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¿Qué día de nuestra agenda laboral es el más productivo? ¿Y qué día es el más eficiente? Descúbrelo en este artículo.
En un estudio reciente que hemos llevado a cabo, comparamos los días de la semana para averiguar cuál era el día más productivo. Si miramos la suma de horas de productividad el día más productivo sería en martes pero si lo comparamos con actividad resulta ser el viernes. Los viernes donde observamos que se suele trabajar menos horas, le gente es más productiva (eficiente). Son varios los factores que hacen que este día sea el más productivo. Cuando finaliza la semana, tendemos a hacer el repaso de todo lo que tenemos pendientes y la mayoría necesitamos irnos de fin de semana con la sensación de haber dejado las cosas en orden. Curiosamente, pese a ser el día de la semana en que menos horas se trabaja, resulta mucho más efectivo. Tenemos la ley de Murphy, la cual habla sobre la gestión del tiempo.
Ley de Murphy
Lo que viene a decir básicamente esta ley es que la percepción que tenemos del tiempo, es totalmente flexible. Cuanto más tiempo tenemos para ejecutar algo, más dilatamos la ejecución en el tiempo y por contrapartida, cuanto menos tiempo, más rápidamente la ejecutamos. Nos adaptamos al tiempo del que disponemos. Eso hace que pesar de tener menos horas efectivas el viernes, hace que la ejecución sea más focalizada, concentrada y enfocada a finalizar.
Si los responsables de gestionar equipos de trabajo dispusiesen de un sistema de medición que les permita averiguar los día con mayor productividad podrían organizar su agenda laboral de forma más óptima. Por ejemplo, podrían programar una reunión estratégica, donde hay que tomar decisiones importante este día.
Se trataría de convocar con antelación esta reunión con un orden del día bien definido para que los asistentes la preparen correctamente.
Evidentemente sólo valdría la pena si la reunión es productiva de los contrario estaríamos desperdiciando un día de alta productividad.
Dentro de nuestro estudio, constatamos que el 61% de la reuniones son programadas y el 39% son ?espontáneas?. Todos los manuales de buenas prácticas sobre reuniones muestran que las reuniones imprevistas, las que no se han preparado correctamente no suelen ser muy productivas por lo que habría que evitar a toda costa tenerlas los días o durante las horas de mayor productividad, e incluso lo razonable sería intentar eliminar el tiempo de reuniones no programadas, para así optimizar el tiempo del que disponemos. Según nuestro estudio, la hora con mayor productividad es la comprendida entre las 12h y la 13h. Un momento virtuoso de la semana (probablemente el momento en que se encuentren los búhos y las alondras) podría ser el viernes por la mañana entre 12h y 13h y, los responsables de equipos deberían reservar estas franjas horario para tratar temas importantes con las personas de sus equipos.
A nivel individual se trata de optimizar nuestra gestión del tiempo. Si tenemos una herramienta que nos muestra qué día somos más productivo y sabemos en qué momento del día nuestras capacidades cognitivas son más altas debemos organizar nuestra lista de tareas en función de estos datos y reservarnos estos espacios para realizar aquellas actividades que requieren más concentración o que son más difíciles. Evitar realizar en estos momentos virtuosos a tareas más mecánicas como por ejemplo, consultar o responder los emails en aquellas franjas horarias de alta productividad.
Generalmente, deberíamos hacer un esfuerzo para intentar reducir el uso del correo electrónico ya que es uno de los mayores ladrones de tiempo. Nuestro estudio muestra que pasamos aproximadamente el 17% de nuestro tiempo leyendo o contestando emails. Lo razonable sería que le dedicasemos el tiempo que le dedicamos fuera de las franjas de productividad.
