Valorar el desempeño de cada individuo dentro de la organización, evaluar su rendimiento laboral, es necesario para poder cumplir objetivos. Esta evaluación ha de ser:

• Sistemática.
• Periódica.
• Debe apoyarse en una metodología.

Lo ideal es poder contar con alguna herramienta que esté en constante medición de este rendimiento y recoja los datos de manera automática y objetiva; así se prescinde de la intervención humana en mayor medida, ya que podría influir en los resultados.

Para entrar en esta dinámica, que hace posible medir el éxito de la organización empresarial, necesitamos datos y para ello podemos apoyarnos en Workmeter, que mide y evalúa el rendimiento gracias al mapa de productividad, que constituye una fuente imprescindible de información y tiene ventajas como:

• Es automático.
• Su manejo es sencillo e intuitivo.
• No es un sistema costoso.
• Preserva la privacidad del empleado: no hace capturas de pantalla, no almacena el contenido de los emails ni los sistemas de mensajería instantánea ni permite que nadie más que el propio individuo conozca su listado de aplicaciones no productivas en detalle.

El mapa de productividad de la empresa

Cada empresa se refleja en un mapa de productividad diferente. De hecho, dentro de una misma organización existirán distintos mapas de productividad en relación a cada departamento y también dependiendo de cada individuo, su puesto de trabajo y su perfil.

Para conocer la productividad de nuestra empresa es básico configurar el mapa de productividad y definir qué aplicaciones son productivas y cuáles no lo son, a todos los niveles. Todas las que estén relacionadas con el trabajo a desempeñar podrán tener la consideración de productivas, mientras que el resto no la tendrán.

También puede ocurrir que una aplicación que sea productiva para un departamento o un individuo no lo sea para otro, por ejemplo el uso de Facebook puede ser necesario en el Departamento de Marketing pero no en el de Contabilidad de la misma empresa.

El mapa en sí no aporta datos, sino que permite obtener métricas de productividad, ya que muestra la suma de tiempo que se dedica a trabajar en actividades marcadas como productivas, aportando la base óptima para el análisis.

Configurar el mapa de productividad de la empresa es necesario para:

• Conocer el grado de productividad de la compañía: definiendo qué aplicaciones son necesarias y diferenciándolas de las que no lo son se puede lograr un mayor nivel de detalle que nos conduce a nuestro objetivo a través de una interpretación y análisis mucho más eficaces.
• Dotar de realismo a los indicadores obtenidos: la especificidad en la definición del mapa de productividad contribuye a alejar la distorsión, por el contrario, trabajar con datos genéricos no nos ayudaría en nuestra búsqueda, ya que el resultado no sería acorde a lo que ocurre diariamente.

Evaluar y medir la productividad de las personas ayuda también a determinar si las cosas se están haciendo de la forma correcta para, en caso contrario, detectar a tiempo ineficiencias y poder poner soluciones a tiempo. Pero esta forma de actuar cuenta con otras ventajas, especialmente de cara a la plantilla, que aumenta sus niveles de satisfacción laboral, con su correspondiente incidencia en la productividad, al motivarse más por el reconocimiento de su trabajo que reciben por parte de la empresa.

Entre las ventajas que proporciona medir la productividad y el rendimiento se encuentran:

• Tomar decisiones objetivas y consensuadas.
• Identificar oportunidades de mejora.
• Interpretar modelos de comportamiento y destacar las mejores prácticas.
• Comprobar cargas de trabajo y redefinir la asignación de las tareas.
• Implementar políticas de cambio y medir su impacto.

Transformaciones en el modo de aprovechar el tiempo tras la introducción del software

Cuando en una empresa se introduce un software que mide la productividad la primera reacción que se observa invariablemente es que el comportamiento de los empleados comienza a experimentar cambios.

Tras la implantación de Workmeter el comportamiento de los empleados ha variado:

• Antes de introducir este software, el empleado trabajaba en torno a las 7 horas con una productividad del 70% (se hizo una estimación).
• Con el sistema ya en funcionamiento, se observa que la actividad baja mientras que la productividad sube. Los empleados permanecen menos tiempo en la oficina pero su tiempo es dedicado principalmente a tareas productivas. Ahora cada empleado sabe en qué invierte más su tiempo y depende de él desarrollar los mejores hábitos para obtener los mejores resultados.
• Familiarizados, plantilla y dirección, con el software y su dinámica se observa cómo se van ajustando niveles, hasta lograr que esa productividad se prolongue durante más horas que se traducen en un mayor rendimiento.

Workmeter proporciona a los empleados datos que les ayudan a ser conscientes de cómo invierten su tiempo y adoptar medidas que les permitan mejorar su productividad individual, a la vez que inciden positivamente en su motivación, tal y como está demostrado.

El funcionamiento de esta herramienta hace posible que cada individuo pueda comparar sus resultados personales con la media de su grupo y los objetivos acordados con la organización, además éstos se pueden ir ajustando a medida que la situación lo requiera. Por eso, puede afirmarse que la implementación de Workmeter permite:

• Incluir el desempeño de las personas entre los KPIs de la empresa.
• Desarrollar un clima de alta eficiencia.
• Contribuir a mejorar la productividad hasta en un 40%.