La gestión de licencias ayuda a conocer el software instalado en los dispositivos de la empresa, el uso y la rentabilidad de los mismos.

Las empresas realizan un esfuerzo económico para capacitar los dispositivos electrónicos con los mejores software. Con esto se pretende alcanzar un aumento de la productividad, pero ¿son conscientes de los productos adquiridos y el trabajo que estos realizan? Para responder a esta pregunta es necesaria una gestión de licencias. La cual, a su vez, también tiene que resolver a cuestiones esenciales para un negocio que adquiere este software.

¿Cuánto software hay en la base de datos?

La primera característica que tiene que tener la gestión de licencias es la información sobre todos los software que hay en los dispositivos de la empresa. Muchas veces se adquieren programas de manera innecesaria o que después de un tiempo caen en desuso. Por esto, conocer cuales hay instalados permite identificar de forma más clara gasto innecesarios que se produce en esta área. Así como, un control exacto de todas las licencias y el uso que se hace de las mismas.

¿Se utilizan todos los dispositivos inventariados?

Otra clave de la gestión de licencias es saber la utilización que se hace de las mismas. Una vez se conoce el número total de productos registrados y adquiridos es necesario comprender el empleo de estas en la empresa. Para ello, el inventario de software tiene que aportar los parámetros de uso de los mismos que realizan los empleados. Datos que sirven a la empresa para conocer la rentabilidad de dichos software.

La gestión de uso también ayuda a evitar consultorías por parte de los fabricantes. Puede darse el caso de estar empleando un software para la cual no se posee licencia porque haya sido pirateado, lo que puede provocar multas elevadas por derechos de propiedad y utilización irregular.  La gestión de licencias permite prevenir este problema comparando entre el número de licencias obtenidas y las que realmente se están usando, tras lo cual se deben tomar medidas que regularicen la actividad de las mismas.

¿Son rentables las licencias adquiridas?

La adquisición de software en las empresas es esencial para el trabajo sobre los dispositivos electrónicos aunque no tanto el control de las mismas. La gestión de licencias, que aporta la información necesaria sobre todos los productos adquiridos, permite reconocer la rentabilidad que aportan los mismos.

El coste de las licencias también forma parte de los gastos básicos de una compañía, por ello es importante saber cómo reducirlos o si la inversión merece la pena. El inventario de software añade información sobre si los productos son de pago o gratuitos, que junto a un listado total de los software y su utilización permiten a la empresa controlar el uso de los mismos y ayudar a tomar decisiones a cerca del mantenimiento o eliminación de estos.  

En caso de ser necesaria la adquisición de nuevos software esta gestión de licencias permite desarrollar una previsión y planificación de costes, que facilitará la toma de decisiones.