Las estrategias de organización empresarial para covid-19

Actualmente las empresas se enfrentan a diversos riesgos estratégicos y operacionales, a causa de la situación de cambio constante en las medidas de protección consecuentes de la crisis sanitaria generada por el coronavirus (COVID-19). Las razones principales que han afectado al negocio empresarial han sido:

• Los retrasos o la interrupción del suministro de materias primas
• Los cambios en la demanda de los clientes
• El incremento de los costes
• La poca liquidez para asumir diversos gastos
• Las reducciones logísticas que provocan retrasos en entregas
• La falta de organización en la gestión empresarial
• Los problemas de protección de la salud y la seguridad de los empleados
• La insuficiencia de mano de obra
• Las dificultades relacionadas con el comercio de importación y exportación.
• El pánico corporativo y la salud mental del equipo 
• La falta de comunicación con trabajadores deslocalizados

Posiblemente existan otras razones que deriven en retos a afrontar por los directivos promoviendo la transformación, o mejor, la adaptación de su gestión empresarial a la situación socioeconómica actual. Para ayudar a combatir los aspectos mencionados con garantías, queremos exponer una serie de estrategias que fundamentan un plan de gestión para hacer frente a la pandemia, a la incertidumbre sanitaria, económica y social que estamos atravesando. 

10 estrategias empresariales para afrontar la crisis provocada por el coronavirus

• Evaluar los riesgos concretos de la empresa y establecer respuestas de emergencia

Realizar una revisión y evaluación exhaustiva identificando todos los riesgos, analizando el capital humano de la empresa, todos los recursos disponibles, las subcontrataciones, la cadena de suministros, los clientes existentes, las pérdidas y el comportamiento del sector público según el gobierno correspondiente. 

Una vez realizada la evaluación de riesgos, será momento de responder a cuestiones como los planes de producción, el suministro y la logística modificada a la realidad actual, la seguridad del personal tanto en espacios de oficina como a nivel financiero y la organización de todos aquellos aspectos relevantes relacionados con planes de emergencia así como la división del trabajo, con objetivos y actividades claras. Todo esto, estableciendo prioridades.

Con la nueva realidad y la situación de emergencia, las empresas tienen que establecer planes de contingencia para responder a nuevos desafíos. Estos permiten la sostenibilidad y continuidad del negocio empresarial.

• Definir equipos de toma de decisiones de emergencia

Sucesivo al proceso de identificación de riesgos, se debe definir un equipo de profesionales responsables de establecer la estrategia y que marquen los objetivos del plan de emergencia, garantizando una correcta y adecuada toma de decisiones, en el menor tiempo posible y de la manera más acertada. 

Este equipo debe evaluar los puntos fuertes y débiles de la empresa y de los trabajadores para adaptar los procesos en periodos de crisis. Deben ajustar los planes a la situación actual y comunicar las medidas propuestas y los resultados de las mismas.

• Adoptar un modelo de negocio alternativo y digital

Es momento de confiar en la transformación digital y la innovación empresarial. Modificando su servicio y su plan de negocio, eliminando fronteras físicas y abriendo las puertas a la digitalización. Optimizando las páginas web existentes o creando una nueva, ya que será el ?lugar? de referencia del negocio empresarial, la imagen de marca y el canal de ventas en periodo de confinamiento. Apostar por un método e-Commerce para facilitar las ventas, un canal de comunicación y un blog con una adecuado plan de contenidos para mantener a la empresa conectada con los clientes.

• Diversificar las fuentes de ingresos

Los medios de difusión en línea son infinitos y fomentan la adquisición de ingresos a corto plazo, dependiendo de la inversión realizada que potencia el impacto del contenido. Encontrar los canales más efectivos es la clave para no perder ventas, encontrar potenciales clientes y mantener el negocio activo. La publicidad en línea, a través de Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads y Instagram Ads, o el remarketing y retargeting, son una buena opción de conversión para promover la continuidad de tu empresa en tiempos de coronavirus.

• Infórmate sobre las ayudas gubernamentales a dueños y empleados 

Según los gobiernos de cada país, las empresas cuentan con ayudas económicas de diferentes órganos públicos. En España el Gobierno ayuda a las empresas afectadas por el coronavirus, con ayudas e incentivos para empresas, subvenciones, flexibilización en materias de suministros, aplazamientos de reembolso y refinanciación de préstamos. Es importante conocer estas medidas de apoyo para la continuación de los negocios empresariales e incorporarlas en el plan de emergencia.

• Establecer mecanismos de comunicación

La comunicación fluida es fundamental, tanto entre trabajadores como de cara a clientes y partners. Esto con el fin de evitar que se produzca una opinión negativa de la empresa y su gestión.

El sistema de información que se implante debe también utilizarse para recopilar, transmitir y analizar la información sobre la evolución de la pandemia y su impacto en el sector empresarial correspondiente para así emitir avisos de riesgos inmediatos.

• Fomenta el bienestar físico y mental de los trabajadores

Los trabajadores son la base del funcionamiento efectivo de cualquier empresa, darles el valor que se merecen es fundamental. La flexibilidad en el trabajo es el medio más importante para la gestión de los profesionales de una organización. Por eso, es recomendable que las empresas establezcan políticas de teletrabajo y flexibilidad horaria, así como mecanismos de vacaciones, utilizando medios tecnológicos disponibles para gestionar el trabajo a distancia. 

La empresa también debe establecer un sistema de control para la seguridad y salud de sus trabajadores así mantener informados a responsables de departamentos sobre la situación personal de cada profesional, con total garantía de confidencialidad, garantizando protección y seguridad. 

Además, la empresa debe garantizar la seguridad de los entornos de trabajo, si este se realiza en las instalaciones laborales. Debe acatar las normas de higiene de las autoridades de salud pública nacionales y regionales para los períodos de enfermedades infecciosas graves. Así como reforzar la educación sobre las medidas de seguridad sanitaria de la pandemia, establecer directrices de autoprotección de los trabajadores y aumentar la conciencia sobre la prevención de riesgos.

• Implementar soluciones para garantizar las normativas de teletrabajo

La implementación de soluciones digitales, sobre todo aquellas dedicadas a la gestión del teletrabajo, facilitan la continuidad del negocio empresarial. Por un lado, garantizan el cumplimiento de los diferentes artículos de la nueva ley de trabajo a distancia y por otro lado, promueven el rendimiento laboral, la organización del tiempo y dedicación de esfuerzo productivo de los trabajadores de una empresa, ya que los conectan con los demás trabajadores y monitorean su actividad, respetando su derecho de intimidad, para generar resultados positivos y medibles, así identificar aspectos de mejora, anticipar los riesgos  y evitar las pérdidas. 

En WorkMeter, contamos con EffiWork, un software de medición de teletrabajo, que garantiza el aumento de productividad laboral de los profesionales de una organización empresarial y facilita datos objetivos y en tiempo real de su actividad. Además, ayuda a la empresa a cumplir con las normativas vinculadas.

• Ajustar los presupuestos y planes de acción

Las empresas tendrán que considerar ajustar sus presupuestos de inversión, brindando especial atención al flujo de caja para así garantizar la seguridad y liquidez de los fondos financieros, según el ritmo de los proveedores y los planes de trabajo de los profesionales vinculados.

Si la empresa cuenta con un sistema de comercio internacional de importación y exportación es muy importante que tenga en cuenta el impacto de la pandemia en los lugares de origen, para equilibrar las pérdidas según corresponda a través de la creación de escenarios hipotéticos. Estos escenarios deberán incluir respuestas a situaciones de emergencia para proveedores básicos y alternativos, así como la consideración de medios de transporte alternativos

Por otro lado, la empresa deberá analizar cómo tiene que ajustar el paquete de beneficios que les ofrece a sus trabajadores ante una caída económica o cierre de operaciones. Sin embargo, esta será una medida final y extrema ya que las circunstancias de cada empresa son únicas, especialmente durante una crisis tan volátil. 

• Buscar soluciones para el  mantenimiento de las relaciones con los clientes

Durante y después de la crisis de emergencia sanitaria las empresas deben realizar un trabajo exhaustivo con los clientes, estrechar sus relaciones a través de la comprensión de los cambios que han afectado el mercado y el impacto de reanudación de la actividad. Para esto, es importante analizar los contratos y contrastar las causas excepcionales, así como las leyes emitidas, durante el periodo de crisis para evitar consecuencias legales. La empresa debe comentar estas causas o medida excepcionales a los clientes para mitigar posibles pérdidas y evaluar si es necesario firmar alguna cláusula adicional. Todos los cambios generados deben quedar evidenciados en documentos escritos con las firmas de los miembros involucrados. 

Ahora que conoces las estrategias empresariales que te permitirán la continuidad de tu negocio, evalúa el estado y comportamiento de tu empresa para modificar y optimizar su gestión. Si tienes una estrategia o recomendación adicional, ¡coméntanos! y salgamos juntos de esta crisis.