Los mejores ejemplos de onboarding RRHH: Casos reales y el plan detallado

ejemplos onboarding rrhh

Uno de los factores claves de las empresas, son los empleados, tanto el proceso de captación como su posterior continuidad en la empresa. Aunque en muchas ocasiones se habla de cómo retener el talento en las organizaciones a largo plazo, es más importante si cabe, retenerlos en el mismo momento en el que conocen la empresa.

La imagen que da la empresa al recibir al nuevo trabajador, es clave para fomentar su futura permanencia en la empresa. Por ello, explicaremos la importancia del onboarding de empleados y algunos ejemplos de onboarding. 

¿Qué es el proceso de onboarding de empleados?

El onboarding es una práctica esencial del departamento de RRHH, ya que guía a los trabajadores en la integración y adaptación a su nueva empresa. 

Este proceso, busca otorgar a los nuevos empleados todas las herramientas y conocimientos necesarios para desarrollar su función en su nuevo puesto de trabajo acorde a los objetivos comerciales y corporativos de la empresa. 

¿Para qué sirve el onboarding?

El onboarding es el primer contacto que tiene el trabajador con su nueva empresa. 

Al igual que al “entrar” en cualquier establecimiento, donde el recibimiento y el trato será clave para quedarnos y realizar una compra, en una empresa, si la primera experiencia es dinámica, divertida y cercana, el trabajador estará más predispuesto y comprometido a permanecer en  ella. 

Como bien hemos apuntado al inicio, los trabajadores son uno de los activos más importantes de las empresas, ya que de ellos depende en gran medida el éxito de su actividad. 

Por ello, conseguir personal cualificado y retenerlo en el tiempo, es un factor esencial en los objetivos de todo departamento de recursos humanos. Todas las técnicas y procesos que fomenten la fidelización de los trabajadores serán positivos para el global de la empresa. 

Plan de onboarding, ¿por dónde empiezo?

plan onboarding rrhh ejemplos

Como todo plan, consta de unos pasos deliberados para su posterior implantación en las organizaciones. Desde WorkMeter hemos definido las siguientes fases o etapas del proceso de onboarding de RRHH: 

Preparación: Antes del onboarding

El proceso de Onboarding debe empezar mucho antes del primer día del empleado en la empresa, para crear una imagen positiva desde el principio. Aconsejamos que este se inicie una semana antes de la fecha de inicio, en el que deberás: 

Preparar toda la documentación del nuevo trabajador

Prepara datos bancarios, número de la seguridad social, normativas y todos aquellos documentos legales que sean necesarios para su incorporación. 

Crea y organiza las cuentas

Instala los software necesarios para su trabajo y crea las cuentas necesarias para las distintas plataformas de la empresa. 

Enviarle una carta/correo electrónico de presentación

Crea un “Manual del empleado” en el que se informe sobre la misión y la visión de la empresa, así como una presentación formal del departamento. 

Informar sobre el planning a seguir de su primer día de trabajo

Informa al trabajador con antelación del timming a seguir de sus tareas en su primer día en la empresa,

Crea un nuevo espacio de trabajo

Provisiona el espacio del material necesario y haz que esté ordenado y limpio.  

Envía material corporativo

Una opción es enviar al nuevo trabajador materiales corporativos como bolígrafos, tazas, camisetas y otros objetos que motiven al trabajador en su inicio.  

Ejecución: Día de bienvenida

La ejecución del plan de onboarding, se refiere al propio procedimiento de aplicar sus herramientas de bienvenida, el primer día del nuevo empleado. 

Para asegurar que tu empleado esté cómodo,. comprometido y se lleve una imagen positiva de la empresa y de su funcionamiento, puedes: 

Recepción

Es importante que a la llegada del empleado haya una persona encargada de recibirlo y acompañarlo por los espacios de trabajo. 

Tutoría

Designa a un compañero o superior que se encargue de enseñar y explicar las tareas que se realizan en cada departamento y en el suyo propio. Esta persona tiene una función clave, ya que se trata del apoyo que el trabajador tendrá en todo su proceso de adaptación a esta nueva empresa. 

Presentación de personal y directivos

Es muy positivo que en su primer día, el trabajador conozca a sus compañeros de departamento y a los del resto para darle la bienvenida. Si una empresa es muy grande, la presentación imprescindible, sería de sus compañeros más cercanos y de los directivos más directos en el organigrama. 

Estos actos pueden llevarse a cabo mediante un acto de presentación formal como una reunión con directivos, jefes de departamento y compañeros o con otras más informales como jornadas de teambuilding, comidas, actividades al aire libre, etc.

Seguimiento

Esta fase del plan de onboarding, puede ser más o menos extendida en el tiempo. Puede durar desde una semana hasta los primeros tres meses, dependiendo del tiempo de adaptación que consideremos necesario para el puesto de trabajo. 

Durante el seguimiento, es importante que el nuevo empleado no se sienta solo y desprovisto de la ayuda necesaria para adaptarse a sus nuevas funciones por lo que es importante: 

Organización de tareas

Planifica las tareas y proyectos que llevará a cabo el nuevo empleado. Organiza un calendario con fechas de entrega y ve añadiendo tareas de forma progresiva adaptadas al aprendizaje del empleado.  

Supervisión de tareas

Designa a un supervisor para resolver las dudas de cada proyecto y que supervise el trabajo. Este proceso podrá difuminarse con el tiempo y con la autonomía que irá ganando el trabajador. 

Invierte en formación

Provisiona al nuevo empleado de los conocimientos de software y de las herramientas básicas para el desarrollo de tareas y proyectos propios de la empresa que puede que el empleado desconozca. 

Reuniones de evaluación

Realiza reuniones asiduas con el nuevo trabajador para resolver dudas y detectar posibles carencias de información que necesite. Al ser nuevo, puede que un empleado tenga necesidades y no sepa cómo abordarlas, es importante que se le pregunte y se cree un espacio cómodo y abierto de consultas. 

Evaluación

La fase de evaluación, o fase final del proceso de onboarding, no debería pasar desapercibida ni obviarse. Esta, nos dará la información de cómo se ha realizado el proceso y de si se ha aplicado de forma óptima. 

Mantén una conversación bilateral con el empleado, en el que se analicen las carencias encontradas en todo el proceso de adaptación e introducción a la actividad laboral. Es importante que el empleado sea crítico con los procesos y las herramientas proporcionadas, para poder mejorar. 

Una técnica podría ser pasar un cuestionario o una tabla de preguntas en las que obtener la satisfacción y adecuación del proceso al empleado. Siempre, como hemos apuntado anteriormente, con una posterior conversación basada en la confianza y en el entendimiento mutuo. 

Esta fase, también es importante para el profesional de rrhh para analizar el desempeño del trabajador durante el proceso de adaptación y determinar si la incorporación es óptima o si hay que prescindir de su actividad. 

Para asegurar que el análisis del desempeño sea objetivo y basado en métricas reales, es importante contar con un software que analice las horas de trabajo relacionadas con la productividad del empleado. Gracias a estas métricas, el profesional de rrhh puede saber si el empleado cumple con los objetivos marcados por la empresa respaldado con datos totalmente reales, escapando de la subjetividad. 

Nueva llamada a la acción

¿Cómo hacer un onboarding digital?

Con el auge de la modalidad híbrida o del teletrabajo en las empresas, es importante adaptar todos los planes de acción a estas nuevas tendencias, como el onboarding

Por ello, muchas empresas que han trasladado su actividad al medio online, también han trasladado el proceso de bienvenida y de integración de sus nuevos empleados. Conseguir un onboarding adaptado al medio digital y evitar que sea impersonal o frío es posible. 

Ejemplos onboarding de rrhh

Debido a la importancia del proceso de reclutamiento en las empresas, que hemos comentado en todo el artículo; cada vez son más los profesionales que buscan inspirarse en nuevas técnicas y procesos de onboarding para causar buena impresión a los nuevos trabajadores y retener el talento en sus empresas. 

Os traemos algunos de los ejemplos más exitosos del proceso de incorporación de nuevos miembros de un equipo:

Google: Apostar por la formación

A nadie le sorprende que Google sea una de las empresas mejor consideradas a la hora de aplicar para un trabajo. En gran medida se debe al cuidado que tienen con sus empleados. Este cuidado se traslada también al proceso de incorporación de profesionales. 

Entre otras técnicas, el  gigante de Silicon Valley, dedica 3 meses a la formación de sus nuevos empleados sin ninguna asignación de proyectos. En este periodo, dependiendo del puesto desempeñado,  se limita a formar a los empleados en técnicas y habilidades de acuerdo a los procesos de la compañía y a perfeccionar sus conocimientos. 

Además, para dar la bienvenida a nuevos empleados, los viernes se organiza una fiesta de bienvenida para crear ambientes relajados y un clima de confianza entre trabajadores. 

Twitter: "From yes to desk"

Durante el proceso de bienvenida, la empresa Twitter, se encarga de que en los primeros momentos de los nuevos empleados en la empresa, no están nunca solos. 

Cuentan con una guía de más de 70 pasos para guiar a los empleados por todos los departamentos de la empresa. Además, para que los nuevos trabajadores se vean atraídos a iniciar sus tareas, el equipo de onboarding, deja sobre su mesa una botella de vino.  

Mailchimp: “Chimpanion”

Esta empresa de email marketing, cuenta con una de las técnicas más revolucionarias, porque aunque pueda parecer contraproducente, les hace retener gran cantidad de sus empleados. 

Durante la primera semana, los empleados no trabajan. Durante estos primeros cinco días, los empleados reciben material de merchandising de productos corporativos de la empresa. Además, durante este tiempo se les ofrece información sobre los proyectos, historia, cultura  y beneficios de la empresa. 

Otra figura clave, es la incorporación de los “Chimpanion”, trabajadores con bastante recorrido en la empresa que guían y resuelven todas las posibles dudas de los nuevos empleados y les dan una visión más informal de la organización. 

Ahora que ya conoces el proceso de onboarding. cómo aplicarlo y algunos de los ejemplos más exitosos para concluir el proceso de selección de algunas empresas, puedes emplearlo para captar y retener a nuevos empleados. El talento de tus trabajadores hará que tu empresa sea más exitosa y alcance los objetivos marcados. 

software teletrabajo

Artículos relacionados

Trucos para motivar y guiar a tu equipo comercial hacia la productividad

  Trucos para motivar y guiar a tu equipo comercial hacia la productividad Uno de los objetivos más importantes del director comercial de hoy es guiar a su departamento hacia la productividad. Optimizar la gestión del tiempo, conocer la estructura más apropiada, y saber mantener el ritmo y la motivación de los trabajadores son algunas […]
Leer Más >

Gestiona las habilidades de tu equipo correctamente

Gestiona las habilidades de tu equipo correctamente Las capacidades de los empleados en una empresa es una de las bazas principales para el funcionamiento de la misma.
Leer Más >

Herramientas de reclutamiento y contratación que necesita tu departamento de recursos humanos

Una de las áreas que se ha visto más afectada por la era digital es el área de los Recursos Humanos. Este departamento se encarga de localizar posibles candidatos y las formas de comunicarse con ellos han evolucionado muchos los últimos años gracias a nuevas herramientas.
Leer Más >