La directiva Whistleblower es una normativa de protección de empleados denunciantes, que entrará en vigor durante el primer periodo del 2022, a pesar de que esta regulación fue sancionada en 2019, su aplicación ha tardado a causa de los cambios en la realidad laboral que trajo el periodo de confinamiento y crisis sanitaria.

Para que entiendas mejor todo lo que abarca esta nueva normativa, te explicamos sus principales características y los aspectos clave a implementar, así garantizar su cumplimiento.

Qué es directiva Whistleblower

La directiva Whistleblower es una iniciativa de la Unión Europea y una trasposición de ley en la normativa española, que pretende ofrecer seguridad y una serie de garantías jurídicas a los trabajadores que informen sobre irregularidades en el sector empresarial, tanto a nivel privado como público, en organizaciones de más de 50 trabajadores. Conocida también como la ley de protección de denunciantes.

La directiva europea Whistleblowing genera una gran necesidad en las empresas, al tener que establecer canales de comunicación y denuncia; generalmente gestionados por responsables de Recursos Humanos o el departamento legal de la empresa, para que estas denuncias puedan ser recopiladas y puedan tener un adecuado seguimiento.

De acuerdo al proyecto de ley valorado en España, las empresas tienen la responsabilidad absoluta de la denuncia y disponen de tres meses para realizar la investigación pertinente, aportar pruebas para defender las acusaciones y se prohíben rotundamente las represalias o amenazas dentro del ámbito laboral.

Las irregularidades que los empleados pueden denunciar son aquellas relacionadas con los siguientes aspectos:

• Delitos penales: Esto puede incluir, por ejemplo, tipos de incorrecciones financieras como el fraude.
• Incumplimiento de una obligación establecida por la ley: Puede ser la falta de un sistema de registro horario o el acuerdo de trabajo a distancia expuesto en la ley de teletrabajo.
• Errores judiciales.
• Poner en peligro la salud y la seguridad de alguien.
• Daños al medio ambiente.
• Encubrimiento de las infracciones en las categorías anteriores.

Como empleador, es una buena práctica crear un entorno de trabajo abierto, transparente y seguro en el que los trabajadores se sientan capaces de hablar.

Aunque la ley no exige que los empleadores tengan una política de denuncia de irregularidades, su creación demuestra el compromiso del empresario de escuchar las preocupaciones de los trabajadores.

Directiva Whistleblower: Sanciones a las empresas por incumplimiento

Ahora que conoces en qué consiste la directiva Whistleblower, es importante también saber los tipos de sanciones que esta impone ya que el importe a pagar por su incumplimiento puede llegar a ser bastante alto.

Sanciones muy graves

Este tipo de sanciones son de un valor elevado, pueden costar hasta 50 mil euros, ya que se dan cuando se detecta que pudo existir la intención o acción de evitar o disuadir el seguimiento de una denuncia profesional, a través de una amenaza o manipulación. Por otro lado, también puede darse en caso de no cumplir con el anonimato o confidencialidad del denunciante. Es decir, una sanción alta se genera cuando se genera cualquier comportamiento o acción represiva.

Sanciones graves

La sanción grave, puede llegar a costar 25 mil euros y se da cuando la empresa no cuenta con un canal de denuncias interno con las características necesarias de acuerdo a lo descrito por ley. También puede darse cuando se identifica que no existe un equipo o una persona que garantice el seguimiento de las denuncias o no existen procedimientos internos adecuados.

Cómo deben adaptarse las empresas a la directiva Whistleblower

Las empresas deben comenzar a encaminar su gestión hacía la protección y el bienestar de los empleados, fortaleciendo los canales de comunicación y las aptitudes de liderazgo.

Un sistema eficaz de protección de los denunciantes requiere compromiso, pero sobre todo, un alto grado de responsabilidad de los directivos. La comunicación y escucha activa, así como la relación entre colaboradores, equipos y líderes es fundamental.

La directiva Whistleblower afecta directamente el ámbito de la protección de datos y la comunicación interna, por eso es recomendable adoptar políticas, asignar responsabilidades y estructurar programas específicos. A su vez fortalecer una serie de elementos, comportamientos y aptitudes profesionales.

A continuación exponemos los principales factores que una empresa debe tener en cuenta para cumplir con la directiva Whistleblower.

Establecer canales para la gestión de denuncias y denunciantes

El factor más importante y necesario, aquel que facilitará la adaptación de las empresas a esta nueva directiva, es la creación de canales o sistemas de seguimiento y resolución de denuncias.

Los elementos esenciales para establecer estos canales, de acuerdo a la directiva Whistleblower, son los siguientes:

• Los canales de denuncia deben permitir que las denuncias se realicen de forma verbal y por escrito, así como por teléfono u otros sistemas de mensajería de voz, también presencialmente si así lo solicita el denunciante.
• Los canales de denuncia deben garantizar la confidencialidad del denunciante.
• Se debe acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de siete días.
• Debe designarse una persona o un equipo imparcial que sea competente para tramitar las denuncias, quién las recibe y realiza un seguimiento adecuado. Este profesional mantendrá la comunicación con el denunciante y, si es necesario, solicitará información adicional y dará una respuesta.
• Todas las quejas deben ser tratadas con diligencia, incluidas las anónimas, siempre y cuando éstas sean correctas de acuerdo a los requerimientos legales.
• El denunciante debe recibir una respuesta sobre la tramitación de la denuncia en un plazo máximo de tres meses, a partir de la fecha de acuse de recibo de la denuncia y, si no hay acuse de recibo, en un plazo de siete días desde la fecha de presentación de la denuncia.
• Los canales deben negociarse con los representantes legales de los trabajadores cuando así lo exija la normativa.
• El incentivo que establece la directiva es esencialmente la protección del denunciante, más allá de otros incentivos que puedan establecerse en función de la denuncia o caso particular.

El éxito de estos canales dependerá de la eficacia de las prácticas vinculadas y de la investigación de las denuncias. Para ello es imprescindible crear políticas dedicadas, con fases de acción y la documentación necesaria para su seguimiento.

Proteger la confidencialidad de la denuncia y al profesional

Los directores o empresarios y responsables deben poner en marcha un sistema de protección de denunciantes, así como un sistema que evite o resuelva las inconformidades y conflictos que motivan las denuncias.

Tal sistema, o política dedicada, debe incluir un formación adecuada sobre cómo identificar las inconformidades y fallas dentro del ámbito laboral, para llevar a cabo investigaciones independientes y exhaustivas y, en caso necesario, emprender acciones correctivas.

La creación de un entorno sin denuncias evita los riesgos legales y mejora la satisfacción así como la participación de los empleados. Está demostrado que la eficacia y la rentabilidad de una organización mejoran cuando se ponen en marcha acciones que fomentan la comunicación transparente, la escucha activa y la resolución de conflictos efectiva. No obstante, establecer un sistema de protección de denunciantes es fundamental para garantizar la confidencialidad de la denuncia. La confidencialidad es uno de los principios en los que se basa la directiva Whistleblower.

Garantizar el cumplimiento de las principales obligaciones legales

Evidentemente, una forma de evitar una alta carga de denuncias es asegurar que la empresa cumpla con las principales obligaciones legales; como lo son la ley de registro de jornada y la ley de teletrabajo, así como con los derechos fundamentales de los trabajadores.

Para garantizar tal cumplimiento es útil el apoyo de sistemas tecnológicos, o bien, soluciones digitales que automatizan procesos como el fichaje, los informes y la desconexión digital.

Ofrecer una formación para la gestión de denuncias

Las habilidades para cubrir la gestión de denuncias que demanda la directiva Whistleblower no son intuitivas. Todos los líderes, gerentes, supervisores y empleados deben recibir formación sobre lo que constituye una denuncia laboral y la gestión del denunciante; cómo prevenirla y abordarla, cuáles son las protecciones legales disponibles para los empleados y cómo la dirección debe responsabilizarse de la aplicación de las políticas contra las mismas.

La formación para gestionar adecuadamente la directiva Whistleblower debe considerarse igual que el resto de la formación obligatoria profesional.

Realizar auditorías sobre las gestiones internas

Los problemas también pueden permanecer ocultos a la dirección y no ser evidentes en la recolección de información habitual de un sistema de protección de denuncias estructurado. Por eso, las empresas deben considerar la posibilidad de contratar auditores independientes, cuyas evaluaciones vayan más allá de las auditorías de los sistemas de seguridad o financieros existentes.

Se necesitan auditorías específicas sobre la disposición de los empleados que quieren informar problemas dentro del sector empresarial, así como sobre el miedo a las represalias, para calibrar realmente si hay o no problemas persistentes o miedo a denunciar.

Promover una comunicación transparente

La mejor manera de evitar las denuncias, además de cumplir con las obligaciones legales, es adoptar un enfoque preventivo a través de programas y espacios que garanticen seguridad a los empleados y les permita plantear los problemas abiertamente y con tranquilidad.

Las denuncias suelen darse, sobre todo, cuando los problemas de los empleados no son escuchados o no se desarrollan profesionalmente en un ambiente laboral seguro e íntegro. Por lo tanto, los empresarios y responsables deben fomentar una cultura de comunicación activa que garantice la presentación de informes y las reuniones de tipo “one to one”, garantizando una evaluación justa y una resolución eficaz de los problemas.

La mejor manera para que los empleados gestionen correctamente sus preocupaciones, sobre la seguridad o la integridad de la organización, es abordarlas internamente de manera oportuna y eficaz, a través de sistemas o programas dedicados.