Gestión del cambio: ¿Las dinámicas de trabajo son productivas?

A la hora de dirigir una empresa, se da por sentado que cada jefe de equipo conoce de qué tareas se encarga cada trabajador en su puesto de trabajo.Pues esa es, precisamente, una de sus principales responsabilidades.

Sin embargo, nuestra experiencia nos muestra que el 90% de los managers no saben qué tareas o cuántas tareas puede realizar un empleado en su puesto de trabajo durante una hora. Entonces, ¿Si no sabemos cómo se trabaja en nuestra empresa, cómo queremos mejorar? 

También, los managers suelen creer que las rutinas de trabajo en sus oficinas son las más eficientes, ya que la carga de trabajo está bien asignada y coordinada. Los jefes creen que su equipo de trabajo está concentrado en las tareas prioritarias el 80% del tiempo. Sin embargo, nuestros análisis nos muestran que los trabajadores dedican casi tanto tiempo a contestar emails, asistir a reuniones, papeleo, llamadas? como a realizar sus actividades prioritarias. Por lo que es obvio que su productividad se aleja de la deseada y esto repercute ya no solo en la no consecución de objetivos en los plazos previstos, sino en al menos 8.000? por empleado al año. 

Desglosemos un poco más esta información

Según datos del año 2013 de la Federación Empresarial Metalúrgica Valenciana (Femeval):

• • Sólo un 45% de la jornada laboral en España es productiva: gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

  • Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias pero que no aportan rentabilidad: el problema, por tanto, no es la falta de tiempo sino la mala planificación horaria que impide hacer frente a todas las tareas. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno.

  • El 20% restante de tiempo, que puede ya considerarse como directamente no productivo, implica una pérdida neta de minutos (horas en algunos casos), recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización. 

¿Cómo gestionar el cambio en rutinas productivas?

Si de las 10 horas que cada empleado está en la oficina, sólo 6 ó 7 se consideran productivas, necesariamente algo está fallando. Gestionar el cambio pasa por entender cómo trabajamos, tanto desde la perspectiva del individuo como desde la perspectiva del responsable de los equipos, el cual tiene que involucrar a todos los miembros en el proceso, ya que al final son ellos los que impulsarán el cambio desde abajo. 

La única forma de hacerlo es a través de la propia evaluación del desempeño. Es decir, de que cada trabajador sea consciente de cómo trabaja y cómo puede mejorar. Existen varios métodos para hacerlo, manuales y automáticos, pero hoy en día la tecnología ya nos permite hacerlo de forma automática, independiente de la subjetividad de cada individuo. WorkMeter es un ejemplo de ello, a través de la definición de indicadores clave, aporta métricas sobre cómo trabaja cada trabajador en concreto, desde el tiempo que pasa concentrado en las tareas prioritarias, el tiempo que pasa en una aplicación determinada, cuánto tiempo ?pierde? en actividades como el email o respondiendo a llamadas, etc.

En conjunto, las métricas que nos aporta realizan una evaluación del desempeño automática de la rutina de trabajo que van dibujando poco a poco cómo se trabaja en tu empresa para que luego puedas detectar incoherencias y rutinas improductivas e ineficientes. 

Sabías que...

Según un estudio de Officetime, el 33% de las personas emplean entre una y dos horas al día en responder emails en el trabajo,

Se pierden más de 30 horas al mes en reuniones improductivas, lo que supone nada menos que cerca de cuatro jornadas laborales 

Históricamente, al no disponer de la tecnología adecuada para realizar la evaluación del desempeño, la dirección tendía a valorar a sus empleados en función de si cumplían o no el horario laboral. Es decir, su presencialismo. Incluso, este sistema de trabajo tiende a premiar más a aquellos empleados que alargan su jornada laboral más allá de su horario, ya que entiende que estos empleados están más comprometidos. 

Por ello, la pregunta que tienes que hacerte no es si se trabaja el suficiente número de horas, si no si en tu empresa se trabaja bien. Para poder contestar a esta pregunta y realizar una gestión del cambio adecuada, es obligatorio implementar modelos de medición del desempeño que den mayor autonomía a las personas sobre su trabajo, promoviendo la autogestión y fomentando la corresponsabilidad y la mejora continua.