La gestión de licencias permite a las empresas conocer el software instalado en su base de datos y poder ser gestionado de forma que se optimice al máximo el trabajo, además de controlar los sobrecostes de los mismos. 

Por qué deberías llevar un control de tus licencias

En la actualidad una empresa dispone de multitud de dispositivos tecnológicos enlazados en una misma red y en dichos dispositivos hay instalado multitud de programas y software informático en general con el fin de facilitar el trabajo, así como optimizarlo. A medida que un negocio crece también lo hace el número de programas que se alojan en la base de datos. Y por consiguiente, los costes de los mismos se incrementan y el descontrol se hace palpable. Este problema se combate gracias a la gestión de licencias, una herramienta eficaz y cómoda para conocer los recursos un equipo conectado a una red.

La posibilidad de disponer de un inventario donde se listen los programas y la utilización que se hace de ellos en los distintos dispositivos de la empresa es una clara ventaja de la gestión de licencias. Con este sistema se obtienen datos de cada uno de los equipamientos lógicos empleados durante los proyectos, el tiempo dedicado a cada uno, cuales provienen de licencias y cuáles vienen de instalaciones básicas.

Beneficios de la gestión de licencias de software

Una herramienta de inventario de hardwre y software se torna clave en el área de licencias. Por un lado, a través de este inventario de software se puede conocer cuáles son los permisos obtenidos, detecta si estos están en vigor o ha pasado su tiempo de uso, y lo más importante, la gestión de licencias determina el uso ilegal de algún mecanismo. De esta manera, la organización puede actuar ante el problema y resolverlo, ya que muchas veces se obtienen equipamientos de forma casual sin conocerse el límite legal del mismo.  En los últimos años han sido numerosos los negocios que han sido denunciados por el uso ilícito de estos programas.

El beneficio económico también es un punto en valor de la gestión de licencias. Con la documentación necesaria de los software obtenidos, su utilización y demás datos se pueden atajar costes, ya que esta gestión determina cuales de los programas están en desusos suponiendo un sobrecoste para la empresa.

Otras ventajas de la gestión de licencias pueden ser el control del coste energético de los ordenadores en uso y los programas de los mismo; alertas en tiempo real de los conflictos con software; la  posibilidad de crear objetivos de utilización de cada mecanismo, incluso dentro de grupos de trabajo, optimizando de esta manera las horas laborales y la productividad de uso; o  saber cuándo se ha de actualizar una licencia para que no provoque el retraso del trabajo.

Las múltiples ayudas que contiene la gestión de licencias han hecho que las bases de datos estén más controladas y menos saturadas de programas innecesarios. A su vez, las empresas pueden conocer los posibles programas que han sido instalados y cuanto se utilizan. La gestión de licencias ya forma parte de la organización de las compañías que disponen de mayor información para tomar decisiones más acertadas.