Siempre estamos hablando de gente de oficina, administrativos, contables, gerentes, delineantes… gente que está todo el día haciendo tareas que dependen en menos medida de agentes externos, como los comerciales. Pero, ¿Cómo debe gestionar su tiempo un comercial para ser más eficaz? ¿Cómo sacar todo el jugo a la jornada laboral?

Para empezar, y lo más importante para un comercial, debería ser que tenga como cláusula de contrato la flexibilidad horaria. Un comercial que no tiene horario flexible, no puede vender en condiciones, pues sus clientes son los que van a manejar su agenda, y no puede ceñirse al horario que la empresa establezca. Esto se nota más en multinacionales, empresas que venden al extranjero, en una zona horaria diferente a la de la empresa, o gente que vende a comercios, que tienen un horario de parada mayor a mediodía, o gente que vende a bares nocturnos, que suelen estar cerrados por las mañanas. Y esos son unos pocos ejemplos de por qué un comercial debe de tener horario flexible para poder gestionar eficazmente su tiempo. No olvidemos que son la cara visible de la empresa.

Este primer e importante punto es beneficioso para el trabajador, pues le ayudará a conciliar su jornada laboral con la familiar, pero también es una trampa, pues estará cuestionado por sus horarios, salidas, entradas, etc. No debería importar, la productividad de un comercial se debería de medir por la efectividad de sus ventas, no por sus horas trabajadas, lo que no excluye que el comercial no deba gestionar bien su tiempo, y optimizarlo para poder vender más.

La herramienta más importante del comercial, es su agenda, tanto la de contactos, como la de citas. A día de hoy, con los smartphones y ordenadores portátiles, todo está en uno, tienes alarmas y muy buenas aplicaciones, y organizarse es mucho más fácil. Pero cómo gestionamos esa agenda es la parte más importante, sobre todo la de los horarios.

En primer lugar, un buen comercial debe conocer los horarios de sus clientes, tanto para llamarles como para visitarles. Y lo ideal, es planificar esas visitas la semana anterior, principalmente, los viernes, que son días que la gente está ocupada cerrando temas, no están por la labor de recibir a nadie, solo piensan en el fin de semana. El viernes es el primer día de la semana de un comercial, es cuando se debe preparar la agenda de la semana siguiente, confirmar visitas ya programadas, y programas nuevas visitas, de modo que podamos empezar la semana productivamente. Los comerciales que tienen visitas los viernes a las 12 y luego toda la tarde, y ya no van a volver, son sospechosos de escaqueo.

Para tener una buena gestión del tiempo, hay que tener una buena gestión de la información que manejamos. Tener las cosas ordenadas, datos, fechas, pedidos, citas, es imprescindible para no perder tiempo en las consultas antes de hablar o de visitar a un cliente. Tener un archivo de cada cliente con sus pedidos, las fechas de las últimas visitas con anotaciones de lo que se habló, si se ha hablado por teléfono, si tiene un pedido en marcha o entregado, etc. nos facilitará poder atenderle en caso de una llamada por su parte en un momento inoportuno, o cuando estemos preparando la estrategia para la próxima visita, o cuando tengamos que hacer un reporte semanal, mensual, o anual al director comercial o al gerente. Tener todo bajo control, es primordial.

Finalmente, las visitas. Hay que buscar una ruta que nos permita encajar a varios clientes o visitas en la misma salida. No hay peor pérdida de tiempo que la de ir de aquí para allí en un coche. Si llegamos antes, repasamos el fichero en nuestro portátil o móvil, y tratamos de llegar a tiempo a la siguiente visita. Hay que hablar con los clientes de este día me va mejor porque tengo la ruta por su zona, y si no es urgente, el cliente entenderá y aceptará. Trabajar por rutas, días pares e impares, para optimizar los recorridos y el tiempo que se pasa en trayecto. Algunos comerciales utilizan ?técnicas avanzadas? de visita sorpresa. Si vas a ver a un cliente y no está, es tiempo perdido, y no es tu tiempo, es el de tu empresa. Planifica, confirma y ejecuta.

En resumen, la gestión eficaz del tiempo del departamento comercial no debería distar mucho de cualquier otro departamento, pero esa libertad que este departamento tiene, si no se utiliza bien, puede jugar en su contra. Una buena planificación es esencial para una buena gestión eficaz de tiempo.