Una buena forma de reducir costes es haciendo una buena gestión de tus proyectos empresariales. Si tus empleados usan las herramientas correctas y trabajan en aquellos proyectos que reportan más beneficio a la organización, verás como los gastos se van reduciendo.

¿Podemos reducir costes mediante la gestión de proyectos? Por supuesto. Es posible optimizar al máximo un proyecto empresarial siempre que se obtenga la mayor cantidad de información referente a dichos proyectos y a las variables que puedan surgir.

Primeros pasos para ahorrar costes con la gestión de proyectos

Para empezar, lo más importante es conocer de la forma más exacta posible, cuánto tiempo se dedica a cada proyecto que haya en nuestra empresa. Adicionalmente, si podemos obtener esta información de una manera automática y objetiva, es decir, con la mínima intervención humana que pueda desvirtuar los datos, la gestión de proyectos que hagamos será más positiva y sobre todo más fiel a la realidad.

Antes de nada, lo primero que tenemos que hacer es:

1. Listar y detallar cuántos proyectos hay actualmente en la organización (ya sea de manera global o por departamentos/grupos de trabajo)
2. Organizar a nuestros empleados en función del proyecto o proyectos en los cuales se han visto implicados
3. Como hemos dicho anterior, poder registrar el número de horas que ha estado cada persona trabajando en cada proyecto

¿Qué necesito en mi gestión de proyectos?

Idealmente, si queremos contabilizar el tiempo invertido en cada proyecto, sería interesante contar con una herramienta que te aporte esta información de una manera objetiva y automática. Si es objetiva se eliminará el componente humano y los datos serán más reales. Además, si es automática, el tiempo de reporte de horas que tengan que realizar las personas te lo ahorras, con lo que los empleados podrán seguir trabajando en el proyecto y manteniéndose productivos.

Los indicadores o KPIs más interesantes que puedes necesitar son:

• El tiempo de actividad total de cada proyecto
• El tiempo considerado productivo del total invertido en el proyecto
• El tiempo considerado no productivo

Hemos distinguido entre tiempo productivo y tiempo no productivo porque entendemos que aunque un empleado dedique por ejemplo 6 horas cada día a trabajar en un proyecto concreto, esas 6 horas no serán todas productivas, pues a lo largo del día se producen interrupciones, distracciones y usamos algunas herramientas innecesarias para el desarrollo de nuestro trabajo.

La información que revelan estos indicadores facilita que, cuando se detecte algún tipo de desviación o desajuste, tanto el trabajador como su manager se den cuenta del problema y puedan actuar, tras analizar estos KPIs, para intentar mejorar y cambiar las dinámicas en caso de ser negativas.

Ahorros directos derivados de la gestión de costes

Según la tipología de tu empresa, haciendo una buena gestión de proyectos puedes obtener interesantes beneficios en forma de ahorro de costes. Por ejemplo, las consultorías, agencias de publicidad que trabajan con clientes o despachos de abogados, son una buena muestra de ello ya que generalmente facturan por horas y a diario tienen que definir proyectos, preparar presupuestos y realizar los ajustes pertinentes.

Medir y conocer los tiempos dedicados a cada proyecto nos va a reportar una importante reducción de costes. Algunos ejemplos pueden ser:

• Ahorro de tiempo en la imputación/facturación de horas a un cliente
• Ahorro en herramientas de tracking de computación de horas
• Ahorros derivados de la productividad: los empleados están focalizados en aquellas tareas que reportan mayor valor a la compañía
• Mejor confección de los equipos de trabajo. Si sabemos cuánto tiempo necesitamos para ejecutar un proyecto en las mejores condiciones podremos elegir el número de personas adecuadas que conformen en equipo.
• Ahorros a la hora de confeccionar presupuestos mucho más ajustados a la realidad. Si contamos con datos previos objetivos, las desviaciones serán mínimas a partir de ahora.

Con esta nueva forma de gestionar los proyectos, sabremos el tiempo real invertido en cada uno, lo que se traducen en la simplificación a la hora de facturar por horas.