La fórmula de productividad: Cómo calcularla en el trabajo

Qué es la productividad de los empleados

Antes de comenzar, debemos definir qué es realmente la productividad, ya que para cada empresa tiene un sentido distinto: La productividad consiste en la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En términos de empleados, la productividad es sinónimo de rendimiento y eficiencia. Alcanzar estos conceptos debe ser prioritario para cualquier empresa. La finalidad de un negocio, sea del tipo que sea, ha de ser optimizar la productividad. Esta será la responsable de que se produzca la mayor cantidad de beneficio económico posible, además de que será la que posibilite todo tipo de mejoras y avances. Ignorar un factor tan crucial como este no va a reportar ningún bien a la compañía, sin importar su tamaño, sector o antigüedad. Descuidar este aspecto es igual de grave que descuidar los ingresos, los presupuestos o la imagen de la empresa.

Cómo calcular la productividad

Esto puede llevarnos a la siguiente pregunta: ¿Qué debe hacerse exactamente para calcular la productividad de los empleados de una empresa? Hay infinidad de tipos de negocios, de distribución de cadenas de mando, de actividades por empleado y por equipos. ¿Cómo determinar entonces la fórmula óptima para nuestra empresa en particular? Muy sencillo: simplificando. La diversidad de empresas y sectores es infinita, pero todas tienen algunos puntos en común. Estos puntos son genéricos, y aplicable a cualquier negocio. Serían básicamente dos conceptos:

• Lo que se produce.
• Lo que se utiliza para producir.

Ya está. No hay nada más que tengamos que tener en cuenta. Si tenemos claros estos dos conceptos, podremos obtener un resultado claro sobre el estado de la productividad en nuestra empresa. Para ello, debemos identificar ambos correctamente. Puede que haya casos en los que, de entrada, puedan parecer ambiguos, pero no lo son en absoluto. Tal vez tienes una consultoría, y piensas que realmente no se produce nada. No produces algo tangible, pero sí que prestas un servicio. Este concepto es básico en la identidad de cualquier empresa. Al ofrecer un producto o un servicio, cubres una necesidad, del tipo que sea, con tu empresa.

Cuál es la fórmula de productividad

Existe una formula que será la clave para medir la productividad de tus empleados, siempre y cuando se identifique con claridad los factores que la construyen. La fórmula de productividad es la siguiente:

Una vez identificados ambos puntos, debemos dividir lo que producimos, tanto si es un producto o servicio, entre los recursos que hemos utilizado para producirlo. Con algún ejemplos, todo se ve mucho más claro, así que pensemos en lo siguiente:

Supongamos que tienes una empresa de venta de camisetas. Tú te encargas de la distribución, y cuentas con un trabajador que las produce. Este empleado cada día produce 10 camisetas, pero la demanda cada vez es más alta, necesitas vender 20 camisetas al día. El trabajador ya trabaja a jornada completa, y pese a que habéis optimizado el proceso al máximo, no salen más de 10 camisetas al día. Así que contratas a un nuevo trabajador. Trabaja las mismas horas, con la misma tecnología y condiciones, pero aún así, al cabo de un tiempo, solo salen 12 camisetas al día.

Cada persona es distinta. Puede que el empleado que lleva más tiempo sea más rápido, y mientras él hace 10 el otro solo hace 8 o 9. Vale, eso es comprensible, piensas. ¿Pero solo dos camisetas? Es muy poco. La productividad de tu empresa ha bajado, ya que estás invirtiendo más recursos que antes, pero estás produciendo menos, así que algo hace falta: gestionar la actividad productiva de los trabajadores correctamente. Lo que te sucedía antes era que la demanda era alta, pero tu productividad era excelente.

La misma fórmula es aplicable si solo quieres hallar la productividad de un determinado aspecto de tu empresa.

Relación entre productividad y actividad

Las empresas se muestran preocupadas por establecer parámetros que permitan calcular la productividad de empleados y equipos de trabajo. La productividad de un recurso no es fácil de medir pues su impacto en los resultados no siempre es visible. Si el recurso en cuestión es una persona aún resulta más complejo pues debemos tener en cuenta otros factores difíciles de cuantificar. Para llenar el vacío usualmente se recurre al establecimiento de indicadores que miden la asistencia, puntualidad, actitud en el trabajo y aprovechamiento del tiempo. Hoy en día se habla mucho de productividad, quizás porque en España es baja respecto a nuestros competidores directos, pese a ser uno de los países que trabaja más horas. Pero claro, más horas en el trabajo no significan mejores números de productividad. Actividad y productividad no suelen ir de la mano en este aspecto.

Cada vez más empresas implementan software y programas que les permitan tener información exhaustiva de cómo se mueve cada empleado dentro de la organización. Estos sistemas les sirven para evaluar la productividad del personal. Desde el primer clic al iniciar la sesión del día en su terminal, todo queda registrado. Las aplicaciones que se utilizan, el tiempo que se emplea, los espacios en que no se hace nada. Las consultas a internet, todo queda cuantificado. Lo que más importa antes de la adquisición de estos sistemas (además de su correcta configuración) es que desde el punto de vista ético y moral, sean respetuosos con la privacidad e intimidad de sus trabajadores.

Está claro que a día de hoy el sistema que debemos utilizar para formularnos el cálculo de la productividad del trabajo que han realizado los empleados debe incorporar una tecnología que permita generar métricas de productividad y datos objetivos, capaz de analizar, cualificar y cuantificar el trabajo. El que los empleados vean reflejado su comportamiento numéricamente en los resultados de la empresa fomenta un cambio positivo en sus hábitos laborales.

Las métricas automáticas y objetivas consiguen grandes mejoras en el rendimiento y la dedicación de los profesionales dentro de sus actividades, demostrando un alto nivel de productividad, además enseñan a gestionar mucho mejor el tiempo de trabajo, dando cabida a iniciativas como el horario flexible o el teletrabajo, ayudando así a la conciliación de la vida profesional y personal, para mejorar la productividad final de los empleados.

No se debe olvidar la necesidad de medir la productividad de un individuo o una empresa desde varias perspectivas y se deben tener en cuenta otros indicadores de negocio o rendimiento personal. También hay que tener en cuenta que no toda la responsabilidad recae en los empleados. Aspectos como el estilo de gestión, el compromiso de las personas, la transparencia, los valores o la sensación de equipo son claves para obtener un alto nivel de productividad, y todo ello es responsabilidad de la empresa.