La metodología que propone Scrum para la gestión de proyectos empresariales se basa en entregas parciales priorizadas según el beneficio que le va a reportar al cliente o a la empresa.
Para las organizaciones, la gestión de proyectos es a la vez uno de los procesos más complejos y más importantes para la unidad de su negocio. No se trata solo de dedicar más recursos económicos sino de adquirir los conocimientos necesarios, hacer una correcta optimización del tiempo dedicado y contar con una gestión y coordinación de nuestros equipos de trabajo adecuada. Sin una buena planificación del tiempo o tareas, la gestión de tareas acaba por consumir demasiados recursos, y lo que es peor aún, malgastando nuestro tiempo y el del resto de personas que conforman nuestro equipo, provocando incluso falta de motivación e implicación en la plantilla de trabajo.
strong>¿Cómo nace la metodología SCRUM?
En la década de los 80, para hacer una gestión de proyectos más ágil y adaptable a los cambios del entorno, se desarrolló en Japón la metodología SCRUM con el objetivo de obtener mejores resultados y una flexibilidad nunca vista hasta la fecha. El resultado fue tan positivo que actualmente todavía se sigue utilizando el SCRUM como base en la gestión de proyectos con un alto porcentaje de éxito.
Las principales ventajas que podemos obtener de aplicar el método SCRUM en nuestra organización son:
- Incrementos de productividad: gracias a alta motivación de las personas al poder organizarse de manera independiente con el paso del tiempo y la experiencia adquirida.
- Alta flexibilización: se tiene una alta adaptabilidad a los cambios del entorno y a posibles variaciones por parte del cliente o la organización.
- Gran poder predictivo: al conocerse los tiempos medios por proyecto es sencillo adelantar predicciones de cuándo podrá estar terminado y en qué condiciones.
- Reducción de riesgos: en el primer contacto se detallan posibles problemas que puedan surgir durante el proyecto y de esta manera se tiene una alta capacidad de reacción en caso de producirse.
¿En qué consiste la gestión de proyectos con SCRUM?
El modelo SCRUM está altamente recomendado en proyectos que requieran de cierta rapidez y flexibilidad. SCRUM ofrece agilidad en la gestión de proyectos aportando siempre un mínimo de valor demostrable para la organización; pues se comenzará siempre con aquello que le reporta un mayor beneficio.
Todo se inicia con lo que se conoce como requisitos de producto o Product backlog, el cual resume las tareas, funcionalidades y objetivos que persigue el proyecto. Una vez tengamos listados todos los requisitos se dividirán en entregas parciales que serán ordenadas y priorizadas según la importancia o valor que le otorga al cliente u organización. Cada entrega parcial se conoce internamente con el nombre de Sprint y cuentan con una fecha de inicio y otra de fin. La duración aproximada de dichos Sprints suele ser de entre tres y cuatro semanas, marcándose como objetivo la entrega de algo que funcione y que se pueda ir mejorando con el paso del tiempo y la experiencia adquirida por las personas. Se trata de ir evolucionando y mejorando continuamente hasta alcanzar la excelencia. Por último tenemos el Sprint Backlog a modo de resumen con las horas que se van a dedicar, quién las va a realizar y a qué coste. De esta forma se hacen predicciones y calculan posibles desviaciones que puedan surgir.
Los roles más importantes
- Product Owner: es el jefe o líder del proyecto así como el encargado de asegurar el correcto funcionamiento de los procesos y las personas implicadas. Es el único responsable de añadir tareas al Product backlog, ordenarlas y organizarlas.
- ScrumMaster: es el encargado de liderar el equipo de desarrollo o ScrumMaster, es decir, aquellos empleados implicados en el proyecto. Su principal función es eliminar barreras y trabas que impiden que el equipo de trabajo los objetivos finales. El ScrumMaster se asegura de que el proceso SCRUM se utiliza como es debido y es el que hace que las reglas se cumplan.
- Equipo de desarrollo: son las personas encargadas de crear y entregar el producto. Generalmente es un grupo de tres a doce personas que cuentan con los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proyecto en todas sus fases.
- Stakeholders: se trata de perfiles que están interesados en el proyecto y que lo hacen posible (clientes, proveedores, vendedores, etc.) ya que les reportará un beneficio directo asociado a la consecución positiva del mismo. Aunque no participan directamente en el proyecto en sí, sí que lo hacen durante las revisiones del llamado Sprint.
