzado y ropa, propiedad de Amazon, Zappos.
La holocracia es un modelo de organización y liderazgo funcional, siempre y cuando exista una sintonía en el equipo y unas reglas claras de cómo desarrollar cada rol y función dentro del ambiente laboral
