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Queremos explicar el proceso de reflexión previo necesario para poner en marcha un proceso de mejora laboral y conseguir los indicadores que nos van a permitir después analizar y tomar decisiones. Esto supone el poder disponer de los indicadores de los que se habla en el Ebook gratuito ?Indicadores de productividad en una empresa? (descárgatelo aquí).
Aunque todo este trabajo de reflexión es un trabajo que se puede hacer sin ningún tipo de software específico, se hacen necesarias herramientas que recopilen esta información automáticamente, sin interacción humana, para facilitar la puesta en marcha de un proyecto semejante y obtener datos objetivos.
Este proceso podría llevarse a cabo de forma manual mediante hojas de cálculo, pero en ese caso perderíamos objetividad, ya que, al reportar los datos, las personas los podrían manipular y entonces serían subjetivos. En cambio, contando con una herramienta que hace este seguimiento de forma automática, ganas en objetividad.
Para empezar, hoy hablaremos sobre los grupos de trabajo que podemos encontrar en cualquier empresa.
La configuración de grupos de trabajo
En qué consiste la definición de grupos
Entendemos por grupo a un conjunto determinado de personas, un equipo de trabajo, que desempeñan una misma tarea o tareas complementarias dentro de la empresa, aunque no pertenezcan a un solo departamento necesariamente.
La configuración de un grupo dependerá en gran medida del tipo de empresa en el que se encuadre y variará de unas a otras. En ocasiones un grupo coincidirá con un departamento y como tal, tendrá su reflejo en el organigrama. Otras veces el grupo estará compuesto por profesionales multidisciplinares de diferentes procedencias dentro de la organización.
La definición y configuración de los grupos debe realizarse después de analizar en profundidad las dinámicas de trabajo y de entender bien los procesos internos.
Por qué necesitamos configurar grupos
Nuestro objetivo es obtener indicadores sobre un grupo en concreto para poder tener métrica sobre ciertos parámetros relacionados con la actividad y la productividad. En este camino es imprescindible poder valorar el trabajo de personas que desempeñan una labor similar y para ello es necesario conocer qué empleados pertenecen a cada grupo.
La configuración por grupos nos permite:
- Reflejar la organización de la empresa con un elevado nivel de detalle.
- Medir cada grupo por separado, al saber con exactitud qué tareas desempeñan y los objetivos de productividad y de actividad que la empresa espera para cada grupo en concreto.
- Adicionalmente también se puede definir un horario laboral que complete la información obtenida y nos permita tener una mayor visibilidad.
Qué información nos va a permitir recoger la configuración por grupos
Una vez que ya hemos configurado todos los grupos, vamos a poder obtener información como:
- Datos sobre actividad.
- Datos sobre productividad.
- Uso de aplicaciones.
- Tiempo invertido en proyectos.
Estos datos, siempre segmentados por grupos, nos permitirán analizar cada grupo en función de cada uno de los indicadores. También nos permitirán conocer el desempeño de cada individuo dentro de un grupo, de forma que comparar los rendimientos y los indicadores se hace posible. Estamos hablando siempre de personas que desempeñan el mismo trabajo y que tienen los mismos objetivos (de ahí su pertenencia a un mismo grupo).
Esta información nos permite ver qué grupos de la empresa funcionan mejor, cuáles funcionan no tan bien y qué personas dan más rendimiento y cuáles dan menos dentro de cada grupo.
También nos permite saber quién destaca dentro de cada grupo. Así, ayudamos a mejorar a los equipos basándonos en esas cualidades o esos desempeños que nos ayudan a conocer los potenciales.
