La gestión de licencias puede definirse como una herramienta que ayuda a las empresas a mejorar la productividad a través de los recursos que aporta.

Rentabilidad, seguridad, operatividad o eficacia son ámbitos que las compañías consideran importantes. Desde el punto de vista informático el control de estas áreas ha ido adaptándose a los constantes cambios que se producen en este entorno. La gestión de licencias es un buen mecanismo para gestionarlas.

Rentabilidad

Uno de los puntos esenciales de la gestión de licencias es la rentabilidad del sistema. A través de esta tarea es posible comparar los gastos que se han invertido en el área informática y con ello determinar si es viable su mantenimiento.

A menudo el costo de los software es tenido en cuenta a un corto plazo pero pasan a un segundo plano con el tiempo, quedando en el olvido. No obstante, estos costes siguen existiendo y gracias a la gestión de las licencias se pueden contabilizar.

La rentabilidad del procedimiento debe medirse mediante tres vectores, como son la evaluación de costes actuales en comparación de los mismos con su utilización, así como la equiparación entre los sistemas de información utilizados y otras posibles alternativas similares. Estos dos conflictos se pueden determinar a través de un inventario de software. El cual permite conocer los datos de licencias que posee la empresa y el tiempo de uso que los empleados dedica a cada una de ellas, permitiendo ayudar a la toma de decisiones sobre estos programas informáticos por otros cuyos costos sean inferiores o que aporten mejoras de productividad.

Seguridad

Cuando una empresa adquiere un software lo hace con la seguridad de que por medio de estos no será posible jaquear los datos informáticos pero no siempre es así, por lo que hay que evitarlos. La mejor forma de prevenir estos conflictos es con la gestión de licencias, que además ayuda a controlar la confidencialidad y seguridad de información. Si la empresa conoce todos los programas instalados en los dispositivos, se puede administrar un control previo y detectar software malignos.

La gestión de licencias aporta seguridad en el sentido legal, ya que posibilita la prevención del uso de software sin licencia. Motivos varios pueden llevar al empleo ilícito de un sistema instalado en el hardware. Un fallo en la licencia de estos, ya sea por no poseerla o por que ha caducado, permite a los propietarios interponer las pertinentes denuncias, que equivalen a multas elevadas.

Eficacia y operatividad

No solo basta con conocer la rentabilidad de los software, sino que la optimización de estos se torna esencial. Un conocimiento exhaustivo de la utilización de los programas permitirá a la empresa realizar un control entre costes, calidad y plazo con el fin de favorecer cambios que incrementen la productividad.

La operatividad de la empresa en el ámbito informático es otro punto a destacar. Favorece a la productividad disponer de información de la efectividad de los programas instalados, si estos funcionan correctamente o dan fallos, o si en cambio solo ralentizan la tarea de los dispositivos. La gestión de licencias colabora a hacer este proceso más fácil y rápido.