No es una tarea fácil escoger, entre el mar de herramientas que ofrece el mercado digital, una solución idónea para la gestión de proyectos a distancia. Por eso, te presentamos cuatro de los mejores software para la gestión integral de proyectos junto a las cuatro aplicaciones más usadas y recomendadas para la gestión de tareas y actividades, explicando sus diferencias y características principales, para que, después de evaluar las necesidades de tu empresa, puedas tomar la decisión más acertada.
Herramientas para la gestión de proyectos a distancia
Es un hecho que el teletrabajo es la modalidad preferente en muchas empresas, por eso es necesario contar con las herramientas más efectivas, sobre todo si se trata del éxito de los proyectos que promueven el crecimiento del negocio empresarial.
Antes de elegir la herramienta ideal para tu empresa, es importante entender y reconocer que las herramientas para la gestión integral de proyectos, y las herramientas para la administración de tareas enfocadas, son dos tipos de soluciones diferentes, y que en conjunto, potencian la eficiencia y el rendimiento laboral del personal, para así alcanzar el éxito de cualquier proyecto, tarea u objetivo.
Software para la gestión integral de proyectos
Son herramientas muy útiles y necesarias para la gestión de proyectos a distancia, ya que cuentan con funcionalidades colaborativas que ayudan a las empresas, en especial a los directivos y responsables, a gestionar el trabajo de principio a fin.
Gracias a este tipo de soluciones es posible planificar, ejecutar, monitorear, informar y medir el desempeño así como reconocer la rentabilidad de sus proyectos, sus servicios y su cartera de clientes. Permiten desarrollar y monitorear los proyectos desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que suelen almacenar los datos, registrados o adquiridos, en la nube y organizarlos en paneles específicos facilitando su rápida comprensión y accesibilidad. A continuación te presentamos las mejores soluciones para la gestión integral del proyectos a distancia:
WorkProject
WorkProject es un software de gestión de proyectos que mide el tiempo invertido en cada proyecto o para cada cliente, los costes y los márgenes. Cuenta con un novedoso sistema de reglas condicionales, único en el mercado que permite detectar, de forma automática, en qué proyecto se está trabajando e imputar el tiempo de manera precisa. No hay errores ni olvidos, los datos obtenidos son 100% objetivos.
Con WorkProject es posible calcular en tiempo real el coste de los proyectos, el total de horas a facturar, identificar posibles desviaciones y calcular los márgenes. Permite desglosar cada proyecto en tareas y sub-tareas, así como monitorearlos a través de un panel resumen que ofrece toda la información sobre las horas totales registradas en cada proyecto, así como un porcentaje de dedicación de actividad sobre el total.
Gracias a WorkProject es posible llevar un control exhaustivo de los proyectos de la empresa e identificar la rentabilidad de los mismos, tanto como de la cartera de clientes. Además, cuenta con un completo centro de ayuda, que facilitará la navegación dentro de su entorno web. WorkProject ofrece una prueba gratuita de 15 días.
Wrike
Wrike es un software de gestión de proyectos ágil y altamente configurable. Destaca por su opción para personalizar los flujos de trabajo, tablas Kanban, diagramas de Gantt, formularios, paneles e informes, así como por la posibilidad de editar y revisar proyectos desde la plataforma. Facilita la organización de tareas, el intercambio archivos y el seguimiento del progreso del proyecto.
Su interfaz cuenta con tres paneles que son la base de la organización de tareas y sub – tareas de un proyecto. No obstante, la vista de los tres paneles puede llegar a complicar la navegación del usuario.
Wrike también permite agregar comentarios a secciones, videos o documentos y crear campos personalizados para exportar los datos más relevantes para tu empresa.
Clarizen
Clarizen es una herramienta de gestión de proyectos que cubre las necesidades profesionales de planificación, ejecución, recursos y control de actividades así como de horarios, documentos, comunicaciones e informes. Cuenta también con funcionalidades que facilitan la organización de las actividades de cartera, alineando los proyectos a los objetivos comerciales.
Cuenta con un panel de equipo, donde cada integrante puede visualizar su participación, tareas, cronogramas, presupuestos, comentarios y documentos compartidos. La automatización del flujo de trabajo es altamente configurable, permite obtener información en tiempo real sobre todos los recursos, horarios y tareas disponibles de las partes involucradas en un proyecto.
Celoxis
Celoxis es un gestor de proyectos en línea que cubre la necesidad de seguimiento de tiempo, cartera y colaboración laboral, gestionando las agendas, recursos, presupuestos, aprobaciones, riesgos, problemas, solicitudes de cambio y otros elementos involucrados en el desarrollo del proyecto.
Cuenta con una interfaz intuitiva, colorida y gráfica. La navegación se hace a través de diferentes paneles para rastrear y monitorear los proyectos en tiempo real, la disponibilidad y el uso de los recursos.
Los administradores tienen la posibilidad de personalizar los campos para determinar informes clave e incluye campos de fórmula, puede identificar fácilmente todos sus KPI financieros, como el VPN.
Aplicaciones para la administración de tareas
Las aplicaciones para la administración de tareas, son herramientas colaborativas que, a diferencia de las soluciones para la gestión integral de proyectos, se enfocan en cada una de las actividades a realizar para cumplir el objetivo de un proyecto, organizando y monitoreando su progreso para mantenerlo dentro del programa del proyecto. A continuación te presentamos las cuatro más recomendadas y utilizadas por los profesionales.
Trello
Trello es una herramienta muy completa, intuitiva y útil para todo tipo de proyectos. Incluso es de las aplicaciones de tareas más utilizadas en el mercado.
Permite gestionar las tareas y actividades por persona y por grupo, asignarlas a través de tableros dinámicos, con funciones de arrastrar y soltar. También permite modificar y programar fechas, así como las horas de entrega.
Su panel principal cuenta con tres columnas predeterminadas: “Por hacer” “En proceso” “Hecho”. Estas columnas pueden personalizarse.
Asana
Otra de las herramientas más usadas para la gestión de tareas, permite organizar y ejecutar actividades diarias.
Con Asana es posible organizar las tareas por etiquetas, incluir fechas de entrega y también adjuntar los archivos que creas necesarios.
Cuenta con un sistema de comunicación integrado que no depende de otras herramientas externas, por lo que en una misma herramienta es posible tener un administrador de tareas y un servicio de comunicación interna para los miembros del equipo.
Evernote
Evernote cuenta con una interfaz que imita a un cuaderno de notas, donde es posible organizar las tareas diarias vinculadas a un proyecto. Una herramienta también muy útil para profesionales del copywriting ya que puede servir como base de notas.
Permite crear listas de tareas, proyectos y organizar cualquier actividad. Sin embargo, cuenta con muchas funcionalidades de pago que pueden conseguirse en otras aplicaciones gratuitas.
Remember The Milk
Es la aplicación para la administración de tareas más antigua, también una de las más fáciles de usar. Permite crear una serie de listas de tareas o actividades y organizarlas por prioridad y marcar aquellas ya completadas. Además brinda la posibilidad de compartir las listas de tareas con los demás miembros del equipo y crear subtareas si es necesario.
Ahora que conoces la diferencia entre las soluciones para gestionar los proyectos y tareas a distancia, puedes evaluar cuál es la que más se adapta a las necesidades de tu empresa, así promover el éxito de tus proyectos durante el teletrabajo.
Si estás buscando soluciones para optimizar la gestión del trabajo a distancia en tu empresa, te invitamos a leer nuestro post “Las herramientas de teletrabajo que no pueden faltar en tu empresa” y si quieres aumentar la productividad en tu empresa, te recomendamos “Los mejores Softwares de Productividad para empresas”.
