¿Te resulta misión imposible cuadrar una reunión con tu equipo de trabajo? ¿Sabes los días de vacaciones que se han cogido Julia o Andrés? ¿Necesitas hablar urgentemente con un técnico del departamento informático pero no sabes si en verano hace jornada intensiva?

¿Cómo podemos optimizar una agenda laboral y organizar el tiempo de nuestros equipos?

Seguro que en algún momento de tu vida laboral te has planteado estas cuestiones. O al menos unas parecidas. El tiempo es un recurso escaso y de su gestión dependen el éxito profesional y el bienestar personal.

Para ayudarte a resolver esta problemática de gestión y organización del tiempo, vamos a ver a continuación una serie de herramientas que te ayudarán a organizar mejor tu agenda y calendarios junto a tus empleados.

When I Work

Esta app te permite programar reuniones y comunicarte con tus empleados directamente desde tu dispositivo Android o la versión de escritorio para PC. Podrás ver en tiempo real en qué franja horaria va a trabajar una persona en concreto o si tiene algún hueco libre durante la semana. También la puedes usar para cuadrar horarios de un departamento o de toda la organización. De momento no da soporte para iOS.

Doodle

Es la herramienta estrella para crear y organizar eventos por dos motivos: es gratis y es sencilla de usar. A través de un simple email podrás crear todos los eventos que necesites sin registro alguno y proponer diferentes fechas/horas. Ya solo queda compartir la URL entre tus contactos para que participen y elijan cuando les viene mejor. Si quieres ampliar funcionalidades, tiene también una versión PRO que es de pago y también una aplicación para Smartphone.

Calendly

Otro servicio para agendar eventos (reuniones, calls, webinars, etc.) según la disponibilidad de las personas. Destaca principalmente por su interfaz de usuario y un sistema de creación de eventos sencillo y claro. Se integra sin problemas con Google Calendar y Office 365 Calendar. Tiene una versión totalmente gratuita y otra Premium que desbloquea interesantes características como diferentes tipos de eventos o la posibilidad de modificar las notificaciones y recordatorios a los invitados.

Planning PME

Gestiona la actividad en tiempo real sin necesidad de hojas de Excel gracias a los calendarios de ausencias y ocupación de tu plantilla. Permita la vista de calendario semanal o mensual para cada persona. Con su sistema de alertas y notificaciones, los empleados serán avisados de inmediato sobre cualquier cambio que se produzca en su agenda. Cuenta con versión web y aplicación para smartphones y tablets.

Google Calendar

Quizá la más básica pero no por ello la menos interesante. Para empezar funciona en todos los dispositivos (ordenador, tablet y smartphone) y se sincroniza con tu cuenta de correo. Es un calendario electrónico que nos permite crear eventos e invitar a nuestros contactos a ellos. Podremos tener nuestros propios calendarios y compartirlos con el resto. De la misma forma, podremos ver aquellos calendarios que los contactos hayan compartido con nosotros.