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El uso de dispositivos tecnológicos es esencial para el trabajo en las oficinas y conseguir el ansiado éxito empresarial.
La forma de trabajar se ha adaptado a las nuevas tecnologías y con ellas se han ido sumando el empleo de programas ofimáticos y software que faciliten el trabajo con estos dispositivos. A medida que una empresa crece también lo hace el número de programas que se alojan en la base de datos. Lo que supone un aumento en los costes por la adquisición. Y además, el descontrol de programas adquiridos y la saturación de la base de datos se convierten en un problema palpable.
La saturación puede llegar incluso a influir en la eficiencia de trabajo, pues la localización de programas que no se emplean con asiduidad puede requerir tiempo y los dispositivos pueden ver ralentizada su carga. En este caso, la solución es disponer de un programa de gestión de licencias que te ofrezca información sobre los recursos de un equipo conectado a una red de forma eficaz y automática.
La posibilidad de disponer de un inventario donde se listen los programas instalados en los dispositivos y el uso que se hace de estos ofrece una ayuda directa a la empresa para tomar medidas. Con este sistema se obtienen datos de cada uno de los equipamientos lógicos que se utilizan para la realización de los proyectos, el tiempo que se dedica a los mismos, cuáles son licencias adquiridas y cuáles responden a instalaciones básicas.
El éxito empresarial también consiste en tener en cuenta este tipo de licencias que se convierten en eje del trabajo que realiza una organización. Por esto, saber responder a estas preguntas ayudará a mejorar en rendimiento y productividad.
¿Cuánto software tenemos instalado en nuestra empresa?
Una información básica que se requiere a los gestores de licencias es el inventario con todos los softwares que se encuentra a tiempo real instalados en la base de datos de la organización. Con estos datos se podrá realizar una evaluación sobre aquellos programas que se han adquirido en un momento determinado para cubrir una necesidad pero que ya no se emplea, de tal forma que seguir manteniéndolo suponga un gasto innecesario y ocupar un espacio en la base de datos que no tiene un beneficio.
El inventario ayuda de forma interna a evitar consultorías por parte de los proveedores de licencias. Puede darse el caso de que algún empleado adquiera un software de forma ilegal, sin licencia de uso, lo que puede provocar una denuncia de los fabricantes por derechos de propiedad y uso irregular. Esto evidencia que los directivos tienen que estar informados de todo lo que ocurre en la empresa, hasta el más mínimo detalle, para favorecer el éxito empresarial.
¿Se utilizan todos los dispositivos y programas contratados?
El éxito empresarial requiere conocer todos los costes del negocio. En este caso, las licencias de software suponen en muchas ocasiones uno gasto que no siempre se tienen en cuenta, pues se desconoce su existencia o se considera que están en uso. Ante esto, el inventario que comentábamos en el punto anterior responde al primer planteamiento. La segunda respuesta tiene que estar también recogida en un gestor de licencias, pues solo conociendo los parámetros de uso que se hace de estos programas se puede evaluar si es necesario continuar adquiriendo dicha licencia o no.
Una pregunta básica del éxito empresarial ¿son rentables?
Cuando se opta por adquirir una licencia hay que tener claro la rentabilidad de la misma, conocer el uso que se realiza y la asiduidad con la que es requerida. En el caso de que esta sea necesaria, la gestión de licencia permite desarrollar una planificación y previsión de coste.
