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"Debo gobernar el reloj, no regirme por él" Golda Meir
Los ciclos de energía son la última cosa que las personas tienen en mente cuando intentan mejorar la forma en que administran su tiempo. La mayoría de las personas investigan en internet en búsqueda de consejos y técnicas que les ayudarán a optimizar su gestión del tiempo cuando lo primero que deberían analizar es cómo usan realmente el tiempo del que disponen para poder, así, identificar sus ciclos de energía y tomar consciencia que cuales son sus horas productivas.
Las personas no somos robots que podemos funcionar al mismo nivel durante todo el día. Nuestros niveles de energía suben y bajan a lo largo del día.
La mayoría de los estudios de ciclos de energía, clasifican las personas en dos categorías: Los búhos y las alondras.
Las alondras son generalmente personas más alerta al mediodía y sienten que son más productivas en el trabajo un par de horas antes del almuerzo.
Los búhos, por lo contrario, son aquellas personas que alcanzan sus mayores niveles de productividad alrededor de las 18:00 o incluso de noche. Según Dan Ariely, sólo un 10% de la población se considera alondra aunque lo más probablemente sea que sólo un 10% es búho. Un recién estudio sobre hábitos y gestión del tiempo de las empresas españolas publicado por WorkMeter muestra que la hora más productiva del día se sitúa entre las 12:00 y las 13:00. Eso parece corroborar la teoría de Dan Ariely acerca de la proporción de alondras y búhos.
El gran problema de las personas es que su incapacidad en reconocer a qué categorías pertenece, implica que suelen emplear sus horas productivas en hacer cosas que no requieren una gran capacidad cognitiva. Si fuéramos capaces de saber cuando nuestros niveles de energía están en su nivel más alto, podríamos usar estas horas más productivas del día para concentrar nuestros esfuerzos personal en las tareas de alto valor, o aquellas tareas que requieren mucha concentración. Si supiéramos cuando nuestros niveles de energía son bajos, podríamos dedicar estos periodos de tiempo a tareas más mecánicas que no requieran mucha energía mental. En definitiva si fuéramos capaces de preservar estas valiosas horas, minimizaríamos nuestro problema de gestión del tiempo y tendríamos mucho más éxito a la hora de alcanzar nuestros objetivos.
Si está claro que tomar consciencia de nuestros ciclos de energía puede ayudarnos a nivel individual a mejorar nuestros resultados, podríamos preguntarnos cómo esto debería tomarse en cuenta cuando se gestiona equipos de trabajo. ¿No deberían los managers de equipos conocer estos datos para planificar una agenda óptima? Las personas que gestionan equipos planifican normalmente las agendas en función de las cargas de trabajo y de la disponibilidad de cada uno, pero está claro que si supiesen cuales son los momentos virtuosos de sus equipos, las horas más productivas, el día más productivo etc? podrían optimizar las agendas y obtener un impacto directo en los resultados.
¿De qué sirve convocar una reunión estratégica con búhos a primera hora de la mañana o con alondras a última hora de la tarde? Por ejemplo, si sabes cuál es el día más productivo de la semana aprovecha para atacar temas importantes y organizar las reuniones de mayor relevancia.
Una vez más, la falta de datos objetivos sobre el desempeño de su equipo y sus hábitos de trabajo,condiciona el manager y le impide tomar decisiones adecuadas. Ya va siendo hora de aportar un poco de ciencia a la gestión de los recursos humanos en beneficio de las personas, de los responsables de equipos, y así convertirnos en organizaciones eficientes del siglo XXI.
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