La productividad y el rendimiento en una empresa se pueden ver comprometidos por muchos factores, es por eso imprescindible establecer estrategias de productividad eficientes que fortalecerán y aumentarán el desempeño del equipo de trabajo.
Para lograr un aumento de la productividad, es importante crear las condiciones necesarias para que el ambiente de trabajo sea más productivo, organizando la empresa por procesos que perduren en el tiempo.
El entorno laboral actual es un desafío. ¿Cómo podemos mantenernos productivos cuando la lista de tareas pendientes se sigue acumulando? ¿Cómo podemos mantener motivados a los miembros de nuestro equipo cuando el futuro parece tan incierto?
Mantener un buen nivel de productividad, es posible si la empresa logra adoptar las estrategias de productividad clave dentro de su gestión y equipo de trabajo.
Por qué se pierde productividad en una empresa
Pero ¿Cuáles son los motivos que hacen que la productividad sea ineficiente? Las principales causas del descenso de la productividad en la empresa se deben principalmente a:
- Mala gestión del tiempo
- Falta de procesos y procedimientos bien definidos
- Tendencia a favorecer la comunicación verbal, por correo electrónico o mediante reuniones
- Incapacidad para priorizar
- La “multitarea”
- La falta de desconexión digital
Para evitar que se den estas causas es necesario poner a los colaboradores en condiciones de poder expresar mejor su potencial a través de una serie de estrategias de productividad.
Estrategias de productividad para aumentar el rendimiento en tu empresa
Las personas, entendidas como capital humano dentro de una empresa, son un recurso muy importante, sobre todo en lo que respecta al nivel de productividad dentro de la organización.
Saber organizar el trabajo de los empleados significa saber distribuir las cargas de trabajo de manera justa, establecer metas y asignarlas correctamente a cada profesional. Para ello, la empresa debe adoptar una eficientes estrategias de productividad, tales como:
Promover un adecuado clima organizacional
Mantener un entorno de trabajo saludable y positivo es fundamental para promover la motivación laboral que impulsa la productividad. Saber monitorear constantemente el nivel de satisfacción de los empleados, más que mejorar el clima laboral o investigar el nivel de estrés, es fundamental para la motivación de la empresa.
Automatizar procesos
Una de las estrategias de productividad más recomendada. Automatizar los procesos para que los trabajadores puedan realizar las actividades de forma rápida, sin cometer errores, cumpliendo con los flujos de comunicación y entregas previamente pactados y alcanzando los objetivos deseados.
Innovar constantemente
Aprovecha los beneficios de la tecnología y la Inteligencia Artificial en procesos y herramientas, para simplificar y optimizar la vida en el lugar de trabajo, mejorando así la comunicación, la gestión del tiempo y la consecución de objetivos.
Establecer solo reuniones importantes y eficientes
Reducir el número de reuniones, la duración y los participantes. Establecer un "moderador" capaz de dictar tiempos, temas, objetivos, seguimiento, plan de acción y seguimiento. De esta manera se promoverá la eficacia de la reunión y no se correrá el riesgo de que esta se convierta en un ladrón de tiempo productivo.
Establecer políticas de teletrabajo y horario flexible
Un estudio de la Universidad de Stanford demostró que el teletrabajo aumenta la productividad en un 13% en promedio gracias a un entorno tranquilo, cómodo y con menos interrupciones.
Además, un horario de trabajo flexible promueve en los profesionales la autorresponsabilidad que les permite gestionar y crear sus propios horarios, logrando un equilibrio entre la vida laboral y personal que les funcione.
Promover la autonomía laboral midiendo la productividad
Gracias a los modelos de trabajo flexibles y a las herramientas informáticas de gestión, es posible generar en el empleado la habilidad de autogestionar su tiempo de trabajo. Eliminando así la necesidad de vigilancia, control e incluso la microgestión, elementos nocivos para la productividad laboral.
Para llevar a cabo esta estrategia de productividad, se recomienda confiar en la tecnología así obtener información 100% objetiva.
Lo ideal es que la empresa cuente con un sistema de medición de productividad que evalúa el desempeño de cada trabajador de forma automática, a través de indicadores clave y en base a su actividad laboral, permitiéndole el acceso a sus propias métricas de resultado.
La posibilidad que tiene el trabajador de visualizar y analizar los datos sobre su propio desempeño, le permite identificar sus puntos de mejora, los horarios de mayor productividad y los ladrones de tiempo que se manifiestan durante su jornada de trabajo, entendiendo y mejorando el flujo de su trabajo.
Gestionar y reducir los correos electrónicos corporativos
El correo electrónico empresarial se considera una auténtica contaminación de la productividad. Estudios demuestran que después de una interrupción del correo electrónico, se necesitan unos 15 minutos para recuperar el enfoque de manera eficiente.
Si a nivel corporativo y de equipo es posible enviar pocos correos al día o a la semana; para comunicaciones importantes, formales, de forma concisa y clara, el profesional podrá equilibrar y gestionar mejor su tiempo productivo. Es mejor un solo correo electrónico largo en lugar de dividir la información en varios mensajes.
Evitar la multitarea
La multitarea o “multitasking”, puede empeorar la vida laboral del trabajador ya que divide las energías en varias actividades contemporáneas, aumentando los tiempos, errores y malentendidos, reduciendo enormemente la productividad.
No obstante, la capacidad, como habilidad blanda, de vigilar múltiples actividades, pero sin exceder y monitorear el riesgo, está bien. Es recomendable saber combinar las diferentes actividades, identificando aquellas que pueden ser compatibles.
Ofrecer capacitación
Esta práctica debe llevarse a cabo constantemente, no solo con la formación obligatoria o indicada para el puesto de trabajo, sino también en lo que respecta a la formación requerida por el empleado, por ejemplo las capacitaciones, talleres o tipos de formación que refuerzan las principales habilidades blandas profesionales.
Reconocer y recompensar siempre el trabajo bien hecho
El reconocimiento es parte fundamental en las relaciones entre directivos y trabajadores. Gracias a ella se crea una conexión emocional, elemento crucial para estimular el compromiso, la conciencia y la pertenencia al grupo.
Apostar por la gamificación
La gamificación es una técnica de aprendizaje que traslada el potencial de los juegos al ámbito profesional para mejorar los resultados, fomentar la motivación e implicación de los empleados con los contenidos de la organización.
Con la gamificación, se introduce en el sistema corporativo una competencia sana en el lugar de trabajo. Algunos ejemplos pueden ser: medallas, insignias, trofeos, certificaciones, oportunidades laborales en proyectos especiales, premios especiales, entre otros.
Ofrecer bonificaciones, promociones e incentivos
El sistema de recompensas representa la “cereza del pastel” de un proceso complejo enfocado a incentivar la motivación de la empresa y la satisfacción profesional.
Los incentivos estratosféricos no son necesarios, pequeñas bonificaciones o comisiones de producción son suficientes para lograr resultados.
Brindar un espacio de trabajo saludable y eficiente
El brindar un espacio físico de trabajo cómodo, limpio y agradable, es una de las estrategias de productividad más subestimadas, pero de las más necesarias. Cuanto más cómodo y saludable sea el entorno de trabajo, más productividad habrá, ya que los profesionales darán sin duda lo mejor de sí. Algunos elementos a considerar son:
- Iluminación, preferiblemente luz natural
- Un espacio amplio que permita que los empleados se muevan o interactúen fácilmente
- Sillas ergonómicas
- Equipos rápidos y potentes, así como monitores con una óptima calidad visual
- Conexión a internet de alta velocidad
- Herramientas y software de gestión
- Aire acondicionado o calefacción
- Espacios comunes indispensables, debidamente equipados e higienizados: Comedor, cocina, baño, sala de descanso, sala de reuniones, etc.
- Elementos naturales, como plantas en los espacios comunes
Así que para obtener un aumento en la productividad de los empleados, no solo es necesario reforzar las estrategias de productividad descritas, también es importante facilitar el trabajo de los equipos y empleados, invirtiendo en herramientas y accesorios de equipamiento útiles para mejorar el rendimiento.
Ahora que conocer las estrategias de productividad más eficientes para tu empresa, evalúa cada una de estas y comienza a impulsar el éxito, la motivación tanto como la consecución de objetivos en tu equipo de trabajo.
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