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En realidad la facturación online es muy práctica puesto que tenemos el control total del proceso de facturación de la organización, que es uno de los más importantes. Si no facturamos no cobramos y no podremos hacer frente a nuestras obligaciones.
Nos encanta facturar, porque significa que trabajamos, que tenemos clientes y entra dinero, pero somos alérgicos al papeleo, siempre lo dejamos para el final, cuando no hay más remedio.
Los problemas de no facturar correctamente
Pero qué pasa si no facturas bien y a tiempo, o no pagas a tus colaboradores, alquileres, proveedores y demás obligaciones. Te estás jugando tu empresa si a esta actividad no le prestas la atención debida.
En las escuelas de negocios enseñan que el 80% de las empresas que han cerrado eran viables económicamente. Su problema fue de tesorería. ¿Qué tiene que ver la facturación con la tesorería? En realidad, más que la facturación, la mala facturación y el descontrol de su seguimiento.
Si no facturo no cobro, ya lo hemos comentado, pero si facturo mal y tarde, cobraré mal y tarde y mi tesorería se comprometerá mucho.
Si facturo con errores, como error en los datos, CIF, direcciones, fecha, numeración del documento, dirección del cliente, errores en la descripción de los artículos o servicios, en las formas de pago, en los vencimientos, me devolverán las facturas y las tendré que rehacer. A parte de poder tener problemas legales con las autoridades o incluso tener que cerrar la empresa.
Así pues, perderé tiempo y recursos en modificarla, cobraré más tarde, pero además mi imagen de empresa quedará por los suelos y mi cliente insatisfecho. Ya puedo ser el mejor del mundo en lo que hago, que si fallo en este campo nos verán mal.
Igualmente, si no cuidamos la imagen y presentación de los documentos de la empresa nos verán como unos despreocupados, no solo hay que facturar bien sino presentar adecuadamente el documento en un formato moderno. Ten en cuenta que esto también lo ve el cliente y trasmite la imagen de la empresa.
A partir de aquí, si además somos un PYME, lo normal es que tengamos una gestoría que nos ayude con los temas fiscales y legales, pero con lo que les pagamos, no dedicará más de dos o tres horas al mes a nuestro negocio. Nos referimos al seguimiento de la facturación, a controlar si me pagan o no, o si pago a mis proveedores.
El hecho de facturar no significa que cobramos automáticamente; debemos perseguir la mayoría de las veces al cliente. Así que si no les recuerdas a tus clientes que te deben dinero, cuando ha pasado el plazo de vencimiento de la factura se harán los locos, pues siempre estiramos lo máximo posible los tiempos de los pagos.
Consejos para facturar mejor
Algunas ideas para mejorar este proceso que es vital para las empresas y muchas lo descuidan:
- Factura al terminar la entrega del producto o la prestación de servicio. No lo dejes para fin de mes, cuanto antes mejor, excepto que tengas un acuerdo con el cliente.
- Reserva un día o más en tu calendario para hacer el seguimiento de las facturas y ver los cobros. No esperes a fin de mes para ver el extracto del banco.
- Usa un sistema simple de numeración: podrás localizar las facturas rápidamente.
- Utiliza plataformas de facturación online, como www.keyandcloud.com. Mucho de lo comentado aquí lo tendrás resulto por muy poco dinero, y sin ser un experto contable o financiero.
Y además te ahorrarás licencias de programas que no necesitas, antivirus o copias de seguridad. Tendrás la información disponible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
