Gestión horaria: Control jornada diaria

Actualmente existen dos leyes que comprometen a las empresas a tener que llevar un registro y control de la jornada diaria de sus trabajadores. Para cubrir esta necesidad, en este artículo te explicamos cuáles son las cinco mejores soluciones para una efectiva gestión horaria.

Desde el 2019 las organizaciones han buscado alternativas a esta necesidad pero con los diferentes cambios laborales, la flexibilidad horaria y la modalidad de teletrabajo en aumento, muchas de estas alternativas han dejado de ofrecer fiabilidad de información o dificultan el registro de jornada a falta de la presencialidad de los trabajadores. 

En este post, exponemos algunas soluciones para el control de jornada diaria, con el objetivo de cumplir con las normativas y obtener informes precisos, igual de efectivos durante el teletrabajo o en modalidad de trabajo presencial.

El 2020 fue un año que marcó profundos cambios dentro de la gestión empresarial, impulsando la transformación digital para facilitar la comunicación y conectividad entre trabajadores deslocalizados, así cómo para la objetividad de informes de seguimiento y resultados, permitiendo a las empresas continuar con su actividad y crecimiento aún en tiempos de crisis. 

El impacto del teletrabajo género la necesidad de nuevas herramientas y habilidades gestión, así como de una nueva normativa; la ley de trabajo a distancia, para un adecuado control y respeto en el desarrollo de esta modalidad que abarca diferentes variables como la flexibilidad horaria, la desconexión digital, la voluntariedad, el registro de jornada, la digitalización, entre otras.

El control de jornada diaria es hoy una necesidad. La ley de registro horario, cobijada también por la mencionada ley de teletrabajo, es una realidad y las empresas que hagan caso omiso o no la estén cumpliendo adecuadamente se enfrentan a diferentes tipos de multas que oscilan entre 635 euros hasta 187.515 euros según su gravedad, como se indica la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden social.

Entonces, tanto la Ley de Trabajo a Distancia como la Ley de registro horario plantean como requisito que todas las empresas tengan un control de jornada diario; desde el inicio, hasta la finalización. 

En este registro debe ser evidente su horario, sus pausas y sus descansos, independientemente del tipo de jornada que estos tengan. Así mismo, la empresa estará obligada a tener un informe donde se visualice el registro de horario de los trabajadores durante cuatro años. Pero, ¿Cuál es la solución que mejor se adapta a tu empresa para cumplir con las leyes y necesidades descritas?

Top 5: Soluciones para el control de la gestión horaria

Te explicamos cómo garantizar el cumplimiento de la ley de control horario y la ley de teletrabajo, optimizando tu gestión empresarial.

La transformación digital es la protagonista de los sistemas más usados los últimos tiempos. Por eso, quisimos exponer un top 5 de soluciones digitales, algunas automáticas y otras manuales, que garantizan el control de la jornada diaria de los empleados. Todas basadas en las ventajas de la tecnología para que identifiques cuál de estas es la que mejor se adapta a tus necesidades:

1. Software de control tipo SaaS, muy completo, intuitivo y efectivo

El primer puesto se lo llevan los sistemas de registro y gestión horaria tipo SaaS. Cubren la necesidad de control de jornada diaria y optimizan la administración horaria, ¡es la solución más efectiva y objetiva que puedas encontrar!

Time@Work es el software de control horario de WorkMeter 100% SaaS, que recoge la información de los dispositivos y equipos que la empresa facilita a sus trabajadores, registrando automáticamente la hora de entrada, salida, pausas, descansos y trabajo offline. Permitiendo una completa gestión horaria.

Mide de forma 100% automática el tiempo de trabajo efectivo, brindando datos son completamente objetivos y preciso, para que los trabajadores y responsables puedan consultar las horas trabajadas, así como el tiempo extra acumulado, el periodo de vacaciones y la licencia por enfermedad disponible.

Su interfaz es intuitiva y amigable, por lo cual el personal de la empresa no necesitará una profunda formación sobre su uso, solo una breve introducción a sus funcionalidades. No tiene costes de infraestructura, solo se instala y configura en cuestión de minutos.

Time@Work, cuenta con un gestor de vacaciones y ausencias, que permite ahorrar tiempo de procesamiento de solicitudes, validaciones y contabilización de días.

Al ser un servicio SaaS, permite a los trabajadores acceder al software, basado en la nube, a través de la web o un API, desde cualquier lugar. La información se adquiere de acuerdo a la actividad del trabajador con el ordenador o dispositivo, de esta manera se genera un preciso registro horario de la jornada laboral.

El fichaje del horario de cada jornada laboral a través de Time@Work, se puede realizar desde un ordenador, desde un dispositivo móvil o desde el entorno web. Depende de la actividad de la empresa y de sus exigencias laborales.

Una solución que además de adaptarse a las exigencias de la empresa y optimizar la gestión horaria, garantiza la ley de registro de jornada y la ley de trabajo a distancia previamente mencionadas, respetando también el derecho de desconexión digital, a través de avisos configurables que informan al trabajador cuando ha sobrepasado el tiempo de su jornada laboral, invitándolo a desconectar.

2. Sistema de gestión de horario en línea, de rápido acceso

El segundo lugar, lo tiene un sistema de registro y gestión horaria en línea, que cuenta con una automatización de procesos limitada.

Los sistemas de seguimiento de tiempo en línea, también se alojan en la nube, pero a través de un servicio diferente y con una automatización de procesos limitada. 

También son una herramienta muy útil y sencilla para el control de jornada diaria, ya que registra la actividad rutinaria de los dispositivos y equipos de cada empleado. Cuentan con la misma ventaja de accesibilidad, es decir, toda información de actividad que esté registrada se puede consultar en línea desde cualquier lugar en cualquier momento a través de cualquier dispositivo, brindando informes sobre el tiempo trabajado. 

Algunas operaciones de registro se deben realizar manualmente lo que hace que los datos pierdan objetividad. Sin embargo, el proceso de acceso es simple y rápido, no requiere de ningún tipo de instalación.

3. Sistema de asistencia móvil, preciso y fácil de usar

En tercer lugar una solución GPS. Un sistema de asistencia y gestión horaria para equipos que trabajan fuera de la oficina.

Algunos trabajadores ocupan mucho tiempo en visitas a clientes, viajes corporativos o prefieren la modalidad de teletrabajo, lo que dificulta el seguimiento de sus horas laborales. 

Los sistemas de asistencia móvil incorporan el satélite de posicionamiento global, comúnmente llamado GPS, que permite un monitoreo del trabajo del personal de la empresa. Los trabajadores deben confirmar las horas de acuerdo a los datos recopilados a través de un teléfono de empresa con GPS para que los movimientos sean rastreados legalmente.

4. Gestión de horaria con Google Drive, entre lo tradicional y lo moderno

El cuarto lugar es para una solución manual pero útil; documentos editables y compartidos como una solución de gestión horaria y control de jornada laboral.

Google Drive ofrece un servicio de almacenamiento en la nube que puede ser oportuno aprovechar para el registro y el control de jornada diaria, ya que permite sincronizar un plantilla de registro horario en Excel, donde cada trabajador puede registrar su horario de entrada y salida, además de los distintos periodos pactados con la persona responsable del equipo y de gestionar los informes necesarios en caso de una posible inspección. 

Es imprescindible que los trabajadores tengan una cuenta Google activada y un equipo que permita acceder al Drive desde el navegador, o bien, instalar “Backup and Sync” de Google en un ordenador. De esta manera todos tendrán acceso al documento editable. 

Al ser un sistema de imputación manual, los datos registrados dependen de la transparencia de los trabajadores y es posible que pierdan objetividad y precisión.

5. Correo electrónico, tradicional y sin instalación

Finalmente, el quinto lugar es para un sistema en línea más tradicional. También manual, es práctico pero tedioso.

Un sistema utilizado para el control de jornada y la gestión horaria, que no necesita de instalación alguna, con registro y consulta desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. 

Muy útil para el personal de oficina que trabaja con frecuencia a través de su correo electrónico. Este sistema recoge de forma automática el registro del trabajador de acuerdo a la actividad dentro del correo electrónico. 

El empleado, simplemente pulsando un botón, registra el horario de su jornada. El sistema permite también que el trabajador pueda, al final de la jornada, corregir su horario si este no hubiese sido efectivo, e indicar si estaba de baja, o en periodo de vacaciones, etc.

Ahora que conoces las soluciones para el control de jornada diaria existentes, ¿Ya sabes cuál se adapta mejor a tus necesidades? Evalúa tu elección y escoge la más completa, aquella que facilite el trabajo de tu equipo, optimice su gestión horaria y garantice el registro de jornada laboral.

En WorkMeter recomendamos y utilizamos la primera opción descrita, además, ofrecemos sistemas de medición que garantizan el cumplimiento de las normativas mencionadas, así como  un aumento en la productividad laboral. Te invitamos a visitar nuestra web para obtener más información al respecto.