Hablar de actividad en la oficina no es lo mismo que hablar de productividad laboral. Hemos visto que estar físicamente en el puesto de trabajo no significa necesariamente estar desempeñando tareas para la organización por lo que el control horario no es tan efectivo como se podría pensar.

El conocimiento de la actividad permite saber el periodo en que la persona se encuentra en su puesto, pero son los indicadores de productividad los que nos dan la pista sobre si la persona se dedica a actividades productivas para la empresa durante su tiempo de actividad o no.

Y es que no es lo mismo encontrarse físicamente dentro de la empresa que estar realizando actividades productivas para la misma, por ello es necesario:

• Evaluar la proporción de tiempo que se dedica a esas actividades que la empresa considera productivas.
• Comparar la cifra obtenida con el total del tiempo que, dentro del horario laboral establecido, se dedica a la actividad.
• Analizar la diferencia entre las horas totales de actividad diaria y las horas de actividad que se han dedicado al uso de herramientas productivas.
• Tomar conciencia del número de horas dedicadas a actividades productivas para la empresa es acercarse a entender el nivel de productividad de la plantilla, en general y también de cada individuo en particular.

El presentismo, aliado de la pérdida de tiempo

Los trabajadores americanos se descubren en una encuesta realizada por Salary.com y reconocen que emplean casi una cuarta parte de su jornada laboral en actividades no productivas. Concretamente, 2,09 horas de cada 8 que, sorprendentemente, no incluyen los tiempos dedicados al café de media mañana o la comida. Se trata de pérdida de tiempo en estado puro que se distribuye en:

• Internet (uso personal): 44,70%
• Hablando con compañeros: 23,40%
• Realizando negocios personales: 6,80%
• Esparcimiento: 3,90%
• Recados fuera de la oficina: 3,10%
• Llamadas telefónicas personales: 2,30%
• Buscando nuevos empleos: 1,30%
• Haciendo planes personales: 1,00%
• Llegar tarde: 1,00%
• Otros: 12,50%

Este absentismo presencial es muy difícil de detectar para las empresas más ancladas en el pasado, especialmente aquéllas que premian a los empleados que más horas pasan en su puesto de trabajo y a quienes salen los últimos cada día. Pero, en realidad, actividad y productividad no son sinónimos y este tipo de actitudes promueven el presentismo y favorecen la pérdida de tiempo en el trabajo.

La crisis y el difícil contexto económico que atravesamos son alguna de las causas de que muchos trabajadores (en concreto 8 de cada 10, según informa una de las últimas encuestas llevadas a cabo por Randstad) dediquen más horas a su empleo. Es la raíz del presentismo.

Este tipo de comportamientos han aumentado en España en los dos últimos años, pasando del 45% en el año 2010 al 85% en 2012. Lamentablemente para todos, trabajadores y empresas, este incremento de actividad en la jornada laboral no se corresponde con un aumento equivalente de la productividad ya que, como indica el mismo informe, actividad y productividad son conceptos que no están relacionados entre sí, porque la motivación de los trabajadores que se encuadran en este perfil es la de conservar su puesto, no aumentar su productividad o mejorar su rendimiento.

El camino hacia la productividad: aprendiendo a ganar tiempo

Teniendo claros los conceptos de productividad y actividad, y contando con una herramienta de análisis de estos datos, es posible saber cuánto tiempo se emplea en actividades productivas, del total de tiempo en la oficina. El objetivo final sería estar menos horas en el puesto de trabajo, pero de forma mucho más productiva. Por tanto, hay que centrarse en la productividad y no en la actividad y lograr:

• Hacer que los empleados sean conscientes de cómo gestionan su tiempo, gracias a las métricas para aprender a mejorarlo.
• Implantar una cultura basada en trabajar menos horas, pero hacer que estas sean más productivas. Para ello, conocer la actividad y medir la productividad a través de las métricas resulta fundamental.
• Detectar a las personas, grupos o departamentos que no dedican en su actividad diaria tiempo en tareas productivas.

Es indispensable saber en qué perdemos más el tiempo para aprender a ganarlo.