Ejecución del proyecto de inteligencia empresarial y formación a los usuarios

La inteligencia empresarial convierte datos en información útil y relevante. De esta forma es posible ganar en precisión, aprovechar las oportunidades y minimizar el riesgo.

La implementación y el desarrollo de una estrategia de inteligencia empresarial no están exentas de complicaciones. Se trata de procesos donde interviene la cultura de empresa, donde participan muchas personas de roles y competencias muy distintos dentro de la organización y donde el trasfondo de las reglas de negocio permanece omnipresente, restando simplicidad y a veces planteando nuevos inconvenientes.

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El contar con una herramienta tecnológica adecuada facilita el proceso, en su elección, resulta muy beneficioso disfrutar de la colaboración de IT y RR.HH., para sentar las bases y obtener el máximo rendimiento y adecuación a las necesidades a cubrir. No obstante, al elegir una solución de IE, además de las características específicas del producto, es importante tener en cuenta otros factores, entre los que cabría destacar:

• Facilidad de uso.

• Simplicidad técnica en cuanto a la implementación.

• Ausencia de complejidad en los procesos de administración que implica.

• Escalabilidad.

• Variedad de opciones en la interfaz de usuario.

• Integración en la plataforma de la empresa, en el corto y el largo plazo, teniendo en cuenta las necesidades actuales, pero también las futuras.

• Posibilidad de integración con otras plataformas activas en el negocio.

• Facilidad de expansión, para adaptarse a la evolución del negocio reduciendo costes.

• Automatización en la recogida de información

• Objetividad

Otro aspecto importante y que en ocasiones se deja de lado es la formación a los usuarios. Estamos ante uno de los puntos en los que suelen fallar los sistemas de IE: la formación que reciben los usuarios y los técnicos sobre el nuevo sistema. Y es que no basta con plantear una formación sobre el uso de la herramienta implantada, sino que es necesario adiestrar en la manera de utilizarla. Y esto afecta tanto a los usuarios como a los departamentos técnicos.

Créditos fotográficos: "Business Training" by jscreationzs

Proyecto de inteligencia empresarial: aspectos que se deben tratar durante la formación

Al planificar la etapa de formación adscrita a un proyecto de inteligencia empresarial, si se busca la exhaustividad,  hay que hacerlo a tres niveles:

• Formación en el uso de las tecnologías: la necesidad del Departamento de IT de conocer y dominar la nueva tecnología es evidente. Deben recibir la formación necesaria que se establecerá en función de si el desarrollo de la solución de IE se llevará a cabo por ellos directamente o si se contratará a personal externo.

• Formación en la utilidad de esas tecnologías: saber cómo funciona la solución escogida de IE no es suficiente. El departamento de IT debe conocer en detalle todas las posibilidades que ofrece, sus limitaciones, sus usos y todas sus funcionalidades para poder instruir a los usuarios y juntos extraerle el máximo partido.

• Formación a usuarios finales: desde antes de que la tecnología forme parte de la realidad cotidiana de la empresa y su uso se incorpore a las rutinas, los usuarios deben conocer cómo se usa, cómo se accede a sus distintas herramientas, cómo se ejecuta el análisis. Y todo a un nivel de detalle que les capacite para empezar a utilizar la tecnología desde el primer minuto a un alto nivel de rendimiento. La suficiencia en su utilización no basta, hace falta profundizar e invertir en esa formación para que cada individuo la sepa usar para gestionar, tomar decisiones, poner en marcha acciones correctivas, como gestionarlas? ya que de esta forma sí que se notará el impacto en el trabajo y los resultados.

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