Dificultades internas y externas de la gestión del tiempo

El tiempo es un recurso escaso y de su gestión dependen el éxito profesional y el bienestar personal.

Cuando se presentan dificultades a la hora de gestionar el tiempo, la falta  de consciencia o el desconocimiento suelen ser los factores que provocan una organización mediocre de nuestra agenda, la falta de equilibrio en la distribución de la jornada o una planificación tan ajustada que nos lleva al límite del estrés y pone en peligro la consecución de las tareas dentro de plazo. Para evitar estos obstáculos es necesario:

• Identificar los objetivos a alcanzar y saber establecer prioridades.

• Conocer nuestra forma de trabajar y ser capaz de monitorizar su evolución.

• Detectar las principales vías de pérdidas de tiempo y ser capaces de distinguir a los ladrones de tiempo.

• Emplear el tiempo que resulte necesario para la planificación de actividades y tareas.

• Conocer los propios biorritmos y asegurar un descanso de calidad cuando sea el momento oportuno.

• Buscar soluciones que ayuden a optimizar los minutos dedicados a trabajar como agrupar tareas, reducir el uso del email o aprender a delegar.

En función de su procedencia, los factores causantes de una mala gestión del tiempo pueden clasificarse en dos grandes grupos: causas internas, que son las que tienen su origen en el propio comportamiento del individuo; y causas externas, que obedecen a factores ajenos a la persona y que escapan a su control.

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Causas internas: basadas en el comportamiento

Una de las principales causas del malgasto de tiempo es el hábito de actuar de esta forma. Un reciente estudio de de la Universidad del País Vasco pone de manifiesto que los malos hábitos de vida comienzan a aparecer durante los primeros años de la adolescencia, entre los 12 y los 13 años. Una vez están presentes, su presencia se fortalece y resulta muy difícil cambiarlos. Cuando el individuo alcanza la edad de dieciséis años ya es tarde para intentar corregirlos.

Lo cierto es que los hábitos que se desarrollan en el comienzo de la adolescencia causan un impacto muy significativo en el uso y gestión del tiempo, repercutiendo en aspectos fundamentales para el éxito profesional como la eficiencia, la productividad o la capacidad para establecer prioridades.

El origen de estos malos hábitos que influyen en la gestión del tiempo puede deberse no sólo a esta causa. Entre las más habituales destacan:

• El legado de la adolescencia y el modo al que nos hemos acostumbrado a hacer las cosas.

• El estrés, que muchas veces es la causa una toma de decisiones ineficiente.

• El desconocimiento causado por la falta de procedimientos y protocolos que sirvan de guía para optimizar los procesos.

• La falta de habilidades de planificación.

Si los hábitos negativos afectan a la capacidad para gestionar el tiempo hay que intentar reconducirlos para tratar de, poco a poco, optimizar la forma de abordar las tareas. Reconocer el problema es el primer paso y por eso puede resultar interesante una toma de contacto con los malos comportamientos que con mayor frecuencia atentan contra la productividad. Son los siguientes:

• Acumular demasiados compromisos.

• No ser ordenado.

• No prevenir las distracciones ni poner remedios para evitarlas.

• Dejar las cosas a medias.

• Procrastinar.

• No saber establecer prioridades.

• No ser capaz de distinguir lo importante de lo urgente.

Causas externas: cuando el problema viene de fuera

El origen de la mala gestión del tiempo no siempre reside en la propia persona. Muchas veces es la organización quien causa efectos devastadores en la planificación individual. El papel de la empresa es crítico en el time management: puede resultar muy beneficioso y causar efectos positivos, o todo lo contrario, afectando negativamente a los trabajadores y sus resultados.

Entre los errores organizacionales de peores repercusiones para la gestión del tiempo se encuentran los siguientes, tal y como afirman los profesionales de Recursos Humanos consultados:

• Sistemas de incentivos insuficientes o inexistentes: las personas se encuentran más a gusto en entornos donde se encuentren motivadas y sean tenidas en cuenta tanto por su trabajo como por lo que son.

• Falta de establecimiento de metas: el no tener objetivos conduce a dificultades en el establecimiento de prioridades que impactan en la gestión del tiempo.

• Ausencia de planes de carrera: capacitación, desarrollo y eficiencia están muy relacionados. Cuando se ayuda a crecer a las personas se consiguen mejores resultados.

• Liderazgo de baja calidad: los líderes deben ser capaces de motivar a las personas. Entre sus obligaciones se encuentran el inspirar y también el marcar las metas a lograr y el camino a seguir para conseguirlo. En este proceso la participación es muy importante y cada individuo ha de ser escuchado. Esta forma de actuar aumenta la motivación y está demostrado que mejora el uso del tiempo.

• Falta de contexto y ajuste: cada persona, con sus habilidades contribuye a alcanzar el objetivo común de la empresa. No acoplar o ajustar las habilidades de las personas con el contexto o la organización enturbia la planificación, limita su alcance y pone en peligro los resultados.

• Desconocimiento de las oportunidades y amenazas: cuando no se hacen pronósticos o si las previsiones no se fundamentan en datos objetivos, las personas ven peligrar la eficiencia de su gestión del tiempo.

Y, precisamente, de entre todos los problemas relacionados con la gestión del tiempo, éste es el de peores consecuencias pero, al mismo tiempo, el de más fácil solución. Hace falta llegar a un consenso y admitir que existe un problema de gestión de tiempo. Para ello, primero es necesario obtener los datos que permitan corroborarlo y, después, con esa información, hay que empezar a trabajar en el cambio que permita optimizar la forma de gestionar el tiempo en la organización, a nivel individual y global.