Organizar una reunión en una empresa es más complejo de lo que a priori se puede pensar. El éxito de esta dependerá de una buena gestión de la misma.

Las reuniones son una parte esencial para determinar ciertos objetivos o tareas de la empresa. Enviar la convocatoria con antelación, proporcionar un índice con los temas que se tratarán o convocar solo a los participantes que tienen relación con el proyecto son ideas básicas que todo el mundo conoce. A estas se les pueden sumar algunos trucos que permiten que estas tediosas reuniones tengan el éxito esperado y no supongan una pérdida de tiempo.

Involucra a los asistentes

En algunas ocasiones las reuniones suelen verse como una carga o algo aburrido a la que el trabajador tiene que ir, esto hace que no esté concentrado y su rendimiento durante la reunión sea bajo. Para evitar esta situación involucra a los asistentes. Para esto puedes llevar a cabo diferentes técnicas: una de ellas es hacer hablar a todos los asistentes, puedes realizar preguntas de forma desordenada durante un debate concreto. Con esto harás que todos los asistentes estén atentos y se impliquen en la conversación.

Otra posibilidad es organizar alguna actividad grupal o por parejas, de esta forma todo el mundo puede aportar sin sentirse incómodo o intimidado delante del grupo general. Estas actividades realizadas al comienzo de la reunión servirán para que los asistentes pierdan la timidez del principio.

El lugar es importante

El espacio donde vas a mantener la reunión también es muy relevante. Lugares amplios, con ventanas que permitan entrar la luz natural o si no es posible, que la iluminación sea indirecta. La iluminación afecta al cuerpo humano tanto de forma directa como indirecta. Directa desde el grado de visión que puede ser mayor o menor en función de la intensidad de la luz. Por otro lado, el estado de ánimo también se ve influenciado debido a hormonas que produce el cuerpo como respuesta fisiológica.

Así las cosas, una iluminación correcta puede ayudar a la mantener la concentración de los asistentes y un ritmo de trabajo óptimo. No obstante esta se adapta a las características de la reunión ya que no es lo mismo trabajar con una presentación que disponer de algún objeto que mostrar.

Programa descansos

Cuando las reuniones se alargan en el tiempo es necesario realizar pausas estratégicas antes de comienza con un nuevo tema o después de una sesión intensa. Esto hará que los empleados vuelvan con más energía.

Existen algunos tipos de pausas populares entre las reuniones de larga duración que incluso suponen más de un día. Un ejemplo es el Coffee Break que suele llevarse a cabo de forma previa a la reunión para que los invitados se conozcan. Este tipo de estrategias no son de utilidad en las reuniones semanales o mensuales que mantienes con el equipo de tu empresa.

Corta duración y evitar monólogos

Las reuniones de larga duración terminan por diversificar la atención y no son óptimas. Determina el tiempo justo en el que el diálogo no se convierta en monólogo y que la reunión no termine alargándose con algún debate que termina saliéndose de la temática. Si esta no necesita más de diez minutos no la alargues. Cuándo mandes la convocatoria de reunión determina siempre las horas previstas.