El concepto de Lean Time Management

El Lean Time Management consiste en eliminar al máximo las pérdidas de tiempo o acciones que no generan valor a la empresa para empezar a focalizarse en aquellas que sí lo hacen.

Aumentar el valor y minimizar el esfuerzo son las claves sobre las que se asientan los principios de la producción industrial que Toyota comenzó a aplicar con éxito hace décadas y que hoy se han extendido a muchas otras ramas de la gestión bajo el término Lean Management o Lean Time Management. Las claves de esta forma de proceder son:

• Identificar los consumos innecesarios y desperdicios: detectar las actividades que consumen recursos y no aportan valor.

• Eliminarlos: excluyéndolos sistemáticamente de todos y cada uno de los procesos de trabajo de la empresa.

• Comprobar resultados y practicar ajustes: para lograr que el valor fluya lo más rápido posible y de manera uniforme.

• Continuar midiendo y ajustando: la única forma de alcanzar la excelencia.

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¿Para qué sirve la gestión de tiempo ajustada?

El Lean Management, también conocido como gestión ajustada,se inspira en el sistema Just in Time (JIT) o justo a tiempo. Aplicado a cualquier tipo de organización, de cualquier sector de actividad, esta filosofía de trabajo genera numerosos beneficios:

• Disminuye la generación de desperdicios.

• Minimiza los defectos.

• Ahorra tiempo.

• Reduce el gasto.

• Incrementa la eficiencia.

• Optimiza la calidad.

Actuando sobre los procesos y partiendo de una visión global, que se va concentrando progresivamente en los detalles, el objetivo del Lean Management es generar valor. Para conseguirlo:

1. Identifica fallos o errores.

2. Elimina consumos innecesarios.

3. Utiliza la menor cantidad posible de recursos de todo tipo.

4. Reduce al máximo las actividades que implican un coste pero que no aportan valor.

Desde su implementación comienzan a percibirse los cambios a mejor. Los tiempos de proceso disminuyen, los resultados ganan en calidad y el tiempo que se ahorra de las tareas de poco valor se reinvierte en otras más importantes.

Para conseguir implementar con éxito un sistema de gestión ajustada es necesario:

• Ayudar a las personas a diferenciar qué actividades son más importantes para su trabajo y el de la organización.

• Dotarlas de las herramientas necesarias para comprender cómo gestionan su tiempo.

• Centrar la atención en tareas prioritarias.

• Corregir malos hábitos y/o defectos, como por ejemplo el abuso del correo electrónico.

• Detectar, a partir de datos objetivos, si se alcanzan los niveles de productividad deseados y la planificación del tiempo es la óptima.

• Seguir midiendo y continuar ajustando para aumentar la efectividad.

El Lean Management en la práctica

Veamos un ejemplo de Lean Time Management para un puesto de perfil ingeniero:

Para este estudio se tomó como muestra la gestión de tiempo de un ingeniero. Su principal actividad era la programación y una de las características más significativas de su modo de trabajar, la sobrecarga, que le mantenía ahogado en unos niveles de estrés altísimos.

En base a la observación de su actividad se confeccionó un perfil óptimo, determinando las tareas y tiempos que se deberían dedicar a cada una de ellas.

El siguiente paso consiste en contrastar los datos reales con los del perfil óptimo. La comparación de ambos grupos de datos habla por sí sola, como puede verse en la imagen:

Las métricas muestran que el correo electrónico, las reuniones y una serie de tareas de carácter administrativo ocupan casi la mitad del tiempo disponible de este ingeniero, dejándole poco más del 50% de su jornada disponible para la realización de las core tasks. El origen del problema ha quedado de manifiesto.

Trabajar bien no es trabajar mucho o trabajar más horas. Es dedicarte, principalmente, a aquellas cosas que son verdaderamente productivas para ti y para tu organización, eliminando todos aquellos defectos y desperdicios. Esto es Lean Time Management y su esencia: centrarse en lo realmente importante para ser más eficientes y competitivos.

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