Evaluación de empleado del mes en formato excel

Los empleados de una empresa juega un papel muy importante de cara al crecimiento del negocio. Por eso, es fundamental contar con un sistema de gestión que brinde la posibilidad de evaluar su rendimiento periódicamente. En este post te explicamos cómo hacer una evaluación al empleado del mes en formato Excel.

No importa cuán pequeña o grande sea tu organización, en realidad son las personas quienes la harán exitosa. Ninguna estrategia, ningún producto o ningún servicio puede garantizar el éxito de un negocio en el mercado si su capital humano no se gestiona adecuadamente.

Capital humano, es el término acuñado por el economista y premio Nobel Theodore Schultz, que describe este concepto como la combinación de los siguientes factores:

• Características individuales de la persona: Inteligencia, energía, actitud positiva, confiabilidad, compromiso. 
• La capacidad de aprendizaje: La disposición, imaginación, creatividad y practicidad. 
• La disposición para compartir información: Su espíritu de equipo y la orientación de los objetivos.

El capital humano es, por lo tanto, el elemento más importante, capaz de generar valor, en una empresa. Por lo que surge la necesidad de evaluar el desempeño de cada empelado, mensual o semestralmente, así identificar su rendimiento dentro de la organización y guiarlo a estrategias de mejora, si es necesario, o brindarle el reconocimiento que merece por su trabajo.

¿Por qué realizar una evaluación de empleado del mes en formato Excel?

Un sistema de evaluación de empleados, representa una solución a través de la cual una empresa puede opinar sobre el desempeño y las características profesionales inherentes a los procesos en los que influye la persona. Realizar una evaluación, por departamento o equipos de trabajo, en un formato Excel organizado, brinda una fotografía rápida y general del desempeño individual y grupal de los profesionales, permitiendo también comparar los datos y compartirlos con facilidad. 

Generalmente esta actividad es propia de la gestión de personal, dentro del departamento de Recursos Humanos, y representa una herramienta fundamental para el análisis y verificación del desempeño, útil para conocer cuánto contribuyen las personas a los resultados de la empresa y maximizar su rendimiento.

La evaluación al empleado también tiene como objetivo facilitar la mejora del desempeño del grupo, a través de la gestión de las habilidades individuales. Para aprovechar las características de los colaboradores, es necesario conocer sus fortalezas y debilidades, creando un clima laboral positivo y motivador, fomentando los comportamientos deseados y desalentando los no deseados.

Un formato de Excel es una herramienta eficaz y ágil, para valorar las diferentes competencias de los profesionales, así como las posibles carencias en su formación, sobre todo al calificar sus competencias funcionales o técnicas. Es la base para diseñar un plan que fortalezca sus conocimientos y promueva sus habilidades. En definitiva, este ejercicio de evaluación de empleados es útil porque:

• Identifica el potencial y rendimiento profesional
• Evidencia a las personas con mejor desempeño
• Permite la anticipación de problemas
• Identifica las debilidades de cada profesional
• Evidencia las oportunidades de la empresa dentro de su capital humano
• Facilita el análisis de la contribución de los empleados a la empresa.
• Mejora la calidad del trabajo
• Permite establecer nuevas metas

Se recomienda hacer la evaluación de los empleados en formato Excel cuando se trata de empresas o equipos pequeños, así facilitar la comprensión de la información. Cuando son empresas o equipos numerosos, lo ideal es utilizar un software con funciones especializadas que permitan el análisis y la evaluación de los profesionales, que brinden datos objetivos automáticamente y permitan el almacenaje de una alta cantidad de datos. 

Cómo llevar a cabo una evaluación de empleado del mes en formato Excel

Tener un proceso de evaluación de desempeño bien diseñado, rápido y fácil de ejecutar es importante para asegurar que el negocio esté funcionando perfectamente. Utilizar una plantilla de evaluación ayudará a gestionar mejor el proceso; documentando el rendimiento de los empleados, a través de la calificación de diferentes competencias profesionales fundamentales.

Depende del detalle que el gestor del personal, o el responsable del grupo, quiera tener en la evaluación del empleado, podrá seleccionar más o menos competencias y podrá complementar con preguntas abiertas o cuestionarios específicos. 

En esta ocasión te brindamos una plantilla de evaluación de empleado del mes en formato Excel gratuita, descárgala aquí. Encontrarás las competencias clave para el beneficio de la empresa, dentro de la cuál podrás comparar los resultados de cada empleado e identificar la calificación más alta, gracias a los gráficos  y a las formulas que acompañan la tabla de datos. 

Las competencias que acompañan la plantilla se pueden evaluar del 1 al 5, o bien el valor que se prefiera. En el caso de elegir la calificación recomendada, los valores de la misma irían de mayor a menor y serían:

• 5 = Muy profesional; experto y calificado
• 4 = Bueno; con conocimientos y habilidades pero puede mejorar
• 3 = Promedio; tiene algunas habilidades 
• 2 = Bajo; cuenta con pocas habilidades o conocimientos 
• 1 = Ninguna habilidad o conocimiento

Para la evaluación de desempeño del empleado, en la plantilla descargable hemos seleccionado como criterio las competencias profesionales o técnicas, también llamadas ‘duras’ y las competencias comportamentales, también llamadas ‘blandas’. Detallamos cada una de estas: 

Competencias comportamentales

Son atributos personales o habilidades, destrezas, conocimientos, actitudes, valores, intereses y las motivaciones que determinan el potencial de una persona dentro del ambiente laboral y que promueven el nivel de desempeño y desarrollo esperado. Estas se pueden presentar de manera inconsciente ya que depende de los estímulos que el empleado recibe. Por ejemplo: liderazgo, puntualidad, aceptación de críticas, resolución de problemas, adaptabilidad, iniciativa, etc.

Forbes explica las ‘habilidades blandas’ como aquellas que tienen que ver con la inteligencia emocional y que favorecen las relaciones interpersonales. 

Competencias técnicas o funcionales

Es el conjunto de habilidades que debe tener un colaborador, de acuerdo a su puesto profesional que ocupa dentro de la empresa. Son las necesarias para el desarrollo de sus funciones laborales. Estas competencias varían según el cargo que se evalúa. 

Cómo están asociadas a un oficio concreto o profesión, se debe identificar los conocimientos esperados del profesional. Por ejemplo, si es capaz de utilizar determinadas herramientas imprescindibles para cumplir con el desarrollo eficaz de su trabajo diario. 

Los teóricos Spencer y Spencer, una competencia es: “una característica del individuo que está casualmente relacionada con un estándar de efectividad y/o con un desempeño superior en un trabajo o situación”.

Cómo obtener datos sobre el rendimiento de los empleados

Confiar en una solución digital con funcionalidades dedicadas a los recursos humanos, es siempre una buena decisión, ya que además de poder monitorear el desempeño de los empleados, a nivel individual y grupal, es posible obtener informes objetivos, de acuerdo a los criterios establecidos dentro de la solución.

EffiWork, el software de medición de productividad de WorkMeter, facilita la evaluación del empleado ya que cuenta con indicadores clave para medir su desempeño diario y facilita un análisis completo del mismo.

Para llevar a cabo la evaluación del empleado, es necesario cuantificar su tiempo de trabajo y las actividades a las que se dedica. EffiWork, separar las actividades "Productivas"; aquellas que están directamente relacionadas con la empresa, de las "Personales" o “Improductivas”; aquellas que no tienen relación directa con la empresa. De esta manera es posible identificar las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos y evaluar las competencias técnicas. 

También cuenta con un registro de jornada para evaluar la puntualidad del empleado y cuantificar el costo real (horas persona) que le toma a cada uno de ellos realizar sus actividades laborales.

Finalmente, vale la pena destacar que, este tipo de soluciones garantizan a la empresa el cumplimiento de la normativa legal. EffiWork,  en especial, cumple con la ley de trabajo a distancia y la ley de registro de la jornada laboral, garantizando a su vez los derechos fundamentales de los trabajadores, motivándoles a desarrollar un trabajo efectivo y productivo.