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gestion del tiempo en el trabajo

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

gestion del tiempo en el trabajo

“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta” Séneca, año 55 d.C.

¿Realizamos una optima gestión del tiempo en el trabajo? ¿Logramos cumplir con todos los objetivos marcados? ¿Somos realmente productivos? Estudios indican que solo un 45% de la jornada laboral en España es productiva: gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias, pero que no aportan rentabilidad: el problema, por tanto, no es la falta de horas sino la mala gestión del tiempo que impide hacer frente a todas las tareas. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno.

El 20% restante de tiempo, que puede ya considerarse como directamente no productivo, implica una pérdida neta de minutos (horas en algunos casos), recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización.

En este artículo buscamos enseñarte cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo. Si quieres saber mucho más de este tema, descarga nuestro e-book gratuito "Claves para optimizar la gestión del tiempo de trabajo".

Gestión del tiempo: Hacer balance y poner soluciones

Partiendo de que el tiempo es un recurso limitado, es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas y por eso, al final de la jornada el balance puede ser:

Negativo: cuando no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto.

O positivo: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar, en términos de calidad en ambos casos.

Una buena autogestión del tiempo positiva es vista, en el mundo laboral,  como símbolo de la gente eficaz, exitosa. 

Si la realidad se asemeja a la primera opción, a la mala gestión como causa de origen, hay que añadir los ladrones del tiempo, que consiguen aumentar las proporciones del problema dificultando su solución.

Una gestión del tiempo ineficiente, agravado por el mal uso de los emails, reuniones mal programadas, constantes interrupciones, llamadas y multitarea dan como resultado: estrés, tareas inacabadas, actividades pospuestas, necesidad de dedicación en horas extra, desmotivación en la plantilla, reducción de los niveles de satisfacción laboral, descenso de la competitividad y disminución también de la productividad.

Por ello, podría decirse que los principales problemas de la gestión del tiempo en las empresas proceden de:

  • Falta de consciencia
  • Falta de objetivo
  • Reuniones laborales
  • Abuso o mal uso de herramientas como el correo electrónico
  • Interrupciones excesivas
  • Falta de planificación de citas y tareas
  • Incapacidad de priorizar aquello que es importante de lo que es urgente
  • Insuficiente delegación de tareas

Sin embargo, darse cuenta de que éste es el caso, de que se cae en alguno o varios de estos errores (más comunes de lo que pudiera parecer) y que además la gestión de tiempo ineficiente se está convirtiendo en un problema generalizado no es el fin, sino el principio.

Reconocer el conflicto es el primer paso para ponerle solución. Y esta solución pasa por medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. De esta forma es posible reconocer más fácilmente a las actividades que más valor aportan para poner todo nuestro foco y atención en ellas, renunciando a recurrir a la falta de tiempo como excusa. Solo nosotros somos dueños de nuestro tiempo, está en nuestras manos empezar a gestionarlo y dejar de intentar robarle minutos.

La gestión del tiempo en datos

Los empresarios no se dan cuenta de que la regla 80/20 (que establece que el 20% de los clientes representan el 80% de las ventas) se aplica a todas las dimensiones del negocio. Y eso incluye la gestión del tiempo, pero ¿se hace de forma correcta? Los datos afirman lo contrario:

  • El email se consulta una media de 20 veces por hora.
  • Al menos el 25% de la jornada laboral se invierte en consultar o responder emails.
  • Las reuniones improductivas se llevan más de 30 horas al mes de cada trabajador.
  • El promedio de interrupciones que una persona sufre a lo largo de su jornada laboral es de 56.

Los datos obtenidos por softwares de medición del rendimiento expresan que la media de trabajo en la misma aplicación de forma ininterrumpida no suele ser nunca superior a 1 minuto.

Esta pérdida de productividad está valorada en al menos 8.000€ por empleado al año, y eso partiendo de la consideración de que, de las 10 horas que se está en la oficina, sólo 6 ó 7 se consideran productivas.

Está claro que el tiempo es oro, y a causa de una mala gestión del tiempo, los sucesos del día a día pueden llegar a dirigir nuestra jornada laboral, apartando cualquier programación de tareas que nos ayuden a ser más productivos.  

Entre las mejores propuestas para poner fin a esta espiral de improductividad están:

  • Reingeniería de procesos (BPR): que implementa cambios para mejorar los procesos que lo requieran tras ser detectados.
  • Creación de procedimientos: una forma de dar más eficiencia a los procesos del trabajo del conocimiento y que parte de la detección de los métodos de trabajo que mejores resultados aportan para proceder a su despliegue a toda la organización.
  • Definición de puesto de trabajo: que determina qué aplicaciones se usan más y qué tiempo se dedica a cada tarea, entre otras variables, para poder definir el mapa de productividad y diseñar el perfil óptimo para cada puesto y persona, que le ayude a lograr sus metas y ajustar desviaciones de forma fácil, transparente y realista

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Hábitos para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo y aumentar la productividad

En los hábitos también está parte del éxito. Si cada día se siguen unas prácticas de trabajo para evitar la dispersión y la falta de foco, mejorará exponencialmente el rendimiento laboral.

Organizar la jornada

Invertir diez minutos para ordenar la jornada es muy eficaz y compensa. Si no planificamos las tareas del día, caeremos en el caos. Lo ideal es ir tema por tema y avanzar cuando se ha cerrado el anterior. Contar con una herramienta de planificación de funciones facilita la organización y desarrollo del trabajo distribuyendo cada tarea y controlando que no nos desviamos del objetivo.

Establecer prioridades

Entre lo importante y lo urgente, es necesario no dejarse atrapar por la vorágine del día a día. Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes pero no urgentes. Si continuamente estamos apagando fuegos, nunca terminaremos nuestra labor y se perderá un tiempo irrecuperable. Una clave para diferenciar mejor: todo lo que tiene que ver con lo importante nos acercará a nuestros objetivos a largo plazo. Así mismo, es vital identificar los ladrones de tiempo o aplicaciones improductivas, descartarlas y priorizar el uso de aquéllas que fomentan la productividad y favorecen la consecución de objetivos. Los sistemas de medición de productividad ayudan en este sentido, ya que son un instrumento idóneo para eliminar esos factores negativos que impiden aprovechar el tiempo y optimizar la gestión.

Delimitar plazos concretos

Asignar un tiempo determinado a cada tarea agilizará las jornadas laborales. Teniendo claro el orden y el tiempo, evitamos procrastinar y olvidarnos incluso de tareas por no tener fechas de finalización. Ciertos sistemas avanzados de gestión de la actividad facilitan esta función y cuentan con alertas que recuerdan los plazos de realización de los proyectos y avisan si se está retrasando el objetivo.

Tener el mail bajo control

El correo electrónico es uno de los mayores enemigos del rendimiento y la productividad. Lo mejor es cerrarlo y consultarlo dos o tres veces durante la jornada. Si pensamos que, además, cada empleado suele revisar también sus cuentas personales, el tiempo restado a la jornada laboral es considerable, un 28%, según la consultora McKinsey. Una auténtica amenaza para la productividad cuando, por otra parte, el 80% de los correos que llegan son totalmente descartables.

Planificar pausas

Son necesarias para descansar, mantener la concentración y volver al trabajo con ganas y nuevas ideas. Cada tres o cuatro horas son suficientes quince minutos. No confundir pausas con las interrupciones como llamadas, alertas de mensajes, emails, conversaciones, etc., que secuestran nuestra atención por un tiempo.

Soluciones para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo

Los software de registro horario, más allá de su funcionalidad de control y cumplimiento legal, ayudan a optimizar la gestión del tiempo de los profesionales, identificando los ladrones de tiempo y las actividades improductivas, con el objetivo de evitarlas y promover el rendimiento laboral para el éxito del negocio. 

Este tipo de soluciones, facilitan la organización de la jornada laboral; permitiendo establecer acciones prioritarias dentro del tiempo disponible, así como planificar las pausas y respetar el derecho de desconexión digital.

Adquirir este tipo de herramientas, no solo optimiza el mantenimiento de los buenos hábitos mencionados, sino también garantiza la conciliación laboral, equilibrando cada jornada y promoviendo así la optimización de la gestión del tiempo en el trabajo para cada trabajador.

Time@Work, el software de control horario de WorkMeter, garantiza el cumplimiento de la ley de Registro de la Jornada de trabajo; registrando la hora en que el trabajador inicia la actividad laboral en su dispositivo de trabajo y la hora de finalización o descansos, permitiendo el control exacto de las horas trabajadas, las pausas y las horas extras, de forma sencilla y efectiva.

Los empleados podrán acceder a sus datos personales para optimizar la gestión de su tiempo y aumentar su productividad laboral. Los directivos tienen acceso a los datos relacionados con la actividad laboral y horarios de las jornadas de los trabajadores, para controlar y equilibrar las cargas horarias, así como gestionar las remuneraciones de horas extras.

La información se estructura por horario, por actividad, por empleado y por dispositivo. Estas funcionalidades hacen que sea una herramienta muy útil para el análisis y la evaluación de la gestión del tiempo en el trabajo de todo equipo de profesionales.

Time@Work es un sistema de registro de jornada 100% automático, que elimina las pérdidas de tiempo en informes manuales, evitando errores e información incompleta.

 

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