Factores que nos hacen perder el tiempo

?Pierde una hora por la mañana y la estarás buscando todo el día.?- Richard Whately

Un error que solemos cometer es no crear planes de acción con tiempos de logro definidos, es decir, no pensar en todas las acciones que tengo que hacer para alcanzar mi objetivo.

Muchas veces no nos preparamos para posibles imprevistos. Tenemos tanto que hacer en tan poco tiempo, que cualquier imprevisto nos descoloca por completo y hace que tengamos que dejar de hacer lo que habíamos pensado para ese día. Esto puede tener un efecto tsunami en la planificación de toda la semana: El no contar con ellos, nos genera sensación de estrés por no saber qué hacer con el resto de tareas. Por eso hay que intentar dejar un hueco en nuestra agenda laboral para posibles imprevistos.

-Tratar de abarcarlo todo a la vez: ya lo dice el refrán ?quien mucho abarca pues poco aprieta? y es así. Si queremos abarcarlo todo, iremos saltando de una tarea a otra y al final esto conlleva pérdida de concentración y reducción del tiempo que hemos podido ser productivos de haber estado focalizados en las tareas realmente importantes. La multitarea no es productiva, es simplemente una necesidad con la que a veces nos toca enfrentarnos, pero nada más, trata de huir de ella.

-No filtrar adecuadamente visitas, llamadas y correos: si no tenemos criterio ni nos marcamos límites, no podemos esperar que los demás lo tengan por nosotros. Depende de nosotros el aplicar o no un filtro adecuado.

-El exceso de reuniones o el exceso de tiempo invertido en las mismas, así como la falta de organización en su ejecución: en muchas organizaciones se abusa del uso de reuniones y no existe una metodología según tipo de reunión (reunión informativa, reunión ejecutiva, gabinete de crisis, etc). Si no tienen un alto componente operativo y carecen de estructura, solo roban tiempo.

-Uso excesivo de la expresión ?no tengo tiempo?: tanto lo usamos que de verdad nos lo creemos y lo aplicamos ya a casi cualquier situación. Claro que tienes tiempo, todos tenemos 24 horas, la cuestión es si tienes ?interés?. El interés es un motivador muy alto para encontrar el tiempo para lo que sea cuando sea. Así que la próxima vez que te veas tentado en decir ?no tengo tiempo? párate, sé honesto contigo mismo y di para tus adentros ?no tengo interés en??? y sobre esa reflexión, vendrá la priorización sola ya que si la respuesta apunta a que no tienes interés sobre algo que se supone es vital para tu trabajo, en ese momento podrás cambiar tus prioridades y empezar a atender lo importante en lugar de lo urgente. Si apagas el piloto automático, te resultará mucho más fácil ver de qué deberías estar ocupándote.

Y finalmente, la más común es la falta de compromiso en la gestión del tiempo: si no nos lo tomamos en serio de verdad, si no tomamos conciencia de cómo está afectando la gestión inadecuada del tiempo y de la agenda laboral semanal a nuestra vida profesional, entraremos en un círculo vicioso con efectos negativos para nuestra salud personal y profesional.

Afortunadamente, los que aquí estáis, sí habéis sabido encontrar ese tiempo.

Vamos a dedicar breves minutos a explicar algunas leyes sobre gestión del tiempo las cuales resultan muy útiles cuando tengas que planificarte:

-Ley de Pareto: 80-20: ?Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio, mucho?. El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados y El 20% de los asuntos nos dan el 80% del valor. Por tanto, invierte tiempo en pensar los objetivos y tareas clave, es decir, localiza cuál es el 20% de los asuntos a los que deberías estar dedicando todo tu esfuerzo para obtener los mayores resultados. La capacidad de delegar es clave en la aplicación de Pareto.

-Ley de Parkinson: ?Toda tarea se dilata indefinidamente, hasta ocupar todo el tiempo disponible?. El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible. No por tener más tiempo, voy a ser más eficiente, no lo olvides. La productividad no es cuestión de cantidad de tiempo, es cuestión de organización de dicho tiempo. Por eso, si te pones como plazo máximo 2 semanas pensando que así tendrás más tiempo, recuerda que no necesariamente será así ya que irás dilatando esa tarea hasta consumir gran parte del tiempo. Por eso, muchas veces, merece la pena ponerse horizontes cortos (pero alcanzables) a fin de focalizarnos más, si hacemos esto durante suficiente tiempo, podremos ver cuánto progreso hemos hecho reflejado en la agenda laboral.

-Ley de Carlson: ?Todo el trabajo interrumpido, es menos eficaz y consume más tiempo que si fuera de una manera continuada? El dato que antes proporcionamos sobre el consumo de tiempo.

-Ley de illuch: ?Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y es negativa después?. Es decir, muchas veces a lo largo de la jornada laboral estar por estar más tiempo en la oficina, no significa ser más productivo. Es preferible irse, y a primera hora de la mañana retomar el tema, verás como podrás resolver en 5 minutos lo que el día anterior te hubiese llevado una hora.