Si en tu empresa se ha planteado la posibilidad de implementar nuevas políticas de teletrabajo, lo primero que debe valorarse es si la empresa está preparada para ello. El nivel de desarrollo de la empresa, el perfil de los empleados o la orientación TIC, son variables a tener en cuenta.

El checklist que toda empresa debe superar

El siguiente check list se compone de diez preguntas que, respondidas de forma afirmativa, confirman que la empresa está lista para la siguiente fase del proceso:

• Cuenta su empresa con puestos de trabajo cuya actividad principal esté ligada al procesamiento de información o a la generación de conocimiento?
• Cuenta con empleados cuyas tareas no tengan que realizarse necesariamente desde la oficina?

La razón de ser de estas cuestiones no es otra que:

• • El teletrabajo no se puede adaptar a cualquier perfil de trabajador dentro de una empresa.
  • Está normalmente ligado a perfiles de empleado del trabajo del conocimiento.
  • Perfiles de trabajo que pueden fácilmente estar fuera de la oficina sin que se resienta su trabajo o el de los demás.

• Se utilizan las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (ordenadores, Internet, teléfono, etc.) de forma habitual en su organización?
• Están sus empleados bien formados en el manejo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones?

Como el teletrabajo se basa en tecnologías de la información es importante asegurarse de:

• • Que se dispone de dichas herramientas.
  • Que el personal sabe cómo usarlas.

Las herramientas más habituales en entornos de este tipo son: Skype, hangouts de Google, redes sociales corporativas, servicios de VoiP, calendarios compartidos, Google Docs, Skydrive, Dropbox etc.

• Esta dispuesto a destinar tiempo y recursos a realizar algunos cambios organizativos en su entidad?
• Tiene la posibilidad de realizar una inversión en tecnología que en el medio plazo podría revertir en aumentos en la productividad de sus empleados?

La inversión ha de ser tenida en cuenta ya que:

• • En caso de no disponer de las herramientas necesarias habría que valorar la posibilidad de adquirirlas y también valorar la inversión de tiempo que el proyecto supone.
  • Algunas herramientas son gratuitas y otras de pago, por lo que conviene saber de antemano si la empresa puede hacer frente al gasto de inversión en estas herramientas.

• Considera que existe una relación entre la motivación de sus empleados y su productividad?
• Considera que es importante favorecer la conciliación de la vida laboral y personal de sus empleados?

Esas cuestiones son importantes aunque la experiencia de WorkMeter (empresa SaaS que ha ayudado muchas empresas a implementar teletrabajo) demuestra que las organizaciones están abiertas a este tipo de proyecto siempre y cuando el impacto para la organización sea o bien neutro o bien beneficioso. Los beneficios de poder conciliar mejor son claros para las personas pero, si la organización no gana (modelo win win), difícilmente desarrollará un proyecto de este tipo.

• Es posible que la comunicación entre los empleados de su organización se realice de forma telefónica o vía correo electrónico?
• Es posible establecer objetivos y plazos claros en las tareas que desarrollan los empleados de su empresa?

Volvemos a la necesidad de tener un modelo de gestión basado en resultados y a la necesidad imperativa de poder medir para eliminar los frenos a la implementación de este tipo de proyecto.

• • Sin embargo, no en todas las empresas se puede hacer teletrabajo.
  • Por otra parte, hay sectores donde el teletrabajo es mucho más beneficioso que en otros, como ocurre en el sector servicios.
  • Para lograr esta comunicación se pueden emplear herramientas como: Skype, Hangouts de Google, Gtalk, redes sociales corporativas (Yammer) etc.

De hecho, de forma previa a iniciar siquiera un piloto de teletrabajo, cada organización debería responder a estas diez preguntas para comprobar que se puede poner en marcha.