El rey de los ladrones de tiempo externos: las interrupciones

Uno de los ladrones de tiempo externos por excelencia son las interrupciones. Las interrupciones nos hacen perder la concentración y, además del tiempo que nos roban en función de su duración, también nos hacen perder esos entre seis y nueve minutos que, de media, el cerebro tarda en volver a retomar el nivel de actividad y concentración que se tenía antes de ser interrumpido.

Las interrupciones más comunes son causadas por:

• Llamadas de teléfono.
• Mensajes al móvil.
• Mensajes en el ordenador que nos llegan a través de servicios de mensajería instantánea o chats corporativos.
• Compañeros de trabajo que se acercan a tu despacho a preguntar o pedir algo.

Las interrupciones, sean del tipo que sean, atentan directamente contra la productividad individual (pero también contra la del grupo si, por ejemplo, la interrupción tiene lugar en el transcurso de una reunión). Además:

• Disminuyen la calidad del trabajo realizado.
• Disminuyen la efectividad.
• Ralentizan el ritmo de trabajo.
• Aumentan la proporción de errores.
• Obstaculizan el correcto desempeño.
• Desmotivan y molestan.

Cómo minimizar las interrupciones

Aunque las interrupciones son un ladrón de tiempo externo, en su resolución y a la hora de poner medidas para combatirlas, la personalidad del individuo juega un factor clave.

Las maneras más efectivas de minimizar las interrupciones son:

• Elige un lugar adecuado para trabajar: ¿por qué no desde casa? Gracias al teletrabajo y a la tecnología basada en la localización es posible trabajar desde cualquier parte y sin interrupciones (incluso las reuniones se pueden mantener sin que los participantes compartan sala, edificio, ciudad o país) por lo que se maximiza la eficacia de las horas productivas de trabajo.
• En tu ordenador, abre sólo las aplicaciones que necesites para la tarea que vas a realizar y minimiza el número de pestañas abiertas de tu navegador. Conseguirás distraerte menos.
• Apaga el sonido del teléfono y pon el dispositivo boca abajo, de forma que no puedas ver la pantalla. Activa el buzón de voz del teléfono. Si estás en la oficina, pide que no te pasen llamadas en un rato.
• Desconecta los avisos y notificaciones de los servicios de mensajería e emails.
• En los chats corporativos o Skype, si son necesarios para tu actividad laboral, utiliza la herramienta que te permita mostrar tu estado para dejar claro que estás ocupado en ese momento (por ejemplo, con el color rojo, si es de tipo semáforo, o el símbolo de prohibido, si emplea iconos). Otra opción es mostrarte invisible.
• Si puedes prever las interrupciones, concéntralas en una franja horaria. Haz lo mismo con las visitas y no las aceptes sin cita previa.
• Otras alternativas: declina la invitación a reuniones cuando no te venga bien acudir o cuando creas que tu presencia allí es meramente figurativa y no necesaria de verdad. Intentad establecer en tu empresa un periodo de tiempo de un día en concreto a la semana donde se tratará de respetar el silencio y la concentración.

Cada cual es responsable de tomar medidas para evitar las interrupciones y de la misma forma todos debemos respetar el trabajo y el descanso de los demás. Cada cosa tiene su momento y hay que saber priorizar y en este sentido, la formación juega una baza importante y la empresa debe ser consciente de ello ya que, al fin y al cabo, la beneficiaria última del aumento de productividad y valor que se consiga va a ser ella.

Poner los medios para evitar ser molestados es nuestra labor. No todo el mundo es capaz de comprender que hay un momento para todo, así que la educación del personal en materia de productividad personal es una temática fundamental en el campo formativo.

Saber dar una negativa por respuesta

En ocasiones, los culpables de que nos interrumpan somos nosotros mismos. Cuando lo aceptamos todo, cuando no sabemos decir que no estamos minusvalorando nuestra actividad, despreciando nuestro propio tiempo y faltándonos al respeto.

Saber decir que no enriquece la vida laboral y aumenta su calidad, al tiempo que incrementa la propia autoestima, que se ve reforzada. Ello no tiene por qué empeorar nuestras relaciones con los demás, sólo es cuestión de practicar la empatía y seguir alguna de las siguientes técnicas:

• Posponer tu respuesta: comentar a tu interlocutor que tienes que consultar tu agenda o pensártelo le pondrán en sobre-aviso y valorará la posibilidad de que no puedas ayudarle. Esta manera tan delicada de declinar una petición te sirve a ti y también a la otra persona, que puede buscar ayuda en otra parte sin perder más tiempo.
• No des un no rotundo: di que lo sientes pero que tendrá que ser más tarde, más adelante, otro día... es mucho más fácil que decir que no y conseguirás que no te sigan insistiendo.
• Busca el lado positivo de tu negativa: dile a tu interlocutor que no, pero acompáñala de un "seguro que te va a salir bien", "ya verás como es un éxito" (técnica extraída del libro "The extreme art of self - care"de Cheryl Richardson).

Tener claro que necesitas tu tiempo y energía para desarrollar tus actividades es crucial, como también es importante el no excederse en las explicaciones que acompañan a la negativa.