Estrategias de gestión del tiempo que pueden ayudarte a lograr una mayor productividad

Publicada el 28/02/2024

Estrategias de gestión del tiempo que pueden ayudarte a lograr una mayor productividad

Publicada el 28/02/2024
Recibe nuestra newsletter mensual con todas las novedades del sector y los últimos artículos
Tabla de contenidos

Estrategias de gestión del tiempo que pueden ayudarte a lograr una mayor productividad

Muchos cargos de RRHH se enfrentan diariamente al desafío constante de manejar las tareas del día a día sin perder de vista los planes a futuro de la empresa, asegurándose al mismo tiempo de que los trabajadores estén contentos y rindan al máximo. En este contexto, implementar estrategias de gestión del tiempo no es solo recomendable, sino esencial. 

Este artículo tiene como objetivo proporcionar a los directores de RRHH cinco estrategias que pueden implementar para lograr una mayor productividad y eficiencia en sus equipos. 

Estrategia Nº1: Planificación efectiva

La base de una gestión del tiempo exitosa radica en la capacidad de planificar de manera efectiva. La planificación no solo ayuda a organizar las tareas diarias, sino que también permite anticipar necesidades futuras, establecer prioridades y asignar recursos de manera eficiente. 

¿Cómo hacerlo?

Usar herramientas para planificar el trabajo 

Existen muchas herramientas y técnicas diseñadas para facilitar la planificación de tareas. Plataformas como Trello, Asana, Notion o Microsoft Teams permiten organizar tareas, asignar responsabilidades y seguir el progreso en tiempo real. 

Priorizar tareas para maximizar la eficiencia 

La clave para una buena planificación es la capacidad de establecer prioridades. Esto implica distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante, centrándose en tareas que aportan mayor valor. La matriz de Eisenhower es una herramienta útil para organizar tareas según su urgencia e importancia. 

Estrategia Nº2: Técnica Pomodoro

Una de las estrategias más simples y efectivas para mejorar la gestión del tiempo es la Técnica Pomodoro. Esta técnica, se basa en la idea de que los descansos frecuentes pueden mejorar la agilidad mental y la concentración. 

Es especialmente útil en entornos de trabajo donde las distracciones son frecuentes y pueden afectar negativamente a la productividad. 

Para un director de RRHH, implementar esta técnica puede ser tan simple como usar una herramienta de gestión del tiempo que le ayude a temporizar las pausas durante la jornada laboral. Fomentar esta técnica dentro del equipo puede mejorar la eficiencia general y ayudar a los empleados a gestionar mejor su tiempo y carga de trabajo. 

Estrategia Nº3: Delegación efectiva

Saber delegar es esencial para la gestión eficaz del tiempo dentro de cualquier equipo u organización. Permite a los directores de RRHH maximizar la productividad y la eficiencia al asignar tareas y responsabilidades a los miembros del equipo que están mejor equipados para manejarlas. 

Principios clave para conseguir delegar de manera efectiva: 

  • Identificar las tareas clave para delegar: Hay que tener en cuenta que no todas las tareas son adecuadas para delegar. Es importante seleccionar aquellas que otros pueden hacer o que proporcionarán oportunidades de crecimiento. 
  • Elegir a la persona adecuada: La delegación requiere considerar las habilidades, intereses y carga de trabajo actual de los empleados. 
  • Proporcionar instrucciones claras y recursos: Es esencial comunicar claramente las expectativas, plazos y proporcionar los recursos necesarios para completar las tareas. 
  • Ofrecer reconocimiento: Una vez completada la tarea, es crucial proporcionar retroalimentación constructiva y reconocer el esfuerzo y resultado. 

Beneficios de una buena delegación para la gestión del tiempo 

La delegación no solo libera tiempo para los directores de RRHH para enfocarse en tareas de mayor nivel estratégico, sino que también contribuye al desarrollo de habilidades y al aumento de la satisfacción laboral de los empleados. 

Al delegar efectivamente, se crea un entorno de trabajo más dinámico y flexible, donde las tareas se completan de manera más eficiente y los miembros del equipo se sienten más valorados y comprometidos.

Estrategia Nº4: Uso de herramientas de gestión del tiempo

Las herramientas digitales se han convertido en un componente esencial para optimizar la gestión del tiempo. Estas herramientas ofrecen soluciones para automatizar tareas y organizar el trabajo, lo que resulta en una mejora significativa de la eficiencia y la productividad. 

WorkMeter ofrece su herramienta de gestión del tiempo que permite a los directores de RRHH y a los equipos medir y analizar cómo se utiliza el tiempo en el trabajo, ofreciendo datos valiosos para tomar decisiones informadas sobre la gestión del tiempo. Integrar WorkMeter en la estrategia de gestión del tiempo permite:

  • Seguimiento del uso del tiempo en tiempo real: Proporciona una visión clara de cómo se distribuye el tiempo entre diferentes tareas y proyectos.
  • Identificar patrones de trabajo y áreas de mejora: Gracias a las métricas ayuda a reconocer actividades que consumen mucho tiempo sin aportar valor significativo.
  • Planificación de recursos: La herramienta permite gestionar el calendario laboral, las pausas, las vacaciones, las bajas, e incluso los días de teletrabajo. 
  • Generar informes de incidencias: El software es capaz de generar informes detallados sobre ausencias, identificando posibles patrones o tendencias que puedan indicar problemas en el ambiente laboral o en la gestión del equipo. 

Consiguiendo así…

  • Automatizar el fichaje de jornada de forma desatendida. Gracias a la automatización de la herramienta es posible evitar informes incompletos y eliminar tareas innecesarias al departamento. 
  • Evitar una acumulación incontrolada de horas extras. 
  • Centralizar la gestión de personas en una sola plataforma.

Estrategia Nº5: Establecimiento de objetivos y revisión periódica

El establecimiento de objetivos claros y la revisión periódica de estos son fundamentales para una gestión del tiempo efectiva. Esta estrategia asegura que las acciones y recursos se alineen con las prioridades y objetivos a largo plazo. 

Cómo establecer objetivos SMART

Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Para establecerlos, estos objetivos deben ser: 

  • Específico: Define lo que se quiere lograr con el máximo detalle posible. 
  • Medible: Establece cómo se medirá el éxito del objetivo. 
  • Alcanzable: Asegura que el objetivo sea realista con los recursos disponibles. 
  • Relevante: Confirma que el objetivo se alinea con los objetivos más amplios. 
  • Temporal: Fija una fecha límite clara para el logro del objetivo. 

La revisión regular de objetivos y estrategias es vital para mantener el rumbo y adaptarse a cambios o desafíos inesperados. Esto implica: 

  • Evaluar el progreso: Deben revisarse regularmente el avance hacia los objetivos establecidos. 
  • Ajustar la estrategia: Es importante modificar planes y tácticas en respuesta a los resultados de la evaluación.
  • Reafirmar prioridades: Ajustar o confirmar las prioridades basadas en el análisis de desempeño. 

Caso de éxito: Seo In House y WorkMeter

SEO in House es una agencia de SEO y marketing en expansión, que enfrentó el desafío de gestionar eficientemente el tiempo de trabajo y las tareas de su creciente equipo. 

El uso de documentos de Excel resultaba en datos poco fiables y desconfianza interna. La solución fue implementar el software de gestión del tiempo de WorkMeter. 

El software facilitó la mejora en la gestión del tiempo y la productividad, adaptándose a las necesidades de la empresa sin imponer un control estricto. La herramienta permitió medir con precisión el tiempo dedicado a cada cliente, mejorando la productividad en un 80% el primer año y apoyando la implementación de un sistema de trabajo flexible. Además, ayudó a SEO in House a cumplir con la Ley de Registro de Jornada durante una inspección de trabajo.” 

Tal y como hemos visto a lo largo del artículo, la eficiencia en la gestión del tiempo es esencial para el éxito de cualquier organización. La adopción de herramientas avanzadas y la definición clara de objetivos son estrategias clave que permiten a los directores de RRHH y a sus equipos alcanzar una productividad óptima.  

Al implementar todas las estrategias vistas, las empresas pueden no solo aumentar su eficiencia sino también crear un ambiente de trabajo más motivador y satisfactorio. 
Time management software - free trial

Tabla de contenidos

Artículos relacionados