«Eficiencia es hacer las cosas bien, eficacia es estar haciendo lo correcto» Peter Drucker.

La eficiencia empresarial puede verse mermada por dos causas: managers y responsables que desconocen la forma de trabajar de sus equipos y no son capaces de optimizar recursos; e individuos que no rinden al máximo porque no comprenden sus tareas o el impacto de las mismas para la organización. En ambos casos se trata de un problema de visibilidad que refleja el desconocimiento de las actividades a desarrollar, el tiempo que ocupan, su grado de prioridad y el modo de enfocar su gestión.

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El perfil óptimo y su contribución al objetivo de eficiencia empresarial

Los responsables de equipos suelen creer que las personas dedican el 80% de su tiempo a tareas prioritarias, a la vez, los individuos piensan que trabajar mucho o más horas es trabajar bien. Ambos mitos quedan desmontados al momento de aplicarse el perfil óptimo y tener ocasión de comprobar lo que muestra.

A través de la herramienta del perfil óptimo, en base a datos reales se propone un escenario soñado, pero real y alcanzable que se desea conseguir. La forma de elaborar el perfil óptimo se compone de tres pasos:

1. Definir de forma conjunta, entre empleado y manager, las tareas o aplicaciones que se consideran prioritarias para la realización del trabajo. El consenso es fundamental y ha de producirse durante la reunión de análisis de puesto de trabajo.

2. Clasificar estas actividades por categorías, para analizar los datos de forma global en la herramienta de perfil óptimo: conocer el grupo de categorías en las que trabajan las personas facilita la evaluación de la idoneidad de las herramientas que emplean para ello. Para gestionar adecuadamente a las personas es importante saber cómo trabajan y en qué trabajan. WorkMeter permite visualizar qué tipo de aplicaciones agrupadas por categorías se usan más en la organización, dato que se puede precisar incluso por día de la semana y por hora.

3. Recoger los primeros datos, para una toma de contacto con la realidad que muestre en qué se invierte el tiempo. Esta información ha de ser compartida.

4. Diseñar el perfil óptimo, la meta, el escenario deseado.

5. Proponer objetivos a partir de las métricas obtenidas, tratando de minimizar las actividades que sólo representan un coste y no aportan valor al negocio. Es el momento de definir los planes de mejora, si se consideran necesarios.

Apoyándose en los datos que muestra es posible abordar la transformación que consigue impulsar rendimiento y productividad, hacia un modelo de trabajo más eficiente. Las claves para que funcione son:

• Que se plantee como una progresión continua.
• Que se lleve a cabo por etapas.
• Que los cambios propuestos nunca tengan un impacto superior al 10% en un corto período de tiempo (por ejemplo, reducir un 5% el uso del correo electrónico en 1 mes).

Los beneficios del perfil óptimo

El perfil óptimo juega un papel importante en el proyecto de eficiencia empresarial ya que aporta la visibilidad necesaria para tomar decisiones correctas. A la vista de la radiografía que muestra de la realidad de la empresa y de la forma de trabajar de las personas se pueden tomar acciones orientadas a:

• Frenar, por ejemplo, el uso excesivo del correo electrónico por parte de algunos empleados o responsables.
• Minimizar el tiempo dedicado a reuniones.
• Redistribuir tareas, asignando las labores de back office o administración que está haciendo un departamento al que no le corresponden esas tareas a otro que sí tiene entre sus competencias el encargarse de ello.
• Equilibrar las cargas de trabajo, tanto a nivel interdepartamental como dentro de cada departamento.

Saber cómo trabaja una persona y las aplicaciones que más utiliza ayuda en la detección prematura de problemas, no sólo relacionados con la productividad. Se trata de una cuestión estratégica que requiere de la implicación de responsables y managers, que han de buscar la manera de contribuir a que cada empleado pueda rendir al máximo de su potencial.De ello depende una gestión eficiente y sostenible de los recursos.

En definitiva, beneficiarse de las posibilidades del perfil óptimo implica:

• Optimizar los recursos.
• Ahorrar, consiguiendo hacer más con lo mismo.
• Ser más eficientes, tanto a nivel individual como global.

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