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Para que los programas de teletrabajo sean exitosos necesitan unos requisitos mínimos pero cruciales para su desarrollo: Managers, Tareas, Personas y Tecnologías. Hoy analizamos los dos primeros.
El teletrabajo implica que los empleados no siempre están presentes en las oficinas de trabajo y por lo tanto, requiere de una transformación en las prácticas de gestión tradicionales. Es decir, el teletrabajo supone una transición desde la gestión basada en el presencialismo y en la actividad hacia una gestión mucho más optimizada basada en la evaluación del desempeño. La mayoría de los gurús del management y académicos concuerdan al sugerir que la supervisión de los empleados no debería basarse en términos horarios, sino en aspectos como la calidad, cantidad y el grado en el que se alcanzan los objetivos y metas preestablecidas de manera adecuada. Para lograr gestionar con éxito esta transición tenemos que tener en cuenta varios elementos clave como los managers, los trabajadores, la definición de tareas y la tecnología.
Empecemos por entender cuáles son las características claves de un buen manager para gestionar un programa de teletrabajo de manera eficiente.
Un buen manager debería:
- Establecer una relación de confianza entre los trabajadores y la dirección.
- Mantener canales de comunicación vertical y horizontal (entre todo el conjunto de empleados de la empresa) abiertos y fluidos. La comunicación es vital para poder mantener una actitud proactiva y que los diferentes miembros de un equipo puedan trabajar de manera adecuada.
- Establecer unas metas y objetivos precisos asociados al programa de teletrabajo. Es decir, debemos saber qué se está haciendo y cuál es la importancia de nuestro trabajo. Ello se consigue al contar con indicadores que nos ofrezcan métricas sobre el desempeño realizado y cuáles son las tareas que quedan por realizar y cuándo es el momento más adecuado para empezar con ellas.
- Ofrecer feedback al trabajo realizado por los teletrabajadores frecuentemente y establecer medidas correctoras cuando sus prácticas de trabajo se desvíen de los objetivos y metras preestablecidos.
- Evitar el distanciamiento. Asegurar que sus teletrabajadores participan en las actividades organizacionales y se les mantiene informados sobre los eventos relacionados con la organización. Aunque no se trabaje en la oficina, los teletrabajadores no deben perder contacto con el resto del equipo y con los valores de la organización.
- Considerar a los teletrabajadores como al resto de empleados, no como una excepción de la norma. Al fin y al cabo teletrabajar es una nueva manera de trabajar adaptada a las necesidades de hoy en día, pero los teletrabajadores continúan siendo empleados de la empresa, sujetos a una serie de obligaciones y beneficios con ella que deben quedar de forma explícita en su contrato.
Tampoco todos los proyectos se pueden llevar a cabo teletrabajando. Tenemos que entender que, al igual que pasaba con las personas, no todos los trabajos son iguales, por lo que algunos podremos llevarlos a cabo desde cualquier lugar, pero otros requieren contactos cara a cara frecuentes con los compañeros de equipo o con la misma dirección.
Características de gestión de tareas
- El trabajo es divisible en pequeñas tareas. Para poder teletrabajar es necesario que el tipo de trabajo se pueda dividir en pequeñas tareas que se puedan repartir entre los diferentes miembros del equipo.
- El trabajo puede ser realizado con poca interacción cara a cara entre los trabajadores. Hay tipos de proyecto que requieren que los empleados trabajen codo a codo, por lo que sería contraproducente intentar hacerlo a través de programas de teletrabajo.
- Las tareas contienen objetivos bien definidos. Esta es quizás la cuestión más complicada. Definir quién hace qué exactamente y marcar un calendario organizado. Para ello, la mejor solución pasa por establecer indicadores que guíen al conjunto del equipo en el desarrollo del proyecto.
- Las tareas no requieren de una localización física específica, por lo que no requieren acceso a materiales especiales, equipamiento o servicios. Por ello se hace imprescindible el conocimiento tecnológico porque hoy en día ya cuentas con las solucione tecnológicas para deslocalizar tu puesto de trabajo.
- Se trata de un trabajo en el que se puede delimitar fechas de inicio y final de cada una de las tareas para ser completado. La realización completa del proyecto depende de la consecución gradual de las diferentes tareas, por ello, necesitamos un calendario compartido entre todos los miembros en los que todos sepan en todo momento cuándo deben estar listos sus encargos para que el resto del equipo pueda seguir avanzando.
