Parece evidente que en este ambiente tan competitivo y frenético necesitamos una herramienta aliada, que nos ayude a optimizar nuestra gestión de proyectos de forma automática. Poder garantizar la calidad de nuestros proyectos frente a los clientes es una ventaja competitiva que se vuelve indispensable en un mercado como el de las agencias.

Y en cuanto a las consultorías, pueden trabajar desde muchos ámbitos diferentes, desde despachos de abogados, estrategia y operaciones, branding, marketing, tecnología, asesoramiento financiero? pero todas estas organizaciones tienen un mismo objetivo en común: satisfacer al cliente. Cualquier organización que trabaje con clientes y deba manejar proyectos, puede beneficiarse de estos consejos, sea cual sea el producto que vende.

Saber mantener la calma en la multitud de situaciones en las que nos encontramos durante el día a día a veces puede resultar difícil, y por ello debemos tener unos cuantos recursos en la recámara para gestionar nuestras tareas

Optimizar el tiempo de trabajo

Debemos tener la seguridad de que nuestro valioso tiempo está bien invertido. No solo se trata de cantidad, sino de calidad. Podemos dedicar 7 horas a un proyecto y aún así no ser productivos. Para trabajar de forma productiva debemos encontrarnos en un estado mental de tranquilidad y concentración, que podemos conseguir a través de una buena gestión de proyectos. Si sabemos que estamos trabajando dentro del plazo correcto, cuánto tiempo debemos dedicarle a cada tarea, etc, no sufriremos estrés.

Adaptarse a las nuevas tendencias

El mundo del Marketing Digital no deja de cambiar y cada día aparecen herramientas nuevas, nuevas tendencias en el negocio, y nuevas formas de desarrollar la profesión. Por ejemplo, según el Social Media Examiner, Michael Stelzner, las experiencias 3D en videos de 360º adquirirán una gran importancia en 2016, por lo que se prevé que plataformas como Periscope o Facebook Live obtengan aún más notoriedad. Es importante estar informado respecto a las últimas tendencias e integrarlas en nuestras estrategias de Marketing.

Seguir la evolución de los proyectos en tiempo real

Aunque planifiquemos de manera óptima un proyecto, siempre saldrán imprevistos. Por ello es importante poder disponer de la siguiente información.

• Indicadores de productividad por proyectos
• El tiempo invertido en cada proyecto
• Comparación de resultados con previsiones
• Desviaciones de la planificación inicial. Poder detectarlas a tiempo y corregirlas puede ser vital para el proyecto
• Obtener con un simple vistazo las cargas de trabajo por empleados y por departamentos

Medir los resultados

Tan importante como trabajar es después medir el trabajo realizado. La medición de resultados, ya sea a través de datos objetivos recogidos manualmente, o con informes en Excel, CVS i PDF, como realiza de forma automática WorkProject, es indispensable para ver cuáles son los procesos que están dando frutos y cuáles no.

Asegúrate de que la comunicación con el cliente es excelente

No, no basta con que sea buena. Debe ser excelente. No dejar claros los requisitos en un proyecto tiene una incidencia del 38% en el fracaso de los proyectos. Esa cifra es lo suficientemente alarmante para que movamos ficha en el asunto. Debemos asegurarnos de que hemos entendido las demandas del cliente y de que conocemos la filosofía de su empresa, así como preocuparnos de abrir canales de comunicación fluidos para poder re-negociar, re-diseñar o re-planificar si es necesario. Un lenguaje corporal cercano, redactar un email resumiendo lo concluido en una reunión o crear una carpeta compartida en Dropbox o Drive son algunas prácticas que pueden mejorar nuestra relación con el cliente.

Reservar tiempo para ?no hacer nada?

Es hora de apagar los ordenadores durante un rato y desconectar. Salir a dar un paseo, leer, escuchar música, o simplemente relajarse, son prácticas que hasta hace poco tiempo se desvinculaban totalmente de la productividad. Hoy se ha demostrado que no es así. Cuando te relajas estás recargando pilas, estimulando tu creatividad, disminuyendo el estrés, la presión arterial, la frustración, te estás llenando de energía y optimismo? ¡y eso que parecía que no hacíamos nada!

Estas son algunas de las prácticas que podemos seguir para gestionar proyectos en nuestra agencia o consultoría. Sin duda no hay que olvidar aspectos como la comunicación entre los miembros de la organización, y, sobretodo, fomentar un espacio de trabajo agradable y que permita la conciliación laboral.