Entender cómo gestionamos nuestro tiempo nos va a permitir analizar nuestra forma de trabajar y poner en marcha buenas prácticas que aumenten nuestro rendimiento laboral.

La forma de administrar el tiempo y el modo de abordar la resolución de las tareas asignadas configuran la gestión del desempeño. Ambos factores, si se combinan de la manera adecuada, resultarán en productividad, por ello los dos han de incorporarse a la estrategia de gestión del talento desde su definición.

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La toma de decisiones estratégicas depende de los tiempos de trabajo, sin embargo, no pueden considerarse de forma aislada, sino que han de analizarse en relación al rendimiento de las personas. La productividad dictará la definición de acciones destinadas a:

• Reorientar un proyecto.
• Asignar más o menos tareas a un departamento o a un individuo.
• Reconocer los logros de un trabajador.

Éstos son sólo algunos de los ejemplos más comunes, aunque lo interesante es la vía que permite llegar a conclusiones de este tipo. No cabe duda de que decisiones así obedecen a un análisis, que se basa en la interpretación de unos datos. Y son esos datos los que encierran la clave de la gestión del talento y, por supuesto, también del desempeño, ya que ambas no pueden entenderse por separado.

Los datos provienen de métricas y éstas representan en valores numerarios una realidad. De la abstracción de una situación se obtiene, a través de la medición de unos indicadores, una cifra o un porcentaje que ilustra una circunstancia, haciéndola comprensible, inteligible, útil. El mundo de la empresa es el último lugar al que la importancia de las métricas ha alcanzado y, es curioso, porque en el día a día son una constante, y a única forma de conocer para comprender y poder actuar en consecuencia. De la misma forma sucede, por ejemplo:

• Cuando se cronometra el tiempo en que se sumerge la pasta en agua hirviendo, para saber cuándo ha alcanzado su cocción óptima y está lista para protagonizar una cena memorable.
• Al pesarse cada mañana, la persona que ha comenzado una dieta adelgazante.
• Cuando se mide el espacio disponible en una habitación, para saber la anchura máxima que puede presentar el armario que se necesita comprar.

La medición del tiempo se encuentra integrada en la vida de todos, ¿por qué no beneficiarse de ella también en el trabajo?

La principal ventaja de dar este paso es poder contar con la capacidad de mejorar, ya que es imposible hacerlo sin conocer el punto de partida o sin monitorizar la evolución. Medir el tiempo dedicado a trabajar, medir la productividad o el rendimiento de los empleados, es una manera de gestionar el talento, en términos organizacionales, pero a la vez es el único modo posible de autogestionarse, como trabajador.

Conocidas las necesidades se pueden:

• Tomar acciones que reorienten los puntos débiles y los conviertan en fortalezas.
• Potenciar las habilidades y fomentar el desarrollo de las personas.
• Alinearse con la estrategia de la empresa.

Lograrlo sólo depende del esfuerzo de todos, del individual y de contar con la herramienta de medición adecuada, que puede complementarse con algunas recomendaciones para la gestión del tiempo y las tareas como las siguientes:

• 5 consejos para que la gestión del tiempo sea más productiva:
  • Minimizar el uso del email y limitarlo a un momento del día determinado. Dejar de consultarlo cada cinco minutos.
  • Conocer en qué se pierde el tiempo.
  • Ser consciente del nivel de concentración o lo que es lo mismo, del máximo tiempo que se es capaz de centrarse en una tarea concreta ininterrumpidamente.
  • Poner límites a los compañeros de trabajo, no estar siempre disponible.
  • Encontrar un gestor de tareas cómodo y sencillo de emplear y usarlo.
• 5 recomendaciones para la gestión de tareas productiva:
  • Comenzar por la más prioritaria, urgente o relevante.
  • Centrar toda la atención en la actividad que se está llevando a cabo, olvidándose de cualquier cosa que no tenga que ver con su ejecución.
  • Agrupar las tareas correlativas o que estén relacionadas de alguna manera.
  • No procrastinar.
  • Preparar todo lo necesario para realizar una tarea antes de comenzarla.

Cómo encontrar la mejor herramienta para gestionar el desempeño

El mercado ofrece una amplia variedad de herramientas capaces de medir los tiempos de trabajo, sin embargo, no todas son capaces de proporcionar las métricas que conducen a gestionar el desempeño. Para que la solución escogida ofrezca esta posibilidad a través de la medición de tiempos y tareas debe:

• Mostrar el tiempo invertido en cada aplicación informática: para conocer mejor la forma de gestionar el tiempo y ordenar prioridades de cada persona.
• Presentar el tiempo dedicado a trabajar sin interrupción: es un indicador de concentración en las tareas y su control permite fijar objetivos individuales que ayuden a aumentar el índice de TMA (tiempo medio de actividad).
• Porcentaje de tiempo productivo: valor que se obtiene al comparar el tiempo empleado en actividades productivas con el de actividad total.

• Absoluto de tiempo productivo: indica el total de horas que se han empleado en tareas productivas, ya sea a lo largo de una jornada laboral, a lo largo de un periodo o en relación a un proyecto.
• Porcentaje de aplicaciones utilizadas para llevar a cabo actividades productivas para la empresa: extremadamente útil para ayudar a centrar la atención en tareas prioritarias y corregir malos hábitos, como el abuso del correo electrónico.

• Porcentaje de tareas asignadas a un individuo correspondientes a un proyecto: una forma muy práctica de conocer su productividad, su forma de gestionar y también para detectar sobrecargas de trabajo o pérdidas de alineación.

El poder disponer de un cuadro de mando que permita visualizar, a través de informes y gráficas el modo como se invierte el tiempo y la manera en que se está trabajando es necesario para toda empresa que se preocupe por mejorar, optimizar resultados, crecer, gestionar el talento y aumentar los niveles de motivación de sus trabajadores.

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