Cada vez son más las organizaciones que optan por usar un gestor de vacaciones. Estos software permiten desmaterializar y simplificar los ​​procesos de Recursos Humanos. Más allá del obvio ahorro de tiempo que permite una herramienta digital y automática, también ofrece una mejor visibilidad sobre la planificación de los equipos en tiempo real.

Además, en este período de crisis sanitaria donde el teletrabajo se ha generalizado, las empresas han tenido que reorganizarse y encontrar nuevas soluciones de RRHH, para sustituir otras que se han quedado obsoletas en este nuevo contexto laboral.

Qué debe tener un buen gestor de vacaciones

Cuando se trata de elegir un gestor de vacaciones y ausencias, lo más importante es asegurarse que cumpla con las regulaciones y los acuerdos legales. La herramienta debe imperativamente ser capaz de abordar los diferentes tipos de día (vacaciones, permisos retribuidos, bajas etc.) por lo que los responsables de Recursos Humanos deben poder configurarla fácilmente.

Para optimizar el tiempo y la productividad del personal, la herramienta debe automatizar el proceso de solicitud y validación de las peticiones. Además, debería poder integrarse con el software de nómina.

Time@work, el software de control horario de WorkMeter, dispone de una API que hace posible este tipo de integraciones. Ofrece un completo gestor de vacaciones que permite administrar de forma sencilla:

• Solicitud de vacaciones
• Permisos y bajas
• Calendario Laboral
• Notificaciones y sistema de aprobación

Tipos de día

Los responsables de Recursos Humanos pueden introducir los tipos de días, o tipos de ausencias, disponibles de acuerdo al convenio de la empresa: vacaciones, teletrabajo, permisos, festivos, bajas etc.

Cada tipo de día puede tener un límite anual, esto dependerá de las políticas de la organización, por ejemplo: 30 días naturales de vacaciones al año.

Calendario laboral

La aplicación permite crear tantos calendarios como sea necesario y asignarlos a las personas o equipos correspondientes. Muy útil cuando la organización dispone de sedes ubicadas en distintas provincias, cuyos días festivos pueden variar.

Solicitudes

Los empleados pueden solicitar vacaciones desde su calendario y la validación de las mismas estará sometida a la aprobación de su responsable directo o pasar por el departamento de Recursos Humanos.

Pueden consultar, en todo momento, si sus solicitudes están en proceso de revisión, si han sido aceptadas o rechazadas así como consultar el saldo de sus vacaciones.

En casos de baja laboral, los empleados pueden adjuntar, directamente en la plataforma, el justificante para que Recursos Humanos disponga del mismo.

Planificación

Los managers pueden visualizar un calendario de vacaciones de todos los miembros de su equipo para saber, en todo momento, cuales son los recursos disponibles y gestionar fácilmente las solicitudes.

Registro de jornada

Desde el 2019, las empresas están obligadas por ley a llevar un control horario diario de sus trabajadores.

Time@Work ofrece un módulo de registro de la jornada laboral integrado con el calendario laboral. De esta forma, todos los datos están consolidados en una misma plataforma lo cual facilita el trabajo del departamento de Recursos Humanos y evita la multiplicación de tareas administrativas que no aportan valor.

La recogida de datos es 100% automática de forma que los informes están siempre al día y disponibles en todos los centros en cualquier momento.

Cómo mejorar la gestión de vacaciones

Ahora que hemos visto lo que debería tener un buen gestor de vacaciones, veamos como optimizar la gestión en la organización.

Una de las necesidades más importantes de los empleados es el derecho a periodo de descanso. Es fundamental para seguir rindiendo. Sin embargo, no todas las empresas saben cómo llevar una buena gestión de vacaciones y evitar posibles conflictos en la plantilla. Les presentamos algunas claves para conseguirlo.

Definir una política clara de vacaciones

Los convenios colectivos suelen ser un buen punto de partida para definir y gestionar la política de vacaciones en una empresa.

Sin embargo, existen algunos aspectos regulados por el Estatuto de los trabajadores, que deben ser respetados aunque la organización siempre tiene la potestad de mejorarlos. Estos aspectos son:

• Derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones por año (22 días laborables).
• Derecho del empleado a conocer su periodo de vacaciones al menos con dos meses de antelación.
• Prohibición de compensación económica de las vacaciones no disfrutadas.
• Posibilidad de dividir en partes las vacaciones anuales, siempre y cuando una de ellas dure por lo menos dos semanas seguidas.

A la hora de gestionar la política de vacaciones se debe definir cuántos trabajadores pueden estar de vacaciones simultáneamente. Es muy importante para que la organización no se quede sin recursos y pueda garantizar su buen funcionamiento. Es importante, también, para que los empleados que estén trabajando no sufran una sobre carga de trabajo.

Una vez definido este criterio, y para evitar cualquier conflicto, la organización debe también especificar un tiempo de antelación máximo de las peticiones de vacaciones.

La política de vacaciones debe fijar el orden de prioridades en la gestión de las solicitudes de vacaciones. El sistema de adjudicación puede ser por orden de petición, por antigüedad, por edad o por situaciones familiares. En cualquier caso, se debería optar por un sistema justo y equilibrado.

Finalmente, la política de vacaciones debe determinar un sistema inequívoco para la aprobación de las solicitudes y la planificación de vacaciones. Para que funcione correctamente y sea fácil de usar recomendamos que no se involucren demasiados usuarios en los flujos de aprobación. La elección de un gestor de vacaciones, o bien de un software de vacaciones, será clave en este sentido.

Promover la transparencia y comunicación

Las normas deben ser claras y justas para todo el personal. La organización debe comunicar a todos los trabajadores sobre las políticas establecidas para el control de vacaciones.

Si la organización dispone de una intranet o de un portal de empleados, convendrá publicar la política en este espacio para que pueda ser consultada por empleados y directivos. Para ello, te recomendamos:

• Dedica el tiempo necesario para explicar a los empleados cómo funciona
• Informa a los empleados de cuántos días de vacaciones disponen y del convenio aplicado en su organización (días naturales versus días laborables)
• Asegúrate de comunicar siempre cualquier cambio en la política

Utilizar las herramientas apropiadas es imprescindible para gestionar las ausencias y la planificación de vacaciones correctamente.

Las plantillas Excel ya se han quedado obsoletas. Requieren un mantenimiento continuo por parte de Recursos Humanos que ve aumentar sus tareas administrativas. Según donde las tenga almacenadas se pueden crear copias conflictivas que sólo dificultarán la gestión. El flujo de aprobación es muy lento y sujeto a olvidos o errores.

La mejor forma para gestionar los días y vacaciones del personal, es confiar en la efectividad de la tecnología y adoptar un gestor de vacaciones. ¡Olvídate de tareas y procesos manuales! Optimizando el desarrollo laboral de tus equipos de RRHH.