No definir riesgos u oportunidades fue una de las principales causas de fracaso en la gestión de proyectos durante el último año, con una incidencia del 30%. ¿Y tú, gestionas para prevenir los riesgos o directamente los asumes?
Cuando empezamos a gestionar proyectos es indispensable tener a mano el manual PMBOK (Project Management Body of Knowledge), creado por el PMI (Project Management Institute), organización internacional que estudia la gestión de proyectos. Este documento es considerado por los expertos como la biblia de la gestión de proyectos, pero si bien es muy útil, también es un manual denso que requiere dedicarle tiempo.
Debemos prestar tanta atención a la gestión del riesgo como a la gestión del talento. Así pues, en este capítulo hemos resumido para ti los aspectos más destacados de la gestión del riesgo aplicada a proyectos, según la guía PMBOK del Project Management Institute.
Metodología para la gestión del riesgo de tus proyectos
La gestión del riesgo es el enfoque que tomamos para manejar la incertidumbre derivada de cualquier acción, y en el caso de las acciones empresariales, adquiere todavía más importancia. Es necesario, por lo tanto, adoptar un enfoque proactivo en materia de gestión de riesgos. Esta es la metodología que nos propone el PMBOK para gestionar los riesgos.
Planificar la gestión del riesgo
Ser rigurosos y exhaustivos en nuestra planificación de riesgos sin duda mejora las probabilidades de éxito de los otros procesos de gestión de riesgos. La planificación es importante para proporcionar los recursos y el tiempo suficiente para las actividades de gestión, y para establecer una base que compartan todas las partes implicadas en el proyecto.
Identificar los riesgos
En esta fase pueden participar el director del proyecto, los miembros del equipo del proyecto, clientes, expertos en la materia, usuarios, etc. Es un proceso iterativo, pues se pueden descubrir nuevos riesgos o pueden evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. Existen riesgos corporativos, riesgos operativos, riesgos financieros, de negocio, globales, de procesos, entre otros.
Realizar el análisis cualitativo de riesgos
Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar al proyecto y se documentan sus características. Concentrarse en los riesgos de alta prioridad es una buena práctica, así como tomar conciencia del impacto correspondiente sobre el proyecto derivado de cada riesgo, para saber qué riesgos podemos permitirnos tener menos controlados. Hay que llevar a cabo un control de ciertos factores como el plazo de respuesta, la tolerancia al riesgo según costes, cronograma, alcance o calidad.
Realizar el análisis cuantitativo de riesgos
En este proceso se analiza numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los procesos anteriores. Existe diversidad de opinión respecto a esta fase, pues hay quienes consideran que es tan sólo una pérdida de tiempo y recursos, y otros que lo ven como un factor clave para la gestión del riesgo. En este caso nos tocará juzgar, por la naturaleza del proyecto, la relevancia de los riesgos, o el tiempo del que disponemos, si evaluar o no el impacto cuantitativo de cada riesgo al detalle.
Planificar la respuesta a los riesgos
El último paso y también el más importante en la gestión del riesgo es el de planificar una respuesta. En esta fase se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y recudir las amenazas a los objetivos del proyecto. Las respuestas deben estar en consonancia con la magnitud del riesgo, y deben ser rentables con relación al desafío a cumplir. Durante este proceso podríamos concluir que se debe llevar un control y una monitorización de los riesgos, y que una manera responsable de gestionarlos es: aplicar acciones de eliminación, reducción, minimización y/o control.
No podemos eliminar por completo los riesgos a lo largo del desarrollo de nuestra actividad empresarial, y tampoco podemos fingir que no existen, pues tarde o temprano terminarán materializándose en fracaso, o brindaremos servicios incompletos o ineficaces. Frente a esta realidad, la mejor actitud es hacer una gestión responsable de los riesgos y aprender a gestionarlos.
